Denkst du, als Projektleiter triffst du alle Entscheidungen? Viele schon – aber nicht alle. In vielen Projekten kommt ein sogenannter Lenkungskreis ins Spiel.
Was ist ein Lenkungskreis?
Ein Lenkungskreis im Projektmanagement ein übergeordnetes Gremium, dem der Projektleiter Rechenschaft schuldig ist. Dieses kann je nach Unternehmen verschiedene Bezeichnungen haben: Lenkungsausschuss, Project Board oder Steering Committee werden häufig genutzt.
Dieses Gremium besteht in der Regel aus mehreren Personen, wie zum Beispiel dem Auftraggeber, Fachexperten, der Geschäftsführung oder weiteren Stakeholdern – je nach Projekt und Umfeld. Der Projektleiter selbst ist nicht Mitglied des Lenkungskreises.
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Die Aufgaben des Lenkungskreises
Trifft Entscheidungen
Das ist die naheliegendste und häufigste Aufgabe eines Lenkungskreises: das Treffen von Entscheidungen. Hier kann es sich um inhaltliche Fragen handeln (Wird das Konzept so abgesegnet?) oder auch um kriegsentscheidende Fragen (Wird das Projekt fortgeführt?).
Für Entscheidungen wird der Lenkungskreis einberufen
- In regelmäßig stattfindenden Lenkungskreissitzungen
- In kritischen Projektsituationen
- Zu Meilensteinterminen
Priorisiert anstehende Aufgaben
In Projekten gibt es ständig Engpässe: Termindruck, zu wenig Ressourcen oder ganz einfach parallel laufende Prozesse, die eingetaktet werden müssen. In solchen Engpass-Situationen kommt häufig die Frage auf, welche Aufgaben Priorität erhalten sollen.
Entscheidungen müssen her! Ein Lenkungskreis sorgt dafür, dass eine vernünftige Priorisierung der Aufgaben stattfindet, die z.B. zu den übergeordneten Zielen der Organisation oder der Auftraggeber passt.
Genehmigt Änderungen (oder lehnt sie ab)
Umfassende und gut organisierte Projekte (ja, es gibt sie!) handeln Änderungen in Änderungsanträgen ab. Aber auch in weniger streng organisierten Projekten gehören Änderungen zum Alltag:
Oft geht es um einen höheren Ressourcenbedarf, neue technologische Anforderungen oder eine Änderung von Zielgrößen im Projekt.
Viele Änderungen können auch vom Projektleiter abgesegnet werden. Ab einer gewissen Größenordnung jedoch trifft eher der Lenkungskreis die Entscheidungen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Änderung sich auf die Haupt-Zielgrößen des Projekts in erheblichem Maße auswirkt.
Steht beratend zur Seite
Im Lenkungskreis sind häufig Personen vertreten, die ein hohes Interesse am Ausgang des Projektes haben. Somit stehen sie in diesem Gremium zur Verfügung, um wesentliche Fragen zu beantworten und das Projekt in die richtige Richtung zu steuern.
Fazit
Der Lenkungskreis ist ungemein wichtig: Sobald der Projektleiter im Alltag des Projektes „gefangen“ ist, fällt eine neutrale Sicht auf das Projekt häufig schwer. Der Lenkungskreis ist dafür verantwortlich, von einem übergeordneten Standpunkt aus das Projekt zu beurteilen und zu steuern.
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Fragen und Antworten
Ein Lenkungsausschuss (auch Lenkungskreis oder Steering Commitee) ist ein Gremium, das Steuerungsaufgaben in einem Projekt übernimmt, die nicht im Verantwortungsbereich des Projektleiters liegen. Der Lenkungsausschuss trifft also die großen, wichtigen Entscheidungen über den Verlauf oder Abbruch eines Projektes, über Änderungen und berät. Dabei sollte der Lenkungsausschuss eine möglichst neutrale Sicht auf das Projekt haben und möglichst viele Interessen vertreten sein.
Die Hauptaufgaben eines Lenkungsausschusses sind:
– Priorisierung von anstehenden Aufgaben
– Änderungen genehmigen oder ablehnen
– Steht beratend zur Seite
In der Regel sitzt der Auftraggeber im Lenkungsausschuss. Darüber hinaus können weitere Stakeholder eines Projektes im Lenkungsausschuss sitzen. Idealbesetzung hierfür sind neben dem Auftraggeber noch spätere Nutzer des Projektproduktes oder der Dienstleistung, sowie Lieferanten von Leistungen an das Projekt.
Ein Lenkungsausschuss hat folgende Befugnisse:
– Projektinitiierung
– Festlegung der Ziele, Budget und Termine
– Projektanträge genehmigen
– Über Änderungsanträge entscheiden
– Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten
Im echten Leben ist dieses Idealbild eines Lenkungskreises nicht immer automatisch von Anfang an gegeben. Es wäre somit fatal, würde der Projektleiter sich darauf verlassen, dass der Lenkungskreis sich der mit diesem Gremium verbundenen Verantwortung und Rolle vollumfänglich bewusst ist und automatisch und selbstverständlich die erfolgskritischen Unterstützungs- und Entscheidungsaufgaben auch tatsächlich wahrnimmt. Vielmehr ist nicht selten zunächst ein gewisses Maß von „Auftraggeber-Erziehung“ erforderlich. Es ist Aufgabe des Projektleiters, sich ggf. aktiv das notwendige Unterstützungsumfeld durch den Lenkungskreis zu schaffen.
Beste Grüße,
Christian
Hallo Christian,
du hast vollkommen Recht! Wie so häufig gibt es da Unterschiede zwischen Theorie und Praxis. Ich habe Lenkungskreise schon sehr unterschiedlich kennengelernt. Der Begriff „Auftraggeber-Erziehung gefällt mir gut – könnte ein gutes Thema für einen separaten Artikel sein :-)
Viele Grüße,
Andrea