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Warum manche Projekte nie fertig werden – und wie ich es endlich doch geschafft habe

pm-toolbox-projektmanagement-vorlagenManchmal hast du eine sagenhaft gute Idee.

Du weißt, dass diese Idee unbedingt zu einem Projekt werden würde. Du führst im Kopf schon erste Planungen durch, erstellst Konzepte und malst dir das Endergebnis in den schillerndsten Farben aus.

Vielleicht besprichst du das Projekt auch schon mit Kollegen oder Kunden – kündigst es womöglich sogar öffentlich an.

Wird es allein dadurch fertig?

Vielleicht. Vielleicht aber auch nicht.

Denn wie läuft es denn in der Praxis? Da tauchen plötzlich Hindernisse auf:

  • Ein Kunde droht mit einem Auftrag und bindet Ressourcen.
  • Es gibt noch weitere gute Ideen, die höher priorisiert werden.
  • Bereits laufende Projekte erweisen sich als aufwändiger als gedacht und schieben den Beginn neuer Projekte immer weiter hinaus.
  • Rahmenbedingungen ändern sich – und damit auch Prioritäten.

Deine eigentlich so schöne Idee bleibt einfach in der Ecke liegen. Angefangen, aber niemals fertiggestellt.

Fertigstellen oder abbrechen?

Es gibt immer solche Projekte. Vorhaben, die geplant, aber niemals bis zum Schluss durchgeführt werden. Was zunächst unschön klingt, muss nicht zwangsläufig als Katastrophe angesehen werden.

Die Fakten:

  1. Die Idee an sich ist/war gut, sonst hättest du sie nie länger verfolgt.
  2. Es sind vermutlich schon mehr oder weniger große Aufwände verursacht worden und Kosten entstanden.
  3. Ein Gefühl nagt in deinem Hinterkopf, dass da irgendetwas noch nicht fertig ist.

Sollte das Projekt deshalb fertiggestellt und abgeschlossen werden?

Nicht unbedingt.

Dass ein Projekt länger in einer Schublade verstaubte, kann auch ein Zeichen sein:

  • Die Rahmenbedingungen könnten sich so verändert haben, dass das Projekt nicht mehr ins Gesamtbild passt.
  • Die Tatsache, dass andere Projekte immer höher priorisiert worden, sagt auch etwas über den Nutzen des vernachlässigten Projektes aus.
  • Vielleicht war schlicht und einfach die Idee doch nicht so gut wie ursprünglich gedacht.

Die wichtigen Fragen

Stelle dir zur Beurteilung die folgenden Fragen:

  1. Wie passt das Projekt ins strategische Gesamtbild?
  2. Welche übergeordneten Ziele werden damit erreicht?
  3. Welchen konkreten Nutzen hat die Fortführung des Projektes?
  4. Welche Nachteile hat das Aufgeben des Projektes?
  5. Ist ein Fortführen aus Kosten-/Nutzen-Sicht sinnvoller als ein Aufgeben?

Nicht jede Aufgabe eines Projektes ist negativ. Egal, wie viel Aufwand bereits in eine Sache investiert wurde: Es fertig zu stellen, nur um einen Haken daran zu setzen, sollte nicht das Ziel sein: Viel wichtiger ist die Betrachtung, ob die Idee (noch) in die aktuelle Situation passt.

Mein eigenes Projekt

So ein Projekt gab es bei mir auch.

Schon Ende 2014 habe ich eine Umfrage unter meinen Lesern durchgeführt, in der ich unter anderem nach den Inhalten gefragt hab, die euch am meisten helfen.

Klare Antwort: Die PM Toolbox – Die umfangreiche Sammlung an Projektmanagement-Vorlagen

Die Idee war gut, das Feedback der Leser auch. Also kündigte ich das gute Stück für 2015 an.

Es wurde geplant, begonnen, gewerkelt – und dann kamen mir so ziemlich alle Hindernisse dazwischen, die ich oben erwähnt habe. Was passierte? Die so hübsch ausgedachte PM Toolbox ist einfach in der Versenkung verschwunden. Saß in der Ecke und hat mich immer wieder daran erinnert, dass etwas schon weit entwickelt, aber noch nicht fertig war. Seit über einem Jahr ist die Toolbox auf der Website nun schon mit einem „Coming soon“ versehen.

Und dann kam 2016.

Weitermachen oder abbrechen? Ich habe mir die Fragen gestellt, die ich oben erwähnt habe. Klares Ergebnis: Die PM Toolbox soll endlich das Licht der Welt erblicken. Also kündigte ich sie erneut an.

Dieses Mal sollte nichts dazwischen kommen. Selbst die Qualitätssicherung hat vor 3 Tagen endlich ihren grünen Haken gesetzt.

Trommelwirbel: Die PM Toolbox

Da ist sie also!

Eine Sammlung mit Projektmanagement-Vorlagen, die den gesamten Projektverlauf mit allen Phasen abdeckt. Die Vorlagen sind mit Hilfe des wertvollen Feedbacks von Praktikern entstanden: Keine hochkomplexen Vorlagen, für die allein ein Handbuch erstellt werden müsste, sondern pragmatische und leicht anpassbare Dateien, die sofort eingesetzt werden können. Viele Vorlagen existieren gleich in mehreren Formaten, sodass sie für Berichte und Präsentationen gleichermaßen eingesetzt werden können.

Schau sie dir am besten gleich näher an:

toolbox-titelbild

Ist diese Sammlung vollständig? Das kann sie nicht sein. Kein Projekt ist wie das andere, und jedes hat unterschiedliche Anforderungen. Doch sie wurde nach umfangreichen Recherchen und den Anforderungen von Praktikern zusammengestellt, um eine bestmögliche Grundlage für die Projektarbeit zu bieten.

Fazit

Die wichtigste Erkenntnis: Ein Projekt hat dann die größte Aussicht auf Erfolg, wenn es entsprechend hoch priorisiert wird. Wenn sich alle Beteiligten darüber klar sind, dass Anstrengungen und Ressourcen genau in dieses Projekt fließen sollen. Hast du auch solche langlaufenden Projekte, die nie fertig werden? Dann schaue, ob es vielleicht nicht auch da an der Priorisierung hapert: Wenn alles gleich wichtig ist, ist am Ende nichts wichtig.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
1 Antwort
  1. Friederike Matheis
    Friederike Matheis says:

    Liebe Andrea,
    diese Dokumentation der Entstehung und Behinderung von Projekten – anhand Deines eigenen Projektes – finde ich sehr überzeugend und emotional ansprechend!
    Wie mir überhaupt Deine Form der Darstellung Deiner Expertise und Deiner PR /Werbung im Netz gut gefällt. Ich bewundere wie viel Du gibst ohne eine Gegenleistung dafür zu verlangen und ich hoffe sehr, dass es sich so für Dich trotzdem auch wirtschaftlich wirklich lohnt ! Möge sich Deine toolbox exellent verkaufen! Danke und herzliche Grüße von Friederike Matheis

    Antworten

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