Hilfe! Mein Projektleiter trifft keine Entscheidungen!

Dr. Bernhard BiberRegelmäßig beantwortet Dr. Bernhard Biber aktuelle Fragen und macht keinen Hehl daraus, dass die Arbeit eines Projektmanagers nicht immer nur ein Zuckerschlecken ist.

Unser aktuelles Thema:

Mein Projektleiter trifft keine Entscheidungen!

Ich bin als Teilprojektleiter verantwortlich für den Bereich Konstruktion in einem groß angelegten Produktentwicklungsprojekt. Mit meinem motivierten Team sind die Voraussetzungen wirklich gut. Das Problem: Es geht nicht vorwärts! Der Projektleiter hat zwar den Hut für das Gesamtprojekt auf, treibt aber nichts nach vorn. Mir sind die Hände gebunden, weil ich nur für meinen Bereich verantwortlich bin und selbst für den schon kaum Vorgaben bekomme.

Dr. Biber antwortet:

Okay, hier muss man unterscheiden: Ein Projekt voranzutreiben und Entscheidungen zu fällen sind zwei unterschiedliche Dinge. Manche Projektleiter haben Probleme mit dem Fällen von Entscheidungen. Es kann also durchaus sein, dass ein Projekt vorangetrieben wird, aber einfach das Entscheiden schwerfällt.

Ich habe das Gefühl, dass es an beiden Punkten etwas hakt. Dass er nicht voll hinter dem Projekt steht.

Vielleicht steht er ja dahinter und will es auch treiben, aber hat Angst oder Probleme damit, Entscheidungen zu fällen. Angst, Geld in die Hand zu nehmen. Vielleicht auch Angst vor falschen Entscheidungen, weil er sich nicht auskennt. Das führt oft dazu, dass etwas noch einmal gemessen wird, dass noch etwas ausprobiert oder zur Sicherheit noch ein weiteres Angebot eingeholt wird – weil einfach die Entscheidungsstärke fehlt.

Eine andere Möglichkeit: Vielleicht sind ja das Projekt oder die Kompetenzen so definiert, dass er sich von oben grünes Licht holen muss oder glaubt holen zu müssen. Und dass er dieses Feedback von oben einfach nicht bekommt, was Sie als Mitarbeiter vielleicht gar nicht merken.

Verstehe. Es kann verschiedene Gründe geben, warum es nicht voran geht. Aber ich werde ja auch an meinem Erfolg gemessen. Ich will einfach, dass es vorangeht.

Ein kleines Praxisbeispiel:

Ich war einmal in der Lage des beschriebenen Projektmanagers. Ich konnte Entscheidungen nicht treffen, weil eben das grüne Licht von oben fehlte. Einer meiner Mitarbeiter hat mir ganz einfach gesagt: „Wir haben die und die Möglichkeit, und solange wir das nicht tun, sitze ich eben acht Stunden an meinem Schreibtisch und tue nichts.“

Mir war ja durchaus klar, dass wir die Entscheidungen brauchen, ich hab sie aber nicht bekommen – eine typische Situation. Spätestens zu diesem Zeitpunkt bin ich noch einmal in die Spur gegangen, um das Projekt voranzutreiben. Der Mitarbeiter hat verstanden, wie das Projekt funktioniert. Er will arbeiten, ist leistungsbereit und formuliert eine gewisse Unzufriedenheit.

So etwas kann man als Mitarbeiter einfach mal ganz klar formulieren: Ich will was tun – aber man lässt mich nicht. Dann sitze ich eben den ganzen Tag an meinem Schreibtisch und drehe Däumchen. Und langweile mich.

Jetzt bin ich ja eigentlich in der Situation dieses Mitarbeiters, der beschrieben wurde. An mir wäre es also, noch einmal diesen Notruf auszusenden.

Schaden kann es nicht!

Versetzen Sie sich in die Situation des Projektmanagers: Manchmal weiß man ja in einer Situation, dass es irgendwo hängt. Man vergisst aber in der Hektik auch ganz schnell, dass manche Ressourcen dadurch nicht ausgelastet sind. Da hilft so ein Signal, dass da gerade was schief geht.

Das Signal kann dann dazu führen, dass eben noch einmal Entscheidungsdruck aufgebaut wird – oder aber dass der Mitarbeiter temporär freigestellt wird. Irgendwo gibt es ja immer etwas zu tun.

Ich finde es ja frustrierend, dass ich nicht direkt das Thema vorantreiben, sondern nur indirekt kommunizieren kann.

Verständlich. Aber vielleicht hilft es ja. Entweder, es gibt andere Aufgaben, oder der Projektleiter fühlt sich ganz klar daran erinnert, dass etwas getan werden muss. Vielleicht liegt ja wirklich ein Versäumnis vor und die Entscheidung kommt dann schnell.

Auch eine ganz simple Nachfrage kann helfen: „Bis wann ist denn Thema x entschieden? Was mache ich bis dahin? Aktuell komme ich nicht weiter.“

Noch ein typisches Beispiel: Ein Teilprojekt kann nur weiterlaufen, wenn eine Investition erfolgt, an die vielleicht vorher nicht gedacht wurde. Oder die so teuer ist, dass sie eine gesonderte Genehmigung braucht. Dann kann die Entscheidung wirklich nicht gefällt werden. Das Projekt ist aber zu wichtig, um es einzustellen. Was passiert? Das Projekt wird auf Halt gesetzt. Und genau das muss allen Beteiligten bewusst sein.

Klare Kommunikation ist das A und O. Sobald allen klar ist, welche Auswirkungen fehlende Entscheidungen haben, ist Ihre Pflicht getan. Und ganz häufig führt diese Kommunikation auch direkt zum Ziel – nämlich der Entscheidung und dem nächsten Schritt im Projekt.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
2 Kommentare
  1. Charly Kastner
    Charly Kastner says:

    Ich habe in Projekten gute Erfahrungen damit gemacht, fehlende Entscheidungen und deren Auswirkungen, z. B. evtl. Verzögerungen, im Projektstatusbericht darzustellen, ggf. auch in einem Sonderstatusbericht. Der Teilprojektleiter macht z. B. einen Statusbericht an den Projektleiter. Dieser macht einen Gesamtstatusbericht an die Entscheider (Lenkungsausschuss oder Auftraggeber), in dem auch evtl. negative Auswirkungen auf das Gesamtprojekt dargestellt werden. Mindestens im Teilprojekt wird die Ampel auf Orange oder Rot gesetzt. Das sind klare Signale an die Entscheider und beschleunigen eine Entscheidungsfindung.

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    • Andrea
      Andrea says:

      Du hast recht, Statusberichte bringen die Lage noch einmal sehr gut auf den Punkt. Und eine rote Ampel kann wirklich Wunder wirken!

      Antworten

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