10 der wichtigsten Regeln für Projektmanager

nasa-regeln-projektmanagerIn Projekten gibt es immer Probleme.

Immer!

Das liegt in der Natur der Sache: Komplexe Vorhaben, interdisziplinäre Teams, und manchmal sogar Zweifel bezüglich der grundsätzlichen Umsetzbarkeit. Ist es nicht irgendwie beruhigend, dass auch die Besten manchmal vor diesen Herausforderungen kapitulieren müssen?

So auch im Dezember 2015. Die NASA gibt bekannt, dass die für März geplante Marsmission wegen technischer Probleme abgesagt werden muss. So kann’s gehen! Dabei gibt es im Fundus der NASA einen große Menge an Regeln voller Projektmanagement-Weisheit, die über Jahrzehnte von Jerry Madden zusammengetragen wurden. Und der kennt sich aus: Als Associate Director of Flight Projects im Goddard Space Centre war er an den großen Projekten der NASA beteiligt – den richtig großen.

Hier sind ein paar seiner Regeln: Frei übersetzt und bezogen auf die heutige Projektwelt kommentiert:

Regel 1

„Ein Projektmanager sollte mit jedem Teammitglied, das an irgendeiner Stelle am Projekt beteiligt ist, zumindest ein Mal persönlich gesprochen haben. Er sollte auch die Manager in seinem Projekt kennen, sowohl auf Seiten der Regierung als auch auf der der Lieferanten. Und natürlich auch die Mitglieder des Integrationsteams (Anm.: Integration der Systemkomponenten in der Raumfahrt). Menschen lieben das Gefühl, wenn sich jemand für ihre Arbeit interessiert. Ein persönlicher Besuch vor Ort ist der beste Beweis, den der Projektmanager erbringen kann.“

Der Schreibtisch-Projektmanager wird nicht erfolgreich sein: Suche den direkten Kontakt zu deinem Team! Kennst du das Konzept „Management by Walking Around“? Besonders im Zeitalter der virtuellen Kommunikation kommt der persönliche Kontakt zum Team leider oft zu kurz.

Nachfragen zum Status, Hilfestellung bei kleineren Problemchen oder auch zum Gesundheitszustand der kranken Pudeldame des Mitarbeiters können wahre Wunder bewirken.

Regel 2

„Ein Projektmanager muss die Motivation und die Organisation der Auftragnehmer kennen: ihre Struktur, ihre Unternehmenskultur, ihre Richtlinien.“

Das Projekt besteht nicht nur aus dem eigenen Team: Lieferanten und andere Auftragnehmer sind mindestens ebenso wichtig – und sollten ein Stückchen deiner Aufmerksamkeit abbekommen.

Regel 3

„Die Führungsprinzipien haben sich nicht geändert – nur die dazugehörigen Werkzeuge. Am Ende geht es noch immer darum, die richtigen Leute für die jeweilige Aufgabe zu finden und möglichst schnell den Weg frei zu machen, sodass diese ihre Arbeit erledigen können.“

Altgediente Projektmanager sollten sich nicht durch die vielen neuen Managementwerkzeuge blenden lassen. Der Grundsatz guten Managements hat sich nicht geändert: Setze die richtigen Mitarbeiter auf das Projekt an und schaffe die Rahmenbedingungen, sodass dein Team seine Arbeit möglichst gut bewältigen kann. Dazu gehört es auch, loszulassen und dem Team nicht durch Micromanagement das Leben unnötig zu erschweren.

Regel 4

„Mit wem auch immer du im Projekt zu tun hast: Spiel fair! Die Raumfahrtbranche ist überschaubar. Du wirst überrascht sein, wie oft du die gleichen Leute zu einem späteren Zeitpunkt wiedertriffst und mit ihnen arbeiten musst. Vieles fällt leichter, wenn du respektiert wirst und niemand einen Groll gegen dich hegt.“

Fairness und Respekt untereinander sollten für dich selbstverständlich sein. Muss das überhaupt ausdrücklich erwähnt werden? Leider schon. Zu verführerisch können taktische Spielchen oder das bewusste Zurückhalten von Informationen sein – schließlich stehen die eigenen Interessen im Vordergrund.

Auch im Projektgeschäft gilt: Man trifft sich immer zwei Mal im Leben – und in der kleinen Welt eines Konzerns sicher noch viel häufiger.

Regel 5

„Bösartige, verachtenswerte und sogar durch und durch unbeliebte Personen können Projektmanager sein. Verlorene Seelen, Aufschieber und Wischiwaschi-Typen nicht.“

„Wenn du als Chef beliebt bist, hast du was falsch gemacht.“ (TV-Albtraum-Chef Bernd Stromberg)

Selbstverständlich willst du kein Chef wie Bernd Stromberg sein. Dennoch: Allein von Beliebtheit kannst du dir nichts kaufen. Im Zweifel ist es wichtiger, den Job zu erledigen, als von den Kollegen wertgeschätzt zu werden. Manchmal müssen unangenehme Entscheidungen gefällt werden – und da hilft kein Kuschelkurs.

Vorsicht: Dies ist kein Appell an unfaires, hartes Verhalten: Entscheidungen sollten immer sachlich fundiert und das eigene Handeln berechenbar und fair sein. Siehe auch Regel 4.

Regel 6

„Ein gelassener Projektmanager ist der, der gerade sein nächstes Projekt erwartet – oder auch der, der gerade am Rande des Scheiterns steht. Sicherheit gibt es kaum im Projektmanagement.“

Wer die Vorhersehbarkeit und Sicherheit liebt, wird als Projektmanager in der Regel verzweifeln. Du kannst noch so viel planen: Dein Projekt wird sich immer wankelmütig verhalten und unvorhergesehene Ereignisse magisch anziehen.

Lässt sich das vermeiden? Nein.
Musst du damit leben? Ja.

Also sieh es gelassen. Das ist nun einmal der Job – und genau diese Herausforderungen machen ihn so spannend.

Regel 7

„Ein Problem speziell für neue Projektmanager: Jeder will ihre Probleme lösen. Erfahrene Manager hören vom oberen Management lediglich die Aussage: ‚Löse deine verdammten Probleme allein – dafür haben wir dich engagiert.’“

Sobald dir ein Projekt mit der Haltung „Mach mal!“ übertragen wird, hast du es geschafft. Wenn dir niemand mehr Hilfe anbietet und reinreden möchte, wirst du als Könner angesehen. Das ist eine zweifelhafte Ehre? Nein, denn erst dann kannst du wirklich selbständig deinen Job tun: Das Projekt managen.

Regel 8

„Ständige Eile, andauerndes Hetzen können das eigene Nachdenken erschweren. Du benötigst Ruhe, um die schönen Dinge des Lebens wahrzunehmen. Entsprechend bedeutet das für deine Arbeit: Du musst dir Zeit nehmen, um die Konsequenzen für dein Handeln abschätzen zu können.“

Innehalten und Reflektieren scheinen in der heutigen Zeit eher zum Bereich Meditation und Achtsamkeit zu gehören – und sind doch im Projektalltag von unschätzbarem Wert. Das fokussierte Sprinten in Richtung Ziel ist nicht der beste Weg: Du könntest den Stolperdraht übersehen oder den Zuschauer bei deinem ersten Marathon, der dir kurz vor der Ziellinie die rettende Banane reicht.

Plane von Beginn an Zeiträume ein, in denen du ungestört über den Projektstatus schaust, mögliche Schwachstellen identifizierst und Gegenmaßnahmen einleitest. Du meinst, dafür wäre nicht genügend Zeit, weil inhaltliche Probleme drängen? Als Projektmanager ist es genau deine Aufgabe, dir Zeit für diese Management-Aufgaben zu nehmen.

Regel 9

„Der Chef mag nicht immer wissen, wie man die Arbeit im Detail erledigt. Aber ihm muss klar sein, welches genaue Ergebnis er sehen will. Wenn er es nicht weiß, sollte er schleunigst herausfinden, welche Erwartungen er hat. Eine blinde Führungskraft läuft schnell im Kreis – sehr zum Leidwesen seiner Untergebenen.“

Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als eine unberechenbare Führungskraft. Hättest du Lust, die Arbeit von gestern in den Papierkorb werfen zu müssen, weil sich die Meinung deines Chefs schon wieder geändert hat? Um womöglich übermorgen einen Rüffel zu erhalten, weil die ‚Doch-nicht-mehr-wichtige‘-Aufgabe noch nicht abgeschlossen wurde?

Das schafft nicht nur Frustration, sondern kostet unnötig Geld.

Solltest du als Chef spüren, dass du in deiner Haltung zu einem Thema oder in einer Entscheidung unsicher bist, dann tue alles dafür, um diese Unsicherheit zu beheben: Dein Team wird es dir danken – und dein Projektbudget auch.

Regel 10

„Nicht alle erfolgreichen Manager sind kompetent, und nicht alle gescheiterten Manager inkompetent. Glück spielt immer eine große Rolle, sowohl im Erfolg als auch im Misserfolg . Allerdings spielt das Glück eher dem kompetenten und hart arbeitenden Manager in die Hände.“

Natürlich kann ein inkompetenter Projektmanager Glück haben – aber nicht sein ganzes Berufsleben lang. Auf lange Sicht wirst du nur mit Kompetenz und harter Arbeit erfolgreich sein. Hier sollte hinzugefügt werden: Sofern du weißt, wie du deine Leistungen gut präsentierst. Wer am lautesten brüllt, hat auch im Projektgeschäft leider oft Vorteile gegenüber dem unscheinbaren, aber fleißigen Projektmanager.

Kompetenz und harte Arbeit sind die Basis – nun müssen die Ergebnisse ‚nur‘ noch verkauft werden. Stichwort: Projektmarketing. Mache dir klar, wem an der Umsetzung deines Projektes gelegen ist und werbe gezielt für deine Sache.


 

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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