Deadlines, Meetings, Protokolle, Pläne, Analysen: Soviel zu tun! – und so wenig Zeit!
Wenn es dir wie vielen anderen geht, dann weißt du manchmal gar nicht mehr, wo dir der Kopf steht. Was sollst du denn zuerst erledigen? Das Telefonat mit dem Lieferanten? Oder besser erst die E-Mail an Frau Dringlich aus dem Vorstand schreiben? Was ist denn überhaupt wichtig?
Priorisieren ist oft nicht einfach – besonders nicht unter Zeitdruck. Ein komplexes Priorisierungsverfahren, wenn dir ohnehin schon der Kopf schwirrt? Ich wette, das würdest du ohnehin nicht durchführen.
Gute Nachrichten: In genau solchen Situationen hilft dir die Eisenhower-Matrix weiter.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien ein. Zu Beginn stellst du dir zwei Fragen:
- Ist die Aufgabe dringend?
- Ist die Aufgabe wichtig?
Diese Fragen erlauben keine Grautöne, kein halbgares „ein bisschen wichtig“ oder „vielleicht dringend“. Du musst dich klar entscheiden: Aufgaben sind entweder wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend. Genau das macht die Einfachheit der Eisenhower-Matrix aus.
Für ein schönes Gesamtbild trägst du die Aufgaben in ein Diagramm wie dieses ein: Die Dringlichkeit und Wichtigkeit bilden die beiden Achsen der Matrix, die Aufgaben werden entsprechend ihrer Einstufung eingetragen.
Übrigens: Oft ist auch vom Eisenhower-Prinzip oder der Eisenhower-Methode die Rede.
Einteilung in vier Kategorien: Schön und gut! Aber was heißt das genau? Und woher weißt du, wie du mit diesen Aufgaben umgehen sollst? Schauen wir mal genauer hin.
Die Kategorien der Eisenhower-Matrix
A-Aufgaben
Dringend und wichtig
Das sind die wirklich wichtigen Aufgaben – sofortiges Handeln ist gefragt. Hierbei handelt es sich häufig um Probleme, Krisen oder dringende Deadlines.
Beispiel:
Bei einem wichtigen Kunden ist die soeben installierte Anlage ausgefallen. Produktionsausfälle sind unvermeidlich, der Kunde ist nicht gut auf dein Unternehmen zu sprechen. In solchen Fällen gibt es keine Frage: hier muss sofort gehandelt werden.
Optimaler Umgang mit A-Aufgaben: Sofort erledigen.
B-Aufgaben
Nicht dringend, aber wichtig
In diesem Bereich der Eisenhower-Matrix handelt es sich häufig um Themen, die im stressigen Arbeitsalltag zu kurz kommen. Warum? Weil sie einfach nicht dringend sind.
Typische Vertreter sind strategische Themen, Planung, Weiterbildung oder Vorsorge. Vorsicht: Werden diese Themen vernachlässigt, können sie durch ständiges Aufschieben plötzlich zu A-Themen werden – und dann wird es stressig.
Beispiel:
Es wurden neue Datenschutzgesetze verabschiedet, die in einem Jahr in Kraft treten. Um sie einzuhalten, müssen Systeme auf den Prüfstand gestellt und neue Prozesse eingeführt werden. Weil allerdings Kundenprojekte durchgeführt werden, bleibt das Thema lange in der Schublade liegen. Als nach Inkrafttreten der Regeln ein wichtiger Kunde die Datenschutz-Dokumentation sehen möchte, wird das Thema plötzlich zu einer A-Aufgabe.
Umgang mit B-Aufgaben: Setze einen Termin setzen und räume ihnen Priorität ein, sodass sie erledigt werden.
C-Aufgaben
Dringend, aber nicht wichtig
Was dringend ist, ist selten wichtig: Das trifft auf viele Aufgaben im Arbeitsalltag zu. Oftmals handelt es sich um Routineaufgaben, regelmäßige Meetings oder sonstige Themen, die im Alltag immer wieder auftauchen.
Beispiel:
Das Telefon klingelt und der IT-Leiter braucht morgen Unterstützung in einem Meeting. Ist das vor allem für ihn wichtig, aber nicht für dich selbst, dann versuche, einen deiner Mitarbeiter zu schicken.
Umgang mit C-Aufgaben: Delegiere diese Aufgaben und überwache deren Ausführung.
D-Aufgaben
Weder wichtig noch dringend
Diese Aufgaben kannst du komplett von deiner Liste streichen. Ist das nicht schön? Stellst du fest, dass eine Aufgabe nämlich weder dringend noch wichtig ist, dann sollte sie auch keinen Raum in deinem Arbeitsalltag bekommen.
Ab und zu solltest du dich überprüfen, ob du nicht sogar freiwillig solche Themen in deinen Alltag einbaust, wie zum Beispiel das Surfen im Internet oder das übermäßig perfekte Formatieren von Dokumenten.
Beispiel:
Der monatliche Statusbericht für dein Projekt steht an. Wichtig, auf jeden Fall! Aber musst du ihn wirklich immer perfekt formatieren? Die anderen machen das nicht – und niemand beschwert sich. Möchtest du effektiv und effizient arbeiten, sollten überflüssige Aufgaben keinen Platz bekommen.
Umgang mit D-Aufgaben: Nicht erledigen, beiseite schieben
Vorteile der Eisenhower-Matrix
Die Methode hat eine Reihe von Vorteilen:
- Du identifizierst die Aufgaben, die wirklich wichtig sind.
- Es werden Aufgaben komplett aussortiert.
- Die grafische Darstellung schafft Überblick und Ordnung.
- Dir wird klar, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden müssen.
- Die Methode ist ohne Einarbeitungszeit leicht einsetzbar.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Eisenhower-Matrix
Du willst die Eisenhower-Matrix auch ausprobieren? Dann fassen wir noch einmal zusammen:
Eine Eisenhower-Matrix erstellen und nutzen:
- Liste mit Aufgaben erstellen
Sammle alle deine Aufgaben, Probleme oder Themen.
- Matrix zeichnen
Erstelle eine Matrix mit den zwei Achsen für Dringlichkeit und Wichtigkeit.
- Aufgaben bewerten
Stelle dir für jede Aufgabe die Fragen. Ist die Aufgabe wichtig? Ist sie dringend? Trage sie in den passenden Bereich der Matrix ein.
- Die richtigen Strategien ableiten
Leite die richtigen Maßnahmen ab: Erledige die A-Aufgaben, plane B-Aufgaben ein, Delegiere C-Aufgaben und vergiss D-Aufgaben.
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Fazit
Die Eisenhower-Matrix ist immer dann besonders wertvoll, wenn deine Zeit knapp ist und du knallhart priorisieren möchtest.
Solltest du also einmal wieder viele Aufgaben auf dem Tisch haben, die einer Priorisierung bedürfen, dann weißt du, was du zu tun hast: Zeichne eine Matrix, bewerte deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und trage sie in die Matrix ein. Das ist doch mal simpel, oder?
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Fragen und Antworten
Mit der Eisenhower-Matrix hast du ein einfaches Werkzeug im Zeitmanagement. Du kannst deine Aufgaben priorisieren, indem du diese in eine 4-Felder Matrix einträgst. Diese Einordnung schaffst du, indem du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortierst.
Die Eisenhower-Matrix geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Allerdings soll Eisenhower diese Matrix nie selbst erfunden haben, sondern lediglich in einer Rede gesagt haben: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent”. (Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.)
Du kannst deine Aufgaben priorisieren, indem du dir zunächst die Frage stellst: „Ist die Aufgabe dringend?“ und „Ist die Aufgabe wichtig?“. Trage dann die Aufgaben gemäß deinen Antworten in die Eisenhower-Matrix ein, die dir die richtigen Strategien zur Abarbeitung deiner Aufgaben gibt.
Wenn du viel zu tun hast und dann auch noch unter Zeitdruck stehst, kann dir die Eisenhower-Matrix genau dabei helfen. Wir Menschen neigen dazu, kleine Aufgaben eher abzuarbeiten, weil sich das Erfolgsgefühl dadurch schnell einstellt. Das ist nicht immer die beste Strategie. Ordne deine Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ein, um das beste Vorgehen für deinen Berg an Arbeit herauszufinden.
A-Aufgaben (dringend und wichtig): Anlagenausfall in deiner Produktionsstätte; Regeneinbruch bei einer Outdoor-Veranstaltung; Ad-hoc Anfrage vom obersten Management
B-Aufgaben (nicht dringend, aber wichtig): Strategische Planung; Weiterbildung; Vorsorge; Vorbereitung auf kommende Gesetze
C-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig): Routineaufgaben, regelmäßige Meetings
D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig): Finale Formatierung eines Reports, Aktualisieren der Newsletterabos
Hallo,
vielen Dank für diese schöne, kompakte Zusammenfassung des Zeitmanagements mit der Eisenhower-Matrix. Für alle, die Interesse an einer komfortablen und kostenlosen Software-Lösung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix (auch bekannt als Zeit-Management-Matrix) haben, könnte der folgende Link interessant sein: https://www.tasksonsteroids.com/lifequadrants
TasksOnSteroid’s LifeQuadrants wurde speziell dafür entwickelt, den Benutzer optimal beim Aufgabenmanagement mit der Eisenhower-Matrix zu unterstützen. Vielleicht lohnt sich ja ein Besuch.
Schöne Grüße Chris
Interessanter Tipp, vielen Dank!