Kein Verzetteln mehr: Mit dieser Methode priorisierst du Aufgaben richtig

pareto-80-20Kennst du das?

Du tust und machst – und am Ende kommt deprimierend wenig dabei heraus.

Im Arbeitsalltag fallen ständig Aufgaben an, die letztendlich wenig Nutzen bringen. Viel Mühe und Detailarbeit wird für Dinge aufgewendet, auf die es am Ende gar nicht ankommt.

In Projekten kommen solche Situationen häufig vor.

Doch was wollen wir eigentlich?

Zielstellung sollte es doch sein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es müssen die Aufgaben identifiziert werden, die wirklichen Nutzen bringen und den Projekterfolg sicherstellen.

Das Pareto-Prinzip

Ein weiser Mensch namens Vilfredo Pareto hat in Italien folgende Entdeckung gemacht:

„80% des Privatvermögens eines Landes wird von 20% der Bevölkerung besessen.“

Das hat jetzt zunächst noch nicht sonderlich viel mit Projektmanagement zu tun.

Das Pareto-Prinzip lässt sich jedoch auf verschiedenste Situationen anwenden. Auch unter dem Begriff der „80/20-Regel“ bekannt, beinhaltet es folgende wichtige Grundaussage:

Mit 20% des Inputs wird bereits 80% des Outputs erreicht. Es gibt somit ein großes lineares Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ertrag.

Die 80/20-Regel

Wie bereits angedeutet, lässt sich das Pareto-Prinzip auf verschiedenste Situationen anwenden. Schau dir die folgenden Beispiele an:

  • 80% eines Projektes kann man mit 20% Aufwand erreichen. Für die restlichen 20% benötigt man aber 80% Aufwand.
  • 20% der Kunden eines Unternehmens erwirtschaften 80% des Umsatzes.
  • Im Qualitätsmanagement sind 20% der Fehlerursachen für 80% der Fehler verantwortlich.
  • 80% des Gewinns eines Unternehmens wird mit 20% der Produkte erwirtschaftet.
  • 20% der Kunden verursachen 80% Aufwand.
  • 20% der Websites erhalten 80% der Zugriffe.

Die genauen Zahlen müssen nicht immer genau 80 und 20 betragen. Wichtig ist lediglich zu wissen, dass dieses Ungleichgewicht besteht und mit relativ geringem Aufwand bereits ein großer Anteil des Ergebnisses erreicht werden kann.

Das Pareto-Prinzip im Projektmanagement

Besonders in kritischen Projektsituationen mit Termindruck und knappen Ressourcen ist es nützlich, einen Blick auf das Pareto-Prinzip zu haben.

Zielstellung sollte es sein

  • sich auf die wichtigen Tasks zu konzentrieren, die bereits zu einem hohen Output verhelfen
  • aufwändige Detailarbeiten zu identifizieren, die kaum Auswirkungen auf die Projektziele haben

Das Pareto-Prinzip hilft somit beim Priorisieren anstehender Aufgaben. Es ist unheimlich nützlich, sich dieses Prinzip ab und zu bewusst zu machen. Das trifft besonders auf Situationen zu, in denen du das Gefühl hast, dass einfach viel zu viele Dinge auf dich einströmen. Versuche dir besonders dann klarzumachen, dass du bereits mit 20% Aufwand eine Menge erreichen kannst. Und das gibt ein echt gutes Gefühl 🙂

pareto-prinzip

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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