Aufwände schätzen mal anders: Planning Poker

planning-pokerSchätzt eigentlich irgendjemand gern Aufwände?

Ich bin noch niemandem begegnet.

Nach meiner Erfahrung scheuen sich viele Menschen, eine Schätzung abzugeben, wie lange eine Aufgabe dauert und wie viel Aufwand sie verursachen wird. Weiterlesen

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.

Aufwandschätzung im Projekt: Ungeliebt und doch oft nötig

aufwandschaetzung„Wie lang wird diese Aufgabe dauern?“

Diese Frage mag wohl keiner sehr gern. Woher soll man auch bei vielen Unwägbarkeiten wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird? Viel zu viele Dinge können sich anders entwickeln als gedacht!

Gerade in Projekten geht es meist darum, etwas Neues zu erschaffen. Beim Bau des fünfzehnten Fertigteilhauses mag eine Aufwandschätzung einfach sein. Aber wie sieht es bei der Entwicklung eines neuen Bauteils, Materials oder Software-Programmes aus? Themen, bei denen nicht abschätzbare Einflüsse eine große Rolle spielen?

Brauchen wir Schätzungen noch?

Die No-Estimates-Bewegung beschäftigt sich genau mit dieser Problematik und macht deutlich, dass Schätzungen im besten Falle ungenau, im schlechtesten schädlich für das gesamte Projekt sind.

Und dennoch … dummerweise wird es in vielen Projekten (noch?) verlangt, dass zumindest grobe Aufwände geschätzt werden. Sei es, um ein Projektbudget in einem Unternehmen zu beantragen oder um externe Finanzmittel für ein Start-Up-Projekt zu beschaffen.

Und deshalb ist es sinnvoll, grundlegende Schätzmethoden zu kennen, um „im Ernstfall“ angemessen reagieren zu können.

Schauen wir uns an, welche Schätzmethoden in der Praxis helfen können!

Schätzmethoden

Expertenschätzung

Du kennst dich mit einem Thema nicht so gut aus?

Als Projektleiter ist das nicht ungewöhnlich. Schließlich gibt es genügend Fachleute, die viel tiefer in den inhaltlichen Themen stecken.

Der Ansatz: Fragen wir doch mal jemanden, der sich damit auskennt. Eine sehr naheliegende und gebräuchliche Schätzmethode.

Beispiele:

  • Mitarbeiter A hat ein ähnliches Modul auf Basis der Datenbanktechnologie schon einmal entwickelt und kann die Komplexität einschätzen.
  • Mitarbeiter B kennt die Produktionsabläufe in- und auswendig und kann Aufwände für experimentelle Versuche abschätzen.

Tipps:

  • Stelle sicher, dass der Experte sich wirklich besser auskennt, als du.
  • Frage wenn möglich mehrere Experten. Schließlich gibt es immer unterschiedliche Persönlichkeiten: Du wirst von einem Vorsichtigen eine andere Schätzung als von einem Draufgänger erhalten.
  • Wähle als Experten möglichst eine Person aus, die auch am Projekt mitarbeiten wird. Das kann die Qualität der Schätzung verbessern.

Analogiemethoden

Eine ebenfalls verbreitete und wirklich sehr intuitive Methode!

Der Ansatz: Wir nutzen unsere Erfahrungen und nutzen diese für neue Schätzungen.

Beispiele:

  • Mitarbeiter A hat im letzten Jahr die Weihnachtsfeier organisiert und kann basierend auf diesen Erfahrungen neu schätzen.
  • Mitarbeiter B hat schon drei Bauprojekte ähnlichen Typs geleitet und kann die Erfahrungen in die neue Schätzung einbringen.

Tipps:

  • Die Methode eignet sich naturgemäß besonders bei Projekten mit ähnlichem Inhalt und ähnlicher Größe und Komplexität.
  • Erfahrungen und Fehlschätzungen im abgelaufenen Projekt sollten für die neue Schätzung berücksichtigt werden.

Der Bottom-Up-Ansatz: Vom Feinen zum Groben

Auch der nächste Ansatz zur Schätzung von Aufwänden ist sehr intuitiv:

Der Ansatz: Ich überlege, was alles zu tun ist, schätze die Aufwände für die kleinen Aufgaben und summiere alles auf. Und hoffe, dass am Ende keine völlig utopische Summe herauskommt.

Klar ist: Für diese Schätzmethode muss der Umfang des Projektes schon recht klar und strukturiert sein, zum Beispiel nach der Untergliederung eines Projektes in Teilprojekte und Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan.

Beispiel:

Wenn ich nicht weiß, wie lange ich für das gesamte Haus brauche, unterteile ich mein Projekt in leicht verdauliche Häppchen und überlege, wie lang es wohl dauert, die Baugrube auszuheben und das Dach zu decken. Und am Ende wird alles aufsummiert.

Tipp:

Dieser Ansatz birgt die große Gefahr des Verzettelns. Wem Schätzungen ohnehin schon schwerfallen, der tut sich mit vielen kleinen Schätzungen oft noch viel schwerer.

Der Top-Down-Ansatz: Vom Groben zum Feinen

Und dann gibt es das Ganze noch einmal andersherum! Im Grunde wird diese Schätzmethode eher dann verwendet, wenn die gesamten Aufwände schon grob bekannt oder vorgegeben sind.

Der Ansatz: Ich unterteile den Gesamtaufwand auf die Einzelbereiche meines Projektes und prüfe, ob die Zahlen halbwegs Sinn ergeben.

Beispiel:

Für ein Projekt wird ein Budget von 100.000 Euro und davon abgeleitet auch ein Stundenbudget genehmigt. Dieses wird auf die Teilprojekte und Arbeitspakete heruntergebrochen.

Tipp:

Diese Schätzmethode eignet sich eher zur Prüfung der Plausibilität eines vorgegebenen Aufwandes. Stelle ich fest, dass bereits zwei von vier Teilprojekten den Gesamtaufwand in Anspruch nehmen – dann stimmt wohl etwas nicht.

Allgemeine Tipps

Trotz der genannten Schätzmethoden sind die Ergebnisse schlicht nur eines: Schätzungen! In der Natur der Sache liegen nun einmal Abweichungen und Fehleinschätzungen.

Deshalb gibt es zum Abschluss noch ein paar allgemeine Tipps:

  • Nimm´s leicht! Schätzungen aus dem Bauch heraus sind oft die besten.
  • Besonders bei komplexen Projekten gleichen sich oft Fehleinschätzungen nach oben oder unten wieder aus.
  • Berücksichtige deine Persönlichkeit: Wenn du weißt, dass du ein grundsätzlich sehr vorsichtiger Mensch bist, werden deine Schätzungen intuitiv zu hoch ausfallen. Andersherum verhält es sich mit dem Draufgänger und „Kein Problem!“-Typen, der vermutlich eher zu gering schätzt.
  • Vermeide Perfektionismus! Der Anspruch, alle Einflüsse und Faktoren so genau zu berücksichtigen, dass die Schätzung sehr genau ist, funktioniert in den meisten Fällen nicht. Denn in der Realität kommt ohnehin oft alles anders, als geplant.
  • Nenne Rahmenbedingungen: Viele Personen tun sich mit Schätzungen schwer, weil sie nicht auf konkrete Zahlen festgenagelt werden wollen. Der Ausweg: Gib genau an, auf welcher Basis deine Schätzung basiert. Ändern sich diese, gibt es auch Gründe zum Anpassen der Schätzungen.

Fazit: Schätzungen sind nicht beliebt, meist sehr ungenau – und trotzdem oft gefordert. Also machen wir das Beste draus!


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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.