Denkst du, als Projektleiter triffst du alle Entscheidungen? Viele schon – aber nicht alle.

Denn im Normalfall gibt es noch ein übergeordnetes Gremium, dem der Projektleiter Rechenschaft schuldig ist: der Lenkungskreis.

Dieser kann je nach Unternehmen verschiedene Bezeichnungen haben: Lenkungsausschuss, Project Board oder Steering Committee werden häufig genutzt.

Und diese Aufgaben hat ein Lenkungskreis:

Trifft Entscheidungen

Das ist die naheliegendste und häufigste Aufgabe eines Lenkungskreises: das Treffen von Entscheidungen. Hier kann es sich um inhaltliche Fragen handeln (Wird das Konzept so abgesegnet?) oder auch um kriegsentscheidende Fragen (Wird das Projekt fortgeführt?).

Für Entscheidungen wird der Lenkungskreis einberufen

  • in regelmäßig stattfindenden Lenkungskreissitzungen
  • in kritischen Projektsituationen
  • zu Meilensteinterminen

Priorisiert anstehende Aufgaben

In Projekten gibt es ständig Engpässe: Termindruck, zu wenig Ressourcen oder ganz einfach parallel laufende Prozesse, die eingetaktet werden müssen. In solchen Engpass-Situationen kommt häufig die Frage auf, welche Aufgaben Priorität erhalten sollen.

Entscheidungen müssen her! Ein Lenkungskreis sorgt dafür, dass eine vernünftige Priorisierung der Aufgaben stattfindet.

Genehmigt Änderungen (oder lehnt sie ab)

Umfassende und gut organisierte Projekte (ja, es gibt sie!) handeln Änderungen in Änderungsanträgen ab. Aber auch in weniger streng organisierten Projekten gehören Änderungen zum Alltag:

Oft geht es um einen höheren Ressourcenbedarf, neue technologische Anforderungen oder eine Änderung von Zielgrößen im Projekt.

Viele Änderungen können auch vom Projektleiter abgesegnet werden. Ab einer gewissen Größenordnung jedoch trifft eher der Lenkungskreis die Entscheidungen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Änderung sich auf die Haupt-Zielgrößen des Projektes in erheblichem Maße auswirkt.

Steht beratend zur Seite

Im Lenkungskreis sind häufig Personen vertreten, die ein hohes Interesse am Ausgang des Projektes haben. Somit stehen sie in diesem Gremium zur Verfügung, um wesentliche Fragen zu beantworten und das Projekt in die richtige Richtung zu steuern.

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Fazit

Der Lenkungskreis ist ungemein wichtig: Sobald der Projektleiter im Alltag des Projektes „gefangen“ ist, fällt eine neutrale Sicht auf das Projekt häufig schwer. Der Lenkungskreis ist dafür verantwortlich, von einem übergeordneten Standpunkt aus das Projekt zu beurteilen und zu steuern.

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Andrea Windolph & Dr. Alexander Blumenau

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