Keine Zeit für Projektmanagement? Doch, das geht!

Zeitfenster für Projektmanagement-AufgabenDu kennst das sicher.

Ein aktueller Statusbericht zum Projekt muss erstellt werden. Dein neuer Mitarbeiter muss eingearbeitet werden. An der Maschine gibt es schon wieder einen Defekt. Das Controlling erwartet aktuelle Reporting-Zahlen. Eigentlich müsstest du dich mal mit einem Meinungsmacher zum Mittag treffen. Das E-Mail-Postfach quillt über. Und Herr Willwas steht schon wieder an der Tür und hat eine Frage.

Als Projektleiter hat man es ja nicht immer leicht.

Im Projekt nimmt man eine zentrale Position ein. Häufig kommen auch noch Routine-Aufgaben aus dem Tagesgeschäft hinzu. Irgendwann hat man mal etwas über Projektmanagement gelernt und war fest entschlossen, das Wissen auch anzuwenden.

So eine Risikoanalyse? Na klar muss ich die machen! Ziele überwachen? Natürlich!

Im Projektalltag gehen diese Vorsätze allerdings schnell unter. Zu prominent sind die Ablenkungen der vielen kleinen Dinge, die auf dich einströmen.

Und doch gehören die Aufgaben des „Managens“ von Projekten nun ebenso zu deinen Aufgaben, wie fachliche Themen.

Was tun?

Es gibt eine bewährte Möglichkeit: Es muss ein festes Zeitfenster für diese Themen reserviert werden.

Das ist ähnlich wie „Ich gehe regelmäßig ins Fitnessstudio.“ oder „Einmal im Monat besuche ich meine Oma.“: Wenn nicht feste Zeitfenster eingeplant werden, gehen diese Vorsätze schnell im Alltag unter.

Du willst deine Vorsätze also wirklich umsetzen? Dann tu es!

Sammle deine Themen

Mache dir zunächst Gedanken, welche Themen wichtig sind und welche dir regelmäßig durch die Lappen gehen. Häufig sind das Themen wie diese hier:

  • Status von Meilensteinen
  • Zielmonitoring
  • Risikomonitoring
  • Stakeholder-Monitoring
  • Blick auf die Teamstimmung

Reserviere dir ein Zeitfenster

Nimm dir pro Woche Zeit, in der du dich mit nichts anderem beschäftigst. Es hat sich bewährt, so etwas gleich zu Wochenbeginn zu machen, bevor andere Ablenkungen auftauchen. Aber hier kannst du frei wählen.

Wichtig: Blocke den Termin im Kalender. Du darfst auch mal unabkömmlich sein! Würde ein Meeting stattfinden, würdest du auch nicht erreichbar sein.

Also: Termin blocken

Arbeite konzentriert

Ich weiß … es fällt heutzutage schwer. Trotzdem: Handy und E-Mail-Programm dürfen auch mal abgeschaltet sein. Und dann beschäftige dich nur mit den Themen, die du dir vorgenommen hast.

Probiere es aus. Du wirst erstaunt sein, wie viel du schaffst.

Gib die Erkenntnisse weiter

Nicht immer musst du deine Erkenntnisse weitergeben. Aber häufig wirst du Pläne aktualisieren oder Maßnahmen definieren.

Pläne können veröffentlicht und Maßnahmen kommuniziert werden. Das gibt auch deinem Team das gute Gefühl, dass sich „da oben“ jemand Gedanken macht.

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben

Es wird immer mal vorkommen, dass du deinen geplanten Termin nicht einhalten kannst. Das ist nicht tragisch!

Wichtig ist nur, den Termin

a) nachzuholen oder
b) zumindest beim nächsten Mal einzuhalten

Fazit

Das regelmäßige Arbeiten an solchen Themen, die gern einmal über den Tisch fallen hilft

  • dein Projekt besser im Blick zu haben
  • deine Kompetenz als Projektleiter auszubauen
  • ein schlechtes Gewissen zu vermeiden 😉

Probier es aus!

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
0 Kommentare

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.