Dr. Bernhard BiberEinmal im Monat beantwortet Dr. Bernhard Biber aktuelle Fragen und macht keinen Hehl daraus, dass die Arbeit eines Projektmanagers nicht immer nur ein Zuckerschlecken ist.

Unser aktuelles Thema:

Die Ausrichtung meines Projektes wird ständig willkürlich geändert

Bei meinem Arbeitgeber Projektmanager zu sein, ist absolut grausam. Projekte fallen vom Himmel und sollen möglichst bis übermorgen abgeschlossen sein. Das an sich ist ja bereits anstrengend. Doch viel schlimmer ist es, dass sich die Ziele des Projektes scheinbar täglich zu ändern scheinen. Ich kann immer nur reagieren auf neue Ideen und Beschlüsse „von oben“. Kaum präsentiere ich Ergebnisse, wird die Ausrichtung meines Projektes geändert. Das ist frustrierend, da unglaublich viel Arbeit umsonst erledigt wird und unnötige Kosten entstehen. Wie kann ich sicherstellen, dass ich fundierte Entscheidungen bezüglich der Ausrichtung meines Projektes bekomme?

Dr. Biber antwortet:

Nun gut: Entscheidungen gibt es ja offenbar! Ob diese fundiert sind, kann ich natürlich nicht beurteilen. Aber zunächst gibt es offenbar überhaupt Entscheidungsträger, und das ist gut.
Das große Problem ist ja offenbar eher, dass nach dem Projektstart alles regelmäßig über den Haufen geworfen wird. Das kann zwei Ursachen haben:

  1. In der Vorprojektphase wurde nicht genügend über die Ausrichtung diskutiert. Das kann auch ein Fehler auf der Management-Ebene sein. Es ist einen Versuch wert, hier noch mehr einzufordern und klarer nachzufragen, wo es überhaupt hingehen soll.
  2. Vielleicht findet das Projekt ja auch in einem Umfeld statt, das sehr dynamisch ist. Wo sich Randbedingungen sehr stark ändern. Ein Projekt unter den ursprünglichen Voraussetzungen fortzuführen, wäre dann sogar grob fahrlässig. Denn auf das Umfeld muss reagiert werden.

Ich habe schon das Gefühl, dass das Umfeld recht stabil ist. Mir kommen die Entscheidungen eher willkürlich vor. Als würde sich der Geschmack der Geschäftsführung regelmäßig ändern, obwohl keine sachlichen Fakten vorliegen.

Klar, das ist natürlich frustrierend.

Was kann man da machen? Wenn sich die Ausrichtung so stark ändert, dann muss ja automatisch auch eine neue Projektplanung erstellt werden. Es gibt grundlegende Änderungen, also muss das Pferd neu aufgezäumt werden. Und in diesen Projektplan müssen die erbrachten „Blindleistungen“ eben mit aufgenommen werden. Hier ist es besonders wichtig, alles gut zu dokumentieren. Es muss klar werden, dass aufgrund der Umorientierung des Projektes mehr Geld ausgegeben wurde. Da kann man nur mit Zahlen und Fakten überzeugen, was natürlich leider Arbeit macht. Also genau aufschreiben, wo Geld umsonst ausgeben wurde und welche zusätzliche Kosten entstanden sind.

Für die oberen Ebenen muss klar werden, warum ein Projekt teurer geworden ist, als ursprünglich geplant. Nur wenn die Zahlen vorliegen, kann man am Ende hingehen und die Gründe aufzeigen.

Das verhindert aber nicht, dass diese ständigen Änderungen mein Projekt beeinflussen.

Vielleicht nicht sofort, nein. Entscheidungen von oben kann man oft einfach nicht beeinflussen, auch wenn sie wenig sinnvoll erscheinen. Langfristig kann es aber durchaus helfen, wenn zumindest mit Fakten eine Art Gegenwind erzeugt wird. Es gibt ganz sicher immer Leute, die sich für die Zahlen interessieren und die den Dingen auf den Grund gehen wollen.

Wenn also das vehemente Einfordern einer klaren und stabilen Ausrichtung nicht zum Erfolg führt, dann bleibt nur das sorgfältige Dokumentieren. Das ist zumindest für den eigenen Seelenfrieden gut.