Dr. Bernhard BiberRegelmäßig beantwortet Dr. Bernhard Biber aktuelle Fragen und macht keinen Hehl daraus, dass die Arbeit eines Projektmanagers nicht immer nur ein Zuckerschlecken ist.

Unser aktuelles Thema:

Ich könnte so viel bewegen, wenn ich nur dürfte

Gestern ist es bei uns richtig laut geworden! So langsam verliere ich das Verständnis für meinen Arbeitgeber. Nach der Uni bin ich nun in der Forschungsabteilung eines Technologiekonzerns beschäftigt. Ziel und Anspruch ist die Entwicklung innovativer Lösungen. Das ist meine Aufgabe und das will ich auch umsetzen – wenn man mich denn lässt! In den seltensten Fällen bekomme ich die Gelder und Ressourcen zur Verfügung gestellt, die ich brauche, um meine Arbeit zu machen. Gestern ist die Situation dann eskaliert: Mir wurde vorgeworfen, dass ich „endlich mal realistisch“ werden und gefälligst mit dem auskommen soll, was ich bekomme.
Will das Unternehmen nun innovativ sein, oder nicht? Mir scheint es so, als würden Ideen nicht gefördert, sondern immer nur das absolute Minimum umgesetzt. Mein Lösungsansatz für unser aktuelles Problem ist teurer, das schon. Aber er erschlägt eben mehrere zukünftige Probleme gleich mit. Ich verstehe nicht, warum hier so kurzsichtig gehandelt wird. Wie kann ich überzeugen, dass meine Lösung die beste ist und ich dafür einfach mehr Budget brauche?

Dr. Biber antwortet:

Vielen Dank für Ihre Frage. Diese Situation ist nicht unbekannt. Der Kampf um Projektbudgets gehört oft zum Alltag. Ich sehe hier mehrere Schritte.

Zunächst muss man sich fragen, ob verstanden wurde, was das Projekt wirklich kostet und was es dem Unternehmen bringt. Wenn das Verständnis für Kosten und Nutzen nicht klar ist, dann gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten.

Der Ansatz: Ganz klar und strukturiert Kosten und Nutzen gegenüberstellen. Zu den Kosten gehören natürlich nicht nur die monetären (oft auch Investitionskosten), sondern auch das Überstrapazieren von Kapazitäten/Ressourcen.

Nutzen sind natürlich zum einen die unmittelbaren finanziellen Rückflüsse, z.B. aus einem höheren Verkaufspreis des Produktes. Hier kann ein Gespräch mit dem Vertrieb hilfreich sein.

Zum anderen besteht der Nutzen oft auch in Einsparungen, wie z.B. reduzierten Produktionskosten oder weniger Reklamationen von Kundenseite. Unter Umständen ist es auch sinnvoll mit jemandem vom Controlling über das Thema zu reden.

Es ist übrigens nichts Ungewöhnliches, wenn dann rauskommt, dass es sich tatsächlich nicht rechnet, oder aber, dass es viel mehr bringt, als selbst Sie dachten!

Ich glaube, der Nutzen des Projektes wurde durchaus verstanden! Das finde ich ja so frustrierend!

Dann muss man vielleicht einfach akzeptieren, dass der große Wurf aktuell nicht möglich ist. Häufig ist die Situation ganz einfach nicht so, wie an einem gut geförderten Forschungsinstitut.

Ob und wie Gelder bewilligt werden, hängt eben oft nicht von der „ultimativ besten Lösung“ ab, sondern auch von der aktuellen Wirtschaftslage, der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und Konzernstrukturen.

Ich soll also weniger gute Arbeit abliefern, weil ich von oben blockiert werde.

Das hat ja nichts mit weniger guter Arbeit zu tun. Es geht darum, das zu liefern, was sich Ihr Kunde – in dem Fall Ihr Vorgesetzter – von Ihnen wünscht.

Nehmen wir mal ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie gehen in ein Autohaus und wollen einen alten, billigen Golf als Zweitwagen haben. Sie haben nicht allzu viel Geld dafür zur Verfügung, aber das Auto wird Ihre Anforderungen erfüllen. Einfach ein solides Auto, dass Sie für kurze Strecken von A nach B bringt. Nun besuchen Sie ein Autohaus und sagen, was sie haben möchten und wie viel Geld Sie ausgeben möchten. Der Verkäufer ist der Meinung, dass Sie Besseres verdienen! Dass sie es viel schöner haben können, wenn Sie einen sportlichen Porsche fahren. Der wird mehr Spaß bringen und hat eine höhere Qualität. Er ist schließlich der Verkäufer und möchte die seiner Meinung nach beste Lösung anpreisen!
Würden Sie das Gefühl haben, gut beraten worden zu sein?

Nein – aber das ist ja hier doch etwas anderes. Bei uns geht es ja um eine Investition in die Zukunft!

Natürlich ist das nicht 1:1 übertragbar. Aber auch der Autoverkäufer ist der Meinung, dass es um eine Investition für die Zukunft geht. Und dass der Kunde mehr davon hätte, wenn er nur ein wenig mehr Geld in die Hand nehmen würde.

Versetzen Sie sich einfach in die Lage Ihres Vorgesetzten: Vielleicht ist er ja wirklich kurzsichtig, das kann ich nicht beurteilen. Vielleicht kämpft er aber selbst um Geldtöpfe und hat für dieses spezielle Thema einfach nicht mehr genug Mittel zur Verfügung.

Mag sein. Aber was bringen uns die kleinen Projekte, wenn wir mit mehr Budget so viel besseres leisten könnten?

Erste Schritte! Ein gut durchgeführtes Projekt mit zunächst wenig Budget ist doch oft Ausgangspunkt für weitere Projekte. Gerade im F&E-Bereich. Nutzen Sie die Chance, zunächst im kleinen Rahmen gute Arbeit abzuliefern. Über eigene – und vielleicht bessere – Ansätze können Sie ja trotzdem reden, das verbietet ja niemand. Sammeln Sie Erfahrungen und nutzen Sie diese, um für Ihre eigene Lösung zu argumentieren.

Je nach wirtschaftlicher Situation kann es für ein Unternehmen auch mal sehr vorteilhaft sein, über 3 Jahre häppchenweise Geld für 10 kleine Schritte ausgegeben zu haben, die dann zum Ziel führen. Anstatt in 1,5 Jahren das gleiche Ziel in einem großen Projekt zu erreichen. Selbst wenn in Summe die 10 kleinen Schritte einiges teurer waren und das große Ziel erst viel später erreicht wurde. Wie viele flüssige Mittel ihrem Unternehmen monatlich zur Verfügung stehen (Stichwort „Cash Flow“), kann nämlich für das Überleben ebenso entscheidend sein, wie die Investition in die Zukunft:

Die beste Lösung zu in Summe niedrigsten Kosten nach 1,5 Jahren zu haben, nützt eben genau dann rein gar nichts, wenn das Unternehmen durch die im ersten Jahr aufgelaufenen Kosten schlichtweg handlungsunfähig ist. Auch wenn Dein Projekt nur eines von vielen ist, trägt in der Summe dann unter Umständen zu genau so einem Effekt bei.