Dr. Bernhard BiberEinmal im Monat beantwortet Dr. Bernhard Biber aktuelle Fragen und macht keinen Hehl daraus, dass die Arbeit eines Projektmanagers nicht immer nur ein Zuckerschlecken ist.

Unser aktuelles Thema:

Ich weiß nicht, ob meine Ressourcen verfügbar sind

Mein Projekt hängt ständig davon ab, ob ich auch alle meine Ressourcen bekomme. Und das klappt auch häufig nicht. Trotzdem muss ich mich auf Zieltermine festlegen und werde dann dafür verantwortlich gemacht, dass ich sie nicht halten konnte. Wie soll ich damit umgehen?

Dr. Biber antwortet:

Das ist ja eine ganz typische Situation: Während der Planung werden Termine festgezurrt, die nur dann gehalten werden können, wenn auch die Ressourcen für die das Projekt vorhanden sind. Das ist ja ganz klar.

Dass diese Ressourcen dann auch mal umpriorisiert werden und ein Termin nicht gehalten werden kann, gehört ebenfalls zum Projektalltag.

Ich muss also einfach damit leben? Ich will am Ende nicht immer der Dumme sein, obwohl ich nichts dafür kann.

Ja und nein. Dass Ressourcen abgezogen werden – damit muss man auch mal leben. Der Dumme sein? Nein!

Wenn geplant wird, dann kann man sich durchaus zu Terminen verpflichten – und zwar unter bestimmten Randbedingungen. In diesem Fall wäre die Randbedingung: Termin so und so unter der Voraussetzung, dass Ressource xyz in meinem Projekt zu x Prozent verfügbar ist. Damit ist es dokumentiert und kommuniziert. Das ist ein einfacher Weg, sich auf etwas festzulegen, ohne dass man am Ende „der Dumme“ ist, wie Sie so schön sagen.

Gibt man so einen Termin an, ist dieser den Stakeholdern auch oft Recht, weil es ein eher früher Termin ist. Das ist besser, als von Vornherein Puffer einzubauen mit dem Hintergedanken, dass man ja vielleicht  ganz eventuell eine Ressource doch nicht bekommen könnte.

Okay, ich gebe also einfach die Voraussetzungen an, unter denen ich den Termin halten könnte.

Genau. Aber das ist noch nicht alles.

Denn die Gefahr ist, dass sich dieser Termin in den Köpfen festsetzt und die Randbedingung einfach vergessen wird.

Geschickter ist also folgender Weg: Es wird ein (früher) Termin genannt, der dann gehalten werden kann, wenn die Randbedingungen erfüllt sind. Gleichzeitig wird ein zweiter, meist deutlich späterer Termin genannt. Der zeigt, wann man fertig wird, wenn eben nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind. So wird klar von vornherein kommuniziert, welche Auswirkungen das Fehlen von Ressourcen hat.

Und jetzt müssen einfach die oberen Instanzen entscheiden: Können wir damit leben? Wenn nicht, ist auch völlig natürlich, dass die Ressource beschafft werden muss. Das ist dann aber nicht mehr direkt Ihr Problem. Sie haben darauf aufmerksam gemacht und Ihr Projekt geplant und die Voraussetzungen klar kommuniziert.

Beschränkt man sich auf das hinzufügen von „Kleingedrucktem“ heißt es später oft  „Aber Sie haben doch gesagt …“ – das Kleingedruckt wird vergessen. Das Kommunizieren von Alternativterminen ist deshalb in jedem Fall besser.

Folgendes Fazit also: Sie können nicht verhindern, dass Termine gerissen werden, weil Ressourcen nicht verfügbar sind. Sie können aber deutlich darauf hinweisen, und das schon im Vorfeld. Wie damit dann verfahren wird, liegt nicht mehr in Ihrer Hand.