Dr. Bernhard Biber

Einmal im Monat beantwortet Dr. Bernhard Biber aktuelle Fragen und macht keinen Hehl daraus, dass die Arbeit eines Projektmanagers nicht immer nur ein Zuckerschlecken ist.

Unser aktuelles Thema:

Wenn Andere immer die Ressourcen bekommen

In meinem Unternehmen gibt es viele Projekte. Ich habe jedoch nie eine Chance, mein Projekt voranzubringen. Andere Projekte belegen immer die wichtigsten Ressourcen. In der Produktion wird mir immer wieder gesagt, dass sie für meine Themen keine Zeit haben.

Dr. Biber antwortet:

Tja, das ist eine ganz typische Situation. Zunächst muss man sich hier die Frage stellen: Wurde das Projekt denn ordentlich angelegt? Wenn ja, dann wurden natürlich auch zu Beginn Ressourcen vereinbart. Und ganz grundsätzlich haben Sie dann auch einen Anspruch darauf. Das Projekt existiert ja nicht ohne Grund. Es gibt Entscheidungsträger, die dieses Projekt wollen – und so müssen auch Ressourcen dafür bereitgestellt werden.

Diese Ressourcen werden mir aber nicht bereitgestellt. Ich höre immer wieder, dass niemand Zeit für das Thema hat.

Na willkommen im Alltag eines Projektmanagers! Natürlich, oftmals werden Ressourcen auch mit 200 oder 300% verplant. Oder es wurde der Ressource nie mitgeteilt, dass sie überhaupt eine Ressource für ein Projekt ist. Das sollte natürlich nicht so sein – ist aber eben Alltag. Überplanung ist total normal. Damit muss gerechnet werden. Oftmals scheint auch eine Art Darwinismus in den Köpfen der Leitungsebenen zu herrschen. Nach dem Motto: Der Stärkste wird sich schon durchsetzen. Ich will nicht behaupten, dass das gut ist. Eher zurückhaltende Projektmanager können so mit ihren Themen durchaus auch untergehen.

Und so geht es mir immer. So kann ich mit meinem Projekt nicht vorankommen.

Jetzt muss hier mal klar gesagt werden: Aufgabe eines Projektleiters ist es auch, für sein Projekt zu kämpfen. Und das heißt auch: Kampf um Ressourcen. Zu hoffen, dass alles wie in einer heilen Welt läuft und die Ressourcen freiwillig um Aufgaben bitten – so läuft das nun mal in der Praxis nicht.

Nun weiß ich immer noch nicht, wie ich die Situation ändern kann.

Ganz einfach! Es gibt drei Schritte:

  1. Wenn Sprüche kommen, wie „Das kann ich jetzt nicht.“ oder „Dafür habe ich jetzt keine Zeit.“, wird zunächst einmal klar gemacht, warum das Thema überhaupt wichtig ist. Natürlich sind die Leute immer mit genügend Themen und Tagesgeschäft ausgelastet. Wichtig ist hier die Wichtigkeit klar zu machen. Momentan mag das Thema nicht dringlich erscheinen, aber vielleicht hilft es dabei, dass alle in zwei Jahren noch ihren Job haben. Das kann ganz freundlich laufen.
  2. Im zweiten Schritt kann man dann ruhig noch etwas nachdrücklicher und ernsthafter werden. Wem das nicht liegt, der kann auch direkt zum dritten – und oftmals effektivsten – Schritt übergehen.
  3. Eskalation: Kommt man mit der Ressource nicht weiter, na dann geht man eben eine Ebene weiter nach oben, um die Ressource freizuschaufeln! Viele Konflikte lösen sich an dieser Stelle schon in Luft auf. Und wenn das nicht läuft – dann geht man eben noch eins weiter nach oben. Oftmals is es so, dass die arme Ressource gar keine Möglichkeit hat, für das Projekt zu arbeiten: Oft bekommt die entsprechende Ressource oder Abteilung ganz andere Vorgaben, wird an ganz anderen Aufgaben/Kennzahlen gemessen, als an ihrem Einsatz für Ihr Projekt. Da ist es dann nicht mal böser Wille, wenn das Gegenüber dann nicht kooperativ ist. Das Problem bekommt man dann meist nur über die Hierarchie geknackt. Nur so kann man erwirken, dass Einsatz für Ihr Projekt nicht unter „Good will“ fällt, sondern zu den offiziellen Aufgaben der Ressource wird.

Na toll. Und dann bekomme ich zu hören, dass das doch mein Job sei, sich darum zu kümmern – nicht die Aufgabe von oben.

Tja, dann kann man auch mal ganz klar sagen: Das ist nicht mehr Ihr Job. Wenn die Leute meinen, es gibt unterschiedliche Vorgaben und Prioritäten von oben – dann muss das Problem auch von oben gelöst werden. Punkt.

Und wenn es nicht gelöst wird? Dann bin ich wieder der Dumme.

Dann wird eben die rote Flagge gehoben. Da muss man auch mal deutlich werden: „Hier ist der Projektplan, hier sind die benötigten Ressourcen und die und die Ergebnisse. Ohne die Ressourcen werden die Ergebnisse nicht oder verspätet erreicht“. Punkt. Offizielle Warnung ist aktenkundig vermerkt.Wenn dann nichts passiert, ist das auch nicht mehr Ihr Problem.

Trotzdem: Es kann doch nicht sein, dass ich die ganze Zeit um meine Ressourcen kämpfen muss! Ich muss schließlich ein Projekt durchführen!

Doch, das kann sein. Denn das ist Ihr Job. Dass ich das alles nicht bequem und schön anfühlt, ist klar. Aber das ist der Job eines Projektmanagers in der Praxis – abseits von der schönen und idealisierten Theorie.

6 Kommentare
  1. Cornelius sagte:

    Hallo Andrea, grundsätzlich finde ich es eine schöne Idee sich gezielt mit diesem Thema auseinander zu setzen. Du schreibst es gäbe drei Schritte, das „Ressourcen“-Problem zu lösen und beginnst damit der Ressource zu erklären das eine Aufgabe wichtig ist. Das sehe ich anders, denn: im Zweifel kann die Person nicht entscheiden ob nun Projekt A, B oder gar C wichtig ist oder nicht.

    Entscheidend ist aus meiner Sicht daher, dass auf der Managementebene geklärt wird, welche Projekte mit welcher Priorität bearbeitet werden und die Entscheidung sich direkt auf die Planung der benötigten Personen auswirkt. Schritt 1 und (vor allem) Schritt 2 („mit mehr Nachdruck“) können damit entfallen.

    • Bernhard Biber sagte:

      Ok, aber nun meine Gedanken:

      • Das ist insofern richtig, als dass wenn der Projektleiter ein Projekt übertragen bekommt, so muss ihm und allen Ressourcen idealerweise natürlich auch dessen Priorisierung gegenüber anderen Projekten mitgeteilt werden. So die ideale Theorie. Und wenn es so läuft, ist man eh schon besser aufgestellt und Konflikte werden vermieden. Relativ einfach ist die Situation ausserdem bei Ressourcen, die im Wesentlichen dem Projekt zugeordnet sind (30% und mehr), denn diese sind häufig seitens Management gut priorisiert – oder in einer in sich geschlossenen Struktur oder Matrix in der Form Portfoliomanager – Projektmanager – Ressourcen. Oft haben wir aber auch Ressourcen, die sich etwas ausserhalb dieser Matrix befinden.
      • Speziell, wenn Bereiche wie Vertrieb, Marketing, Produktionsverantwortliche ich sage mal flapsig „nebenher“ auch in Projekten benötigt werden, so sind diese oftmals der Flaschenhals, weil sie eben nicht formal dem Projekt zugeordnet sind. Oftmals haben diese essentiellen Ressourcen selbst in sehr gut organisierten Unternehmensstrukturen wenig Kenntnis über Priorisierung der Projekte die auf sie zugreifen, und die projektbezogenen Aufgaben sind oftmals „Zusatzarbeit/-Belastung. Und gerade die Anfrage „Ich höre immer wieder, dass niemand Zeit für das Thema hat.“ Deutet auf eben diese Situation hin (falls kein böser Wille vorliegt, aber dass aus Erfahrung fast nie der Fall). In dieser Situation ist der Projektleiter dann sehr wohl in der Pflicht, die Sinnhaftigkeit und Wichtigkeit der Aufgabe zu erklären.
      • Ist natürlich von vornherein klar, dass die entsprechende Ressource die Projektaufgaben absolut nicht bewältigen KANN, so ist es sicher sinnvoll, gleich zu Schritt 3 überzugehen. Wobei zuvor ein klärendes Gespräch mit der Ressource sicher auch kein Fehler ist, dieses liefert auch Argumente gegenüber der übergeordneten Leitung/dem Management.
      • Die drei Schritte sind so gesehen kein Dogma, sondern Optionen: Was sich im Kleinen lösen lässt, und was vielleicht ein zeitlich begrenzter Engpass ist, löst man oft im Kleinen (1. u 2.), den Rest, wo es permanente strukturelle Probleme und größere Priorisierungskonflikte gibt, im Großen (3.) Speziell Schritt 2 (mehr Nachdruck) ist natürlich individuell und situationsabhängig zu entscheiden.
      • Generell gilt natürlich auch, wie man hier sieht: Viele Probleme auf Projektleiterebene können oder könnten oftmals auf der Managementebene von vornherein verhindert werden. Aber ideale Strukturen sind selten, und Fehler und Versäumnisse geschehen dort wie anderswo. Außerdem ist das Umfeld in der Regel dynamisch und eine Priorisierung und Ressourcenverteilung die gestern passte, kann heute schon überholt sein. Konflikte sind also nie vermeidbar. Aber das ist ein ganz andere Thema.
  2. Gustav sagte:

    Hallo in die Runde, ja, sehr oft werden Projekte so gemanaged. Das ist zum einen eine kulturelle Angelegenheit und zum anderen eine absolut unprofessionelle Art und Weise. Ich habe einen kurzen Beitrag im Fernsehen verfolgt: Ulbricht sagte per sw-Film in der Wochenschau:“Niemand hat hier die Absicht eine Mauer zu bauen!“. Und für den Airport Berlin wurde dann eine Satire daraus:“Niemand hat hier die Absicht einen Airport zu bauen!“. Was ich damit meine? Ich meine die Ehrlichkeit in dem Projekt, Teilprojekten oder in den Projekten. Die Ehrlichkeit fängt schon im kleinen, ja bei den Ressourcen an. Anstatt zu sagen: „Hey, mehr ist nicht drin, ich schaffe das nicht.“, wird oft gar nichts gesagt. Gar nichts sagen ist immer ja-sagen, ich mache das. Doch das ist nicht ehrlich. Das ist mit verlaub auch ein bisschen feige. Je nach Anzahl der Stufen, die nach dem ersten Ja-Sager noch folgen werden, wird bei gleicher Verhaltensweise eine sich immer weiter ausbreitende Deviation ergeben und die Anzahl der Unehrlichkeiten wird sich „rächen“. Von daher ist es nicht nur eine Charaktersache, sondern auch die Pflicht der Verantwortlichen so zu planen, dass sie die Engpässe von Ressourcen bewerten können. Heutzutage gibt Multi-Projektmanagement-Tools, die solche Dinge managen, mit denen partnerschaftlich geplant werden kann, wenn es dann, wie schon gesagt, ehrlich gemeint ist.
    Doch oft ist auch mal wieder der Kunde daran „schuld“. Der will ja immer alles rechtzeitig fertig haben. Der und die anderen Kunden machen das Durcheinander aus. Ist das so? Vielleicht, es wurde dann vermutlich nicht mit dem Kunden ehrlich umgegangen. Ist ja auch nicht einfach zu sagen:“Oh man, ich habe mich ganz einfach verrechnet. Wir schaffen das nicht.“. Es wird scheinbar versucht, alles zu ermöglichen, dass das Ziel erreicht wird und das geschieht meistens zu Lasten der Ressourcen, denn die müssen es irgendwie ausbaden.
    Die Erfahrung zeigt, dass die Kunden sehr wohl Verständnis haben, wenn etwas nicht klappt. Sprechen Sie rechtzeitig mit dem Kunden und versuchen Sie ehrlich und vor allem rechtzeitig auf das Problem hinzuweisen. Sie schaffen für sich selbst oder für Ihre Ressourcen einen Puffer.

    • Bernhard Biber sagte:

      Das kann so unterschrieben werden.

      Zum einen der Hinweis an die Ressourcen, ehrlich zu sagen, ob etwas geht oder nicht geht. Und weiterhin der Hinweis ans Management, das Problem von oben zu lösen. Und das gegebenenfalls durch Offenheit gegenüber dem Kunden. Passt!

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