Dr. Bernhard BiberEinmal im Monat beantwortet Dr. Bernhard Biber aktuelle Fragen und macht keinen Hehl daraus, dass die Arbeit eines Projektmanagers nicht immer nur ein Zuckerschlecken ist.

Unser aktuelles Thema:

Wenn die Zuarbeiten für Reportings nicht pünktlich kommen

Jeden Monat der gleiche Ärger! Ich bin Projektleiter eines Großprojektes mit mehreren Teilprojekten und darf jeden Monat vor dem Lenkungsausschuss die Ergebnisse präsentieren. Nur liefert mir kein Mensch die nötigen Zuarbeiten! Wie soll ich sinnvoll präsentieren, wenn ich keine aktuellen Zahlen bekomme?

Dr. Biber antwortet:

Zunächst einmal ist die logischste und offensichtlichste Variante, klare Deadlines zu setzen. Diese sollten optimalerweise einige Tage vor der Lenkungskreissitzung liegen.

Ja das hab ich natürlich schon probiert … Aber auch auf Erinnerung kommt da nichts. Es nervt.

Gut, dann sehen wir es doch mal so:

Worum geht es in diesen Sitzungen? Um den Status des Gesamtprojektes und den Fortschritt in den Teilprojekten. Darüber berichten Sie. Auch wenn Sie nicht alle detaillierten Zahlen der Teilprojekte haben, so können Sie vermutlich trotzdem recht gut über den Stand des Gesamtprojektes berichten.

Ja. Der Überblick ist da. Nur die Einzelheiten fehlen – die gehören doch aber dazu!

Sicher. Und deshalb berichten Sie auch darüber: Sie präsentieren das, was sie haben. Und das ist vermutlich nicht aktuell oder auch lückenhaft. Es ist aber nicht direkt Ihre Aufgabe, diese Daten zu liefern – sondern die der Teilprojektleiter.

Deshalb befreien Sie sich vom Druck des „Hinterherlaufens“: Schicken Sie einfach 2 Tage vor der Sitzung den Stand an die Teilprojektleiter, den sie präsentieren werden. Das sind dann vermutlich veraltete oder lückenhafte Daten.

Glauben Sie, einem Teilprojektleiter ist es egal, wenn solche Daten präsentiert werden? Obwohl er doch schon viel weiter ist? Wie sieht das denn auch aus? Teilprojekt A ist noch auf dem gleichen Stand wie vor 5 Monaten?

Probieren Sie es mal aus! Sie werden erstaunt sein, wie schnell plötzlich aktuelle Ergebnisse kommen.

Alte Zahlen zu präsentieren, zeugt aber vielleicht auch nicht von meinen Fähigkeiten als Projektleiter…

Mit hoher Wahrscheinlichkeit bekommen Sie ja auch noch aktuelle Zahlen. Und wenn nicht? Dann spricht das nicht gegen Ihre Projektleiter-Fähigkeiten. Sie sind schließlich nicht allein für alle Zahlen und Daten verantwortlich. Und das kann man auch mal so kommunizieren. „Teilprojekt A hat es leider versäumt, aktuelle Zahlen zu liefern.“ Punkt. Warum nicht einfach ansprechen, statt den Leuten nachzulaufen?

Im Nachgang der Sitzung kann man auch gern noch mal ein Feedback an die „Säumigen“ schicken. Sie werden nicht lange diejenigen sein wollen, die immer mit alten Ständen aufwarten.

Solche Tricks sind durch aus erlaubt. Und sie entspannen ungemein.