Der Chef entscheidet mal wieder nicht? Im Lenkungskreis bekommst du nicht die Entscheidungen, die du für ein Weiterkommen im Projekt benötigst? Deine Mitarbeiter fordern ständig Entscheidungen von dir ein, ohne dir nähere Informationen zukommen zu lassen?
Entscheidungsvorlagen können in solchen Situationen wahre Wunder wirken! Schau dir an, wie und warum sie eingesetzt werden:
Was sind Entscheidungsvorlagen?
Entscheidungsvorlagen dienen dazu, eine Entscheidung zu einem Sachverhalt für eine übergeordnete Instanz vorzubereiten und von dieser einzufordern.
Im Projektmanagement werden sie überwiegend in folgenden Bereichen eingesetzt:
- In Lenkungskreissitzungen und Statusmeetings
- Wenn Probleme nach oben eskaliert werden müssen
- Im Bereich des Änderungsmanagements
Du siehst: Sie werden immer dann genutzt, wenn ein Projektbeteiligter eine Entscheidung nicht allein treffen kann.
Vorteile und Nachteile von Entscheidungsvorlagen
Der Einsatz solcher Vorlagen hat so einige Vorteile:
- Entscheidungen werden schneller gefällt, weil sie ausführlich vorbereitet wurden.
- Entscheidungen werden fundierter gefällt, weil viele Informationen im Vorfeld recherchiert wurden.
- Der Entscheidungsfindungsprozess wird dokumentiert durch Nutzung von Formularen.
- Manche Fragen erledigen sich durch die intensive Vorbereitung bereits von selbst.
Dem gegenüber steht der Nachteil, dass die Entscheidung „nicht mal eben nebenbei“ gefällt wird, sondern durchaus Aufwand verursacht. Und das ist in vielen Fällen gar kein Nachteil, sondern eine sinnvolle Investition, da wichtige Entscheidungen und Änderungen im Projekt ohnehin immer dokumentiert werden sollten.
Die besten Tipps für Entscheidungsvorlagen
Beschreibe das WAS
Beginne damit, genau zu formulieren, was entschieden werden muss. Sind es mehrere Punkte, so teile diese am besten auf. Je klarer der zu entscheidende Punkt formuliert wird, desto besser kann der Entscheider reagieren.
Nenne Alternativen
Eine Auswahl zwischen mehreren Alternativen: Das haben Entscheidungen nun mal so an sich.
- Nutzen wir Lieferant A oder B?
- Gehen wir das Risiko ein oder nicht?
- Ist Technologie 1 oder 2 für uns die bessere?
Einem Entscheider muss klar sein, welche Alternativen vorliegen.
Bewerte Alternativen
Das reine Nennen von Alternativen reicht nicht aus. Denn auf die kommt ein Entscheider oft auch von selbst. Die Bewertung spielt eine enorm große Rolle in einer Entscheidungsvorbereitung:
- Welche Vorteile haben die Alternativen?
- Welche Nachteile stehen ihnen gegenüber?
- Welche Konsequenzen hätten die Alternativen?
- Welchen Aufwand verursachen sie?
Bei komplexen Entscheidungen bietet es sich an, zu Beginn Entscheidungskriterien festzulegen, anhand derer die Alternativen bewertet werden (z. B. Aufwand, Risiko …).
Gib eine Empfehlung ab
Versetze dich nun in die Rolle des Entscheiders: Wie würdest du entscheiden? Und vor allem: Warum würdest du so entscheiden?
Besonders, wenn du eine der Alternativen bevorzugen würdest, ist hier deine Chance, diese Alternative gut zu begründen. Gehe vor allem auf die Vorteile ein und nenne Konsequenzen, wenn diese Variante gewählt werden würde.
Nenne einen Termin
Gib an, bis wann eine Entscheidung gefällt sein muss, um das Projekt nicht zu verzögern. Und gib am besten auch noch an, welche Konsequenzen eine nicht-termingerechte Entscheidung hätte. Das kann langsamen Entscheidern durchaus Beine machen – und sichert deine Position ab.
Das Projekt durch den Sturm steuern – aber wie?
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Fazit
Entscheidungsvorlagen unterstützen stark eine fundierte und zügige Entscheidungsfindung. Entscheidungen werden vorbereitet und dokumentiert. Und das kann für ein Projekt nur gut sein.
Vorlage benötigt? Die folgende Vorlage kannst du dir kostenlos herunterladen:
