Wie strukturiere ich meinen Arbeitstag besser? [Gastartikel]

Wie strukturiere ich meinen Arbeitstag besser?

Organisationstalent oder Schreibtischchaot?

Welcher Typ bist du?

Meiner Erfahrung nach kämpfen beide Gruppen damit, ihren Arbeitsalltag zu strukturieren. Während die ohnehin schon gut aufgestellten Typen ständig daran arbeiten, noch besser zu werden, stehen die eher chaotischen unstrukturierten Leute erst am Anfang.

Wie dem auch sei: Tipps zum Zeit- und Selbstmanagement sind für jeden!

Der heutige Beitrag ist ein Gastartikel von Benjamin Michels, der dir seine Tipps gern vermittelt.

Feuer frei!

Eigentlich könnte der Titel dieses Beitrags auch lauten „Wie strukturiere ich meinen Arbeitsalltag besser?“. Jedoch heißt nach meiner Erfahrung „Arbeitsalltag“ für die meisten immer gleich etwas Schlechtes. Aber warum ist das Wort „Arbeitsalltag“ so negativ behaftet?

Versetzen wir uns doch einmal in deine allmorgendliche Situation: Noch bevor du am Schreibtisch angekommen bist, kommen deine Kollegen an und wollen etwas von dir; deine Führungskraft wartet schon mit einem Fragenkatalog auf dich; das Telefon klingelt, du hörst schon *ping, ping, ping* den Eingang deiner E-Mails. – Diese Beschreibung umfasst zirka 15 Minuten deines Arbeitstages. Knapp 8 Stunden stehen dir noch bevor und dein einziger Gedanke ist schon jetzt: Stress.

Stress ist erst einmal nichts Schlechtes für sich. Aber zu viel vom Schreibtischstress – nämlich dem negativen Stress – kann am Ende dazu führen, dass es dir gar nicht mehr so gut geht.

Was kannst du also tun, wie kannst du deine Strukturen ändern, damit es dir wieder besser geht?

Aus meiner Erfahrung als Trainer weiß ich, dass es zwei Methoden gibt, deinen Arbeitsalltag so zu verändern, dass sich dein Stress maßgeblich reduziert. Die beiden vermeintlichen Wundermittel lauten:

• Planung und
• Abschottung

Jetzt ist es vielleicht so, dass du sagst: „Naja so richtig abschotten kann ich mich nicht! Vorausplanen kann ich auch nicht, weil meine Aufgaben dann immer so plötzlich kommen. Ich sitze da ja im Kreuzfeuer und bin abhängig von dem, was andere machen und was andere von mir verlangen. – Das heißt: Planung und Abschottung funktionieren bei mir einfach nicht!“

Diese Ausrede benutzen 9 von 10 Leuten, denen ich vorschlage etwas zu verändern. Ich gehe also auch einfach mal davon aus, dass sich die obigen Aussagen für dich wie Realität anfühlen, in Wirklichkeit aber änderbar ist. Denn bei ungefähr 80 Prozent aller Menschen, die ich begleite, lässt sich dieser Faktor ändern und das führt dann zu einer spürbaren Veränderung.

An der Stelle kann ich ja einfach einmal von meinem Arbeitsalltag berichten: Was mache ich? Wie jongliere ich meine Trainer-, Autoren-, Gründer-, Dozenten-, Unternehmensberatertätigkeiten und bin gleichzeitig noch Privatperson und Vater? Ganz einfach! Ich schreibe am Abend vorher die ToDo-Liste für den Tag danach (wenn ich nicht sogar schon die ganze Woche im Voraus durchgeplant habe.) Das hängt natürlich immer ein bisschen davon ab, wie meine Wochen sind. Aber das Mindeste ist, wie gesagt, dass ich mich am Abend vorher 5 Minuten hinsetze und überlege mir die Antworten zu den folgenden Fragen:

• Was will ich in welcher Reihenfolge machen? Womit möchte ich anfangen?
• Was muss ich auf jeden Fall schaffen?

Und das ist etwas, was auch du mindestens für deine Planung tun kannst. Wenn nicht am Abend davor, dann zu Beginn deines Arbeitstages. Auch wenn du dann vielleicht noch nicht alle Aufgaben des Tages kennst, gibt es immer längerfristige oder wiederkehrende Anforderungen an dich, die du planen kannst.

Und wenn du jetzt sagst: „Ja, aber dann kommen meine Kollegen und ich werde gestört. Zusätzlich landen dann auch die kurzfristigen Aufgaben auf meinem Schreibtisch…“, dann sind wir beim zweiten Punkt angekommen: Du musst mit Abschottung anfangen.

Das heißt, du definierst ein Zeitfenster, in welchem du:

• dein Telefon/ Handy auf lautlos stellst,
• deine E-Mails nicht beantwortest,
• für deine Kollegen nicht mehr erreichbar bist.

Zugegebenermaßen benötigt das einen gewissen Vorlauf, bis es etabliert ist. In der Anfangsphase gehst du noch ans Telefon und sagst: „Hi Harry, tut mir leid. Jetzt ist gerade ungünstig. Kann ich dich nach 11 Uhr zurückrufen?“ Ich garantiere dir, dass die meisten Leute sagen werden: „Ja, solange kann es auf jeden Fall warten!“. – Nach der ersten Irritation deiner Kollegen wirst du merken, dass sich das ziemlich rasant verändert.

Nach ungefähr 14 Tagen haben alle um dich herum begriffen, dass du zwischen 9 und 11 Uhr eigentlich nicht erreichbar bist, aber dass man dafür nach 11 Uhr sehr gut mit dir sprechen kann. Dann ist aber natürlich auch wichtig, dass du Harry zum Beispiel wirklich nach 11 Uhr zurückrufst. Wenn du das nicht machst, wirst du halt sehr schnell als unzuverlässig eingestuft. Aber wenn du das machst, hat es den großen Vorteil, dass man dich dann auch wirklich in Ruhe lassen wird.

So, und jetzt gibt es natürlich auch noch ein paar planerische Tools, mit denen du deinen Stress senken kannst. Auf Anhieb fallen mir da 3 Tools ein:

• Einmal KanbanFlow und das ist auch das Tool, mit dem ich meine Aufgaben organisiere. In sogenannten Boards hinterlege ich für meine Mitarbeiter Aufgaben mit Prioritäten, Unteraufgaben und Beschreibungen.
• Trello, was grundlegend ähnlich funktioniert,
• und ToDoist, was auch in die Richtung der Aufgabenorganisation, Merklisten geht.

Aber an sich ist das vollkommen egal. Du kannst auch Zettel und Stift zur Hand nehmen und mit einer Zeichencodierung versehen, die gleichzeitig Prioritäten symbolisieren:

• Eine kleine Sanduhr ist alles, was warten kann (Priorität C);
• ein Ausrufezeichen ist alles, was wichtig ist (Priorität A);
• und ein Kreis ist alles, was danach dann kommt (Priorität B).

Dementsprechend kannst du sie dann auch abarbeiten. Ob nun Tool oder handschriftlich oder etwas völlig Anderes: Das Wichtige ist halt, dass du irgendeine Art von Struktur benutzt, die du stringent durchhältst!

Macht es überhaupt Sinn sich an solche Regeln zu halten?

Macht es Sinn, E-Mails nur in einem bestimmten Zeitfenster zu beantworten; administrative Aufgaben nur zu einem bestimmten Zeitfenster zu machen; dies auf die Art, anderes auf jene Art?“

Ich glaube, es ist typenabhängig, ob das gut für dich ist und ob das bei dir funktioniert. Grundsätzlich glaube ich aber, dass das sehr viel bringen kann. Gerade wenn du deine eigenen Regeln verinnerlichst und an deinen Arbeitstyp anpasst.  Das dauert eine Weile – wir reden hier von mehreren Monaten, die du daran festhalten musst.

Bei mir ist es so: Ich habe mehrere Schemata, die meine Regeln umsetzen. Mein Grundschema ist eine Liste, die ich KanbanFlow habe. Dort lagern meine Tasks in 3 Kategorien. Wenn ich eine Woche habe, in der ich nicht im Training bin, niemanden begleite, sondern nur im Büro arbeite, strukturiere ich meine Tasks nach Tagen durch. Meine Tasks sind immer nach Projekten untergliedert und ich ordne dann zu, an welchem Tag ich projektübergreifend welchen Task nach dem bereits besprochenen ABC-Prinzip erledige. Wenn in einer Woche viel anfällt, dann mache ich das Ganze im Wochenprinzip.

Und wenn ich aber jetzt zum Beispiel viel unterrichte, viel im Training (also wenig am Laptop) bin, dann greife ich auf ein Stück Papier zurück. Das heißt, es gibt eine Papierliste, wo meine Tasks drauf sind und da markiere ich mir in der Regel dann am Tag mit einem Textmarker, welche Tasks besonders wichtig sind. Das sind die Tasks, die ich auf jeden Fall machen muss! Wenn ich dann wieder im Büro ankomme, übertrage ich einmal händisch das, was auf der Papierliste noch übrig ist. – Und das ist eine Variante, wie auch du deinen Alltag gut strukturieren kannst!

Wenn du all diese Tipps in der Kombination, über viele Monate eintrainierst, wirst du merken, dass sich deine Denkweise verändert und du anfängst in diesem Schema zu denken. Bei mir hat das die Effektivität maßgeblich erhöht. Sonst würde ich definitiv nicht so viel gleichzeitig schaffen!

Pausen gehören dazu! 

„Pausen zu machen“ bedeutet sich damit zu beschäftigen, wann der richtige Moment für eine Pause ist. Ich weiß nicht, ob du mitbekommen hast, dass ich Sachbücher schreibe. Inzwischen habe ich jetzt 10 Publikationen rausgebracht – davon mehrere Sachbuch-Bestseller. (Einfach mal bei Amazon gucken zum Beispiel!) Worauf ich hinauswill, ist, dass Pausen beim Schreiben ganz essentiell dazugehören.

Ich schreibe in der Regel 60 bis 90 Minuten und dann kommen 5 bis 10 Minuten Pause. Und in der Pause mache ich ganz aktiv etwas Anderes als am Rechner zu sitzen, damit ich mich dann wieder konzentrieren kann.

Also es macht auch für dich Sinn, die eigene Effektivität, die Effizienz – also wie schnell und wie gut du Sachen auch im Bundle erledigen kannst – aufzuschreiben und dir zu überlegen, was in deiner Arbeitszeit passiert ist:

• Gab es Störungen?
• Wann hast du Pausen gemacht?
• In welchen Intervallen kannst du arbeiten?

Ich, zum Beispiel, habe Konzentrationsintervalle von 60 bis 90 Minuten. In diesen Minuten kann ich mich sehr gut konzentrieren, brauche danach aber in jedem Fall eine Pause. Im Durchschnitt sind solche Intervalle bei anderen 20 Minuten lang. Also könnte deine Planung so aussehen:

Wenn du deine optimalen Zeiten herausgefunden hast und deinen Arbeitsalltag danach strukturierst, dann kannst du deine Produktivität maßgeblich steigern und deinen Stress deutlich senken.