Kennst du das? Du ackerst und gibst den ganzen Tag über Gas – und am Ende kommt deprimierend wenig dabei heraus? Sicher waren wir alle schon einmal an diesem Punkt. Das ist auch logisch: Im Arbeitsalltag beschäftigen wir uns alle häufig mit Aufgaben, die letztendlich wenig Nutzen bringen. Viel Mühe und Detailarbeit wird für Dinge aufgewendet, auf die es am Ende gar nicht ankommt.
Wäre es nicht schön, wenn wir uns auf die Aufgaben konzentrieren könnten, die den größten Nutzen bringen, statt uns im Kleinklein zu verzetteln? Genau das gelingt dir, wenn du das Pareto-Prinzip verinnerlichst – und das ist gar nicht so schwer.
Du willst alles über gutes Zeitmanagement wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
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Was ist das Pareto-Prinzip?
Der Ursprung des Pareto-Prinzips liegt im frühen 20. Jahrhundert. Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto hat folgenden Zusammenhang entdeckt:
„80% des Privatvermögens eines Landes wird von 20% der Bevölkerung besessen.“
Ein interessanter Fakt – aber was hat das mit Projekt- oder Zeitmanagement zu tun? Ganz einfach: Dieses auch als 80/20-Regel bekannte Prinzip beinhaltet eine wichtige Grundaussage, die sich auf unzählige andere Themen übertragen lässt:
Mit 20% des Inputs wird bereits 80% des Outputs erreicht.
Anders ausgedrückt: Es besteht ein großes lineares Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ertrag.
Beispiel:
Stell dir vor, du startest ein privates Renovierungsprojekt. Die erste Aufgabe: In einem Raum müssen alle alten Tapeten abgelöst werden. Das funktioniert wunderbar! Schon nach kurzer Zeit it der Raum beinahe von der alten Tapete befreit. Nur noch ein paar Stellen über den Fenstern und in den Ecken sind übrig – eigentlich kein Problem. Wie kommt es dann trotzdem, dass du für diesen kleinen Rest noch einmal genauso viel Zeit benötigst wie für die große Fläche zu Beginn?
Beispiele für das Pareto-Prinzip
Das Tapeten-Beispiel zeigt: Die 80/20-Regel lässt sich auf verschiedenste Situationen anwenden. Schau dir die folgenden Beispiele an:
- 80% eines Projektes können mit 20% Aufwand erreicht werden. Für die restlichen 20% werden aber 80% Aufwand benötigt.
- 20% der Kunden eines Unternehmens erwirtschaften 80% des Umsatzes.
- Im Qualitätsmanagement sind 20% der Fehlerursachen für 80% der Fehler verantwortlich.
- 80% des Gewinns eines Unternehmens wird mit 20% der Produkte erwirtschaftet.
- 20% der Kunden verursachen 80% Aufwand.
- 20% der Websites erhalten 80% der Zugriffe.
Wichtig: Die genauen Zahlen müssen nicht immer genau 80 und 20 betragen. Wichtig ist lediglich zu wissen, dass dieses Ungleichgewicht besteht und mit relativ geringem Aufwand bereits ein großer Anteil des Ergebnisses erreicht werden kann.
Die Vorteile
In kritischen Projektsituationen mit Termindruck und knappen Ressourcen ist es nützlich, einen Blick auf das Pareto-Prinzip zu haben. Besonders dann hat es folgende Vorteile:
- Fokus auf die wichtigsten Aufgaben: Deine Power steckst du in die Aufgaben, die wirklich wichtig sind und dich voranbringen.
- Unnötige Detailarbeiten identifizieren: Du verlierst dich gern in Details und auch Verzetteln ist dir nicht fremd? Wenn du das Pareto-Prinzip verinnerlichst, fällt es dir leichter, wichtig von unwichtig zu unterscheiden.
- Das „gute Gefühl“: Bringt du durch richtige Priorisierung dein Projekt voran, bringt dich das nicht nur den Zielen näher – es fühlt sich auch richtig gut an.
- Potenzial zum Delegieren: Alles, was nicht zu den 20% gehört, ist unwichtig? Ganz so einfach ist es nicht. Achte darauf, dass auch vermeintlich überflüssige Aufgaben erledigt werden – vielleicht von einem deiner Mitarbeiter.
Wie du das Pareto-Prinzip am besten einsetzt
Die wichtigsten Aufgaben identifizieren
Wenn 20% der Aufgaben 80% Ertrag bringen, dann liegt eines nahe: Du musst die richtigen Aufgaben identifizieren. Ein praktisches Hilfsmittel ist die Eisenhower-Matrix, mit der du all deine Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertest.
Mit höchster Priorität solltest du dich um die Aufgaben kümmern, die wichtig und dringend sind (A-Aufgaben). Aber auch B-Aufgaben solltet du beachten: (noch) nicht dringende Aufgaben, die aber wichtig für deine Arbeit, dein Projekt oder dein Unternehmen sind.
Konzentriert abarbeiten
Das Auswählen der wichtigsten Aufgaben bringt nichts, wenn du sie nicht erledigst. Zwei Zeitmanagement-Methoden empfehlen wir besonders gern:
- Personal Kanban: Auf einem Kanban-Board kannst du all deine Aufgaben in Spalten eintragen und nach und nach in die Spalte „Doing“ ziehen. Praktisch: Im Kanban ist die Anzahl von Aufgaben begrenzt, an denen du aktiv arbeitest. Das ist besonders dann wichtig, wenn du dazu neigst, mehrere Dinge anzufangen aber nicht zu beenden.
- Pomodoro-Technik: Fokussiert an wichtigen Themen arbeiten, ohne Verzetteln und Ablenkungen? Das gelingt, wenn du die Pomodoro-Technik einsetzt und in vorgegebenen Intervallen konzentriert arbeitest und festgelegte Pausen einlegst.
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Fazit
Das Pareto-Prinzip hilft beim Priorisieren anstehender Aufgaben. Besonders in Situationen, in denen zu viele Dinge auf dich einströmen, solltest du folgendes verinnerlichen: Bereits mit 20% Aufwand kannst du eine Menge erreichen. Priorisierst du nun richtig, bringst du nicht nur dein Projekt voran, sondern fühlst dich wie ein Zeitmanagement-Superheld.
