Warum Excel eine Gefahr für Projekte darstellen kann

Wie oft nutzt du Excel in deinen Projekten? Selbst wenn du eine ausgewachsene PM-Software zur Verfügung hast, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du Excel mehrmals pro Woche einsetzt. Vielleicht sogar mehrmals täglich.

Warum auch nicht? Excel ist fast überall installiert und jeder kann (unterschiedlich gut) damit umgehen. Zeit, sich auch auf Projekte leicht gemacht diesem Thema zu widmen!

Wir beginnen mit einem kritischen Blick auf das Programm, das aus dem Projektmanagement-Alltag kaum wegzudenken ist.

Anmerkung: Wir verwenden den Begriff „Excel“ stellvertretend für sämtliche Programme zur Tabellenkalkulation. Die Argumente beschränken sich nicht auf Microsoft Excel.

Was Excel nicht ist

Beginnen wir mit etwas Klartext. Excel ist definitiv kein

• Programm zur Aufgabenverwaltung
• Kollaborationstool für Teams
• Datenbank-System
• 1:1-kompatibles Programm mit alternativen Tabellenkalkulationen oder Office-Programmen
• Business Intelligence Tool
• Projektplanungs– und Überwachungstool

Für all diese Themen existiert besser geeignete Spezialsoftware. Für die Arbeit mit Excel hat es sich als hilfreich herausgestellt, sich der Grenzen von Beginn an bewusst zu sein. Mit diesem Bewusstsein kann die eigene Arbeit an das Tool angepasst werden, statt Excel zu etwas zu zwingen, das es nicht ist – und sich anschließend über fehlende Funktionen zu wundern.

Typische Gefahren bei der Anwendung von Excel im Projektmanagement

• Excel produziert riesige Datengräber: Kennst du auch diese Tabellen, die aus unzähligen Arbeitsblättern bestehen, die kaum jemand überblicken kann, und in die niemand außer dem Ersteller selbst jemals einen Blick wirft? Ja, das ist typisch für Excel.
• Excel ist zu kompliziert für die Mehrheit der Anwender: In den seltensten Fällen ist es damit getan, eine Zahl in eine Tabelle einzutragen und diese farbig zu markieren. Für Excel-Experten mag es unverständlich sein, warum viele Nutzer nicht alle Möglichkeiten nutzen, die das Programm zu bieten hat. In der Praxis ist dies jedoch leicht erklärbar: Für die meisten Anwender stellt Excel nicht den Arbeitsinhalt dar, sondern lediglich ein Werkzeug, dass die eigene Arbeit unterstützen soll. Funktionen, die zuvor noch nie benötigt wurden, sind in der Regel Neuland.
• Excel ist fehleranfällig: Eingaben in falschen Formaten, versehentlich gelöschte Zellen, fehlerhaft formatierte Achsen – fast jede Nutzerinteraktion kann zu Fehlern führen, die oft unbemerkt bleiben. Fehlentscheidungen aufgrund falscher Daten sind damit Tür und Tor geöffnet.
• Excel ist anfällig für Manipulationen: Zugegeben, dies setzt böse Absicht voraus, kommt aber vor. Mit Zugriff auf eine Excel Datei ist es ein Leichtes, Formeln unerkannt zu manipulieren und so zukünftige Entscheidungen im eigenen Sinne zu beeinflussen.
• Excel kann keine Zugriffsrechte verwalten: Es ist möglich, den Zugriff auf einzelne Dateien zu begrenzen – diese Funktion ist jedoch weit entfernt von den Möglichkeiten in einem ausgewachsenen Projektmanagement-System.
• Excel-Dateien liegen oft auf lokalen Rechnern: Was passiert, wenn der Kollege mit dem letzten Datenstand nicht im Büro ist? Wer kann sicher sagen, welches die aktuellste Dateiversion ist? Und wer ist überhaupt dafür verantwortlich, eine Datei zu pflegen?
• Excel ist zeitraubend: Ziel in Projekten sollte es sein, die Aktivitäten auf die wesentliche Wertschöpfung zu konzentrieren. Fehlersuche in einem unübersichtlichen Excel-Dokument oder langwieriges Formatieren von Diagrammen gehören nicht dazu.
• Eingeschränkte Mobilität: Die Unterstützung von Excel auf Tablets oder Mobiltelefonen ist noch immer nicht zufriedenstellend gelöst.
• Excel läuft nicht immer stabil: Zugegeben, dieses Argument trifft auch auf viele andere Software zu. Doch wenn eine komplizierte Formel nach langem Ausprobieren endlich wie gewünscht funktioniert, wird dich ein Programmabsturz zum Verzweifeln bringen.
• Excel eignet sich nicht für Kollaborationen: Insbesondere Projekte leben von der Zusammenarbeit im Team. Gemeinsam verwaltete Aufgabenlisten, Timelines und Berichte sind das A und O im Projektalltag. Es gibt viele Tools, die sich auf die Zusammenarbeit spezialisiert haben – Excel gehört nicht dazu.
• Excel wird von Nutzern mit sehr unterschiedlichen Vorkenntnissen bedient: Im Gegensatz zu vielen Spezialprogrammen werden Kenntnisse in Excel oft stillschweigend vorausgesetzt. Dies führt dazu, dass weniger versierte Anwender mit komplexen Dateien konfrontiert werden, was unweigerlich zu einer höheren Fehlerrate führt.

Ist es wirklich so schlimm?

Gewiss, wer eine Passion für Excel hegt, wird viele dieser Argumente sofort beiseiteschieben und zu Recht anmerken, dass die Probleme mit sauberen Prozessen und wohldefinierten Excel-Dateien vermieden werden können. Datenvalidierung oder geschützte Bereiche sind nur zwei einfache Möglichkeiten, viele typische Probleme zu verhindern.

Doch Vorsicht: Sofern nicht eine gute Fee allen Anwendern hochwertige Schulungen spendiert und sofern sich nicht alle Projektbeteiligten jederzeit diszipliniert an die vorgegebenen Prozesse halten, bleibt ein erhebliches Restrisiko bestehen.

Dennoch ist Excel im Projektmanagement weit verbreitet

In dieser Überschrift wurde das Wort „beliebt“ bewusst durch „weit verbreitet“ ersetzt.

Zwar gibt es Experten, die Excel wirklich lieben, die jedes noch so komplizierte Problem mit dessen Hilfe eindrucksvoll lösen können und regelmäßig hochwertig gestaltete Diagramme erzeugen, doch stellen diese Experten nicht die Mehrheit der Anwender.

Nicht wenige Projektleiter dürften sich angesichts des Funktionsumfanges und der Formeln ein wenig eingeschüchtert fühlen. Selbst bei den grundlegenden Funktionen hat der ein oder andere nach unserer Erfahrung das Bedürfnis, sich die Haare zu raufen.

Doch trotz aller Risiken und Nebenwirkungen ist Excel im Projektmanagement weit verbreitet.

Warum ist das so? Sicher, es gibt einige sehr fragwürdige Gründe, über die man immer wieder stolpert:

• „Das haben wir schon immer so gemacht.“: Diese Killerphrase findet sich in allen Unternehmen, allen Abteilungen und allgemein immer dann wieder, wenn mehrere Menschen über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten.
• Alternativen sind unbekannt: Die meisten im Projektgeschäft tätigen Menschen sind sich der Existenz von Alternativen durchaus bewusst. Doch was können die einzelnen Programme? Welches ist das Beste für den eigenen Anwendungsfall? Und worauf sollte allgemein geachtet werden? Ob der Unüberschaubarkeit des Marktes ist es wenig verwunderlich, dass oft auf die Standard-Variante Excel zurückgegriffen wird.
• Fehlende Zeit für Neueinführungen: Soll ein Projektmanagement-Tool erfolgreich eingeführt werden, passiert das nicht im Vorbeigehen. In vielen Unternehmen wird der Aufwand für Recherchen, Analysen und die Einführung gescheut – übrig bleibt Excel.
• Fehlender Druck von oben: Wenn die Quartalszahlen und die Marktanteile stimmen – warum sollte dann ein neues Tool eingeführt werden? Die Potenziale einer angemessenen Tool-Unterstützung sind oft schwer zu prognostizieren – warum also nicht auf die bewährte Lösung zurückgreifen, selbst wenn sie im Detail nicht perfekt ist und immer wieder zu kleineren Problemen führt?

Sollten dies die einzigen Argumente für den Einsatz von Excel sein, so wäre dies fatal. Doch es sprechen auch einige Gründe dafür – mehr dazu gleich nächste Woche im Folgeartikel!

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