Alle Jahre wieder, Teil 6: Projektphasen und Meilensteine

Dieser Artikel ist Teil 6 von 9 der Serie Alle Jahre wieder!

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Weihnachten rückt näher!

Im Gegensatz zu uns Normalsterblichen, die jedes Jahr auf’s Neue vom nahenden Fest überrascht werden, wird im Weihnachtsdorf vernünftig geplant. Und das ist auch gut so! Man stelle sich die vielen traurigen Kinder vor, die sonst zu Weihnachten plötzlich ohne Geschenke dastehen!

Im ersten Schritt der Zeitplanung wird zunächst ein grober Phasenplan erstellt. Das Schöne an einem Phasenplan:

  • Er ist schnell erstellt! Man muss noch nicht großartig ins Detail gehen.
  • Die grafische Darstellung ist für alle Beteiligten leicht erfassbar.
  • Er zeigt, welche groben Phasen in welcher Reihenfolge ablaufen.
  • Es werden die wichtigsten Entscheidungspunkte im Projekt definiert – die Meilensteine!

Und so sieht der Phasenplan für unser Weihnachtsprojekt aus:

 

weihnachten-phasen

 

Dieser schöne Plan wurde übrigens so richtig groß aufgemalt und so ausgehängt, dass alle Beteiligten ihn sehen können. Eine schöne Orientierung!

Klar: Dieser Plan ist jetzt wirklich sehr grob. Ein wenig mehr Informationen wurden dann doch herausgearbeitet:

PhaseAktivitätenZiele
PlanungZeitplanung erstellen, optimale Reiserouten gemäß der Zeitzonen ausarbeiten, Lieferanten recherchieren und Einsatzpläne erstellen

  • Zeit- und Einsatzpläne liegen vor
  • Reiserouten wurden erarbeitet
  • Lieferantenlisten liegen vor

VorbereitungWunschzettel auswerten, Geschenke besorgen, verpacken und verteilen; Fuhrpark vorbereiten, Adressen recherchierenMit Abschluss der Phase wurde alles so vorbereitet, dass an Weihnachten nur noch ausgeliefert werden muss:

  • Alle Geschenke sind verpackt und befinden sich in den Verteilzentren
  • Schlitten und Rentiere sind einsatzbereit

AuslieferungSchlitten beladen, Reiseroute abfahren und Geschenke ausliefernAlle Geschenke sind pünktlich bei ihren Empfängern angekommen
AbschlussRestliche Geschenke spenden, Reklamationen bearbeiten und Projekt abschließen

  • Es befinden sich keine Geschenke mehr in den Verteilzentren
  • Reklamationen wurden bearbeitet
  • Dokument mit Erfahrungen liegt vor

Wichtig bei der Definition von Meilensteinen: Es sollte immer definiert werden, woran man die Erreichung eines Meilensteins erkennen kann. Das können Protokolle, Listen oder erstellte Dokumentes ein. Für das Weihnachtsprojekt sieht das wie folgt aus:

MeilensteinBelegGrobes Datum
Projekt gestartetProtokoll der ProjektstartbesprechungAnfang Oktober
Planung abgeschlossenZeit- und Einsatzpläne, Reiserouten und Lieferantenlisten liegen vorEnde Oktober
Startklar für WeihnachtenStatusberichte aus Fuhrpark und Verteilzentren23. Dezember
Geschenke abgeliefertlange Listen mit Häkchen 25. Dezember
Projekt abgeschlossenReklamationsstatistik und AbschlussdokumentMitte Januar

Fertig! Daran kann man sich doch ganz wunderbar orientieren. Im nächsten Teil gehen die Wichtel noch einen Schritt weiter und erstellen den „Plan der Pläne“!

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Weitere Artikel der Serie:<< Alle Jahre wieder, Teil 5: Projektorganisation und -KommunikationAlle Jahre wieder, Teil 7: Der Plan der Pläne >>
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