Stakeholder: Der ultimative Überblick

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Andrea Windolph & Dr. Alexander Blumenau

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Die Kurzfassung für Eilige
Als Stakeholder werden beteiligte, betroffene oder interessierte Personen oder Personengruppen in einem Projekt bezeichnet. Im Rahmen des Stakeholdermanagements werden diese Personen(gruppen) identifiziert, nach ihrer Wichtigkeit bewertet und sinnvolle Maßnahmen abgeleitet, um einen maximalen Projekterfolg sicherzustellen.

Stakeholder können einem Projektmanager echte Probleme bereiten: Die Wünsche des Kunden passen nicht zu den Produkteigenschaften in der Entwicklungsabteilung? Bei der Organisation einer Großveranstaltung machen kritische Anwohner dem Projektleiter das Leben schwer? Und bei der Einführung eines neuen Systems zum Zeitmanagement in einem Unternehmen geht der Betriebsrat auf die Barrikaden? Herzlich willkommen: Du hast soeben Bekanntschaft mit Stakeholdern im Projekt gemacht!

Stakkeholder

Was wie eine trockene Projektmanagement-Methode klingt, kann bei Nichtbeachtung fatale Auswirkungen haben. Werden die Interessen wichtiger Personen(gruppen) nicht berücksichtigt, kann das Projekt im schlimmsten Fall scheitern:

  • Weil wichtige Rahmenbedingungen und Interessen nicht berücksichtigt worden sind.
  • Weil das Commitment des höheren Managements nicht eingeholt wurde.
  • Weil sich bestimmte Personen nicht eingebunden fühlen oder nicht ausreichend informiert werden.

Bist du diesen Problemen hilflos ausgeliefert? Natürlich nicht: Effektives Stakeholdermanagement hilft dabei, Projektgegner milde zu stimmen und Befürworter als starke Unterstützer für dein Projekt zu gewinnen und zu nutzen.

Definition „Stakeholder“

Es gibt unzählige Definitionen und Begriffe im Stakeholdermanagement. Schau dir folgende Kurzfassung an:

Stakeholder sind beteiligte, betroffene oder interessierte Personen oder Personengruppen in einem Projekt.

Zwischen diesen Personen(gruppen) und dem Projekt gibt es Wechselbeziehungen: Ein Stakeholder kann ein Projekt beeinflussen, aber auch selbst davon beeinflusst werden. Weiterhin können wechselseitige Interessen bestehen, wie zum Beispiel ein Wunsch nach Einbindung oder Mitarbeit.

Wechselbeziehung zwischen Stakeholder und Projekt
Wechselbeziehung zwischen Projekt und Stakeholder
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Im verlinkten Artikel findest du genaue Definitionen, Informationen über die Herkunft des Begriffs sowie typische Beispiele im Projektmanagement:

Was ist Stakeholdermanagement?

Stakeholdermanagement spielt während der gesamten Projektlaufzeit eine große Rolle. Der Begriff bezeichnet alle Aktivitäten, um mit den wichtigsten Personen(gruppen) umzugehen. Stakeholdermanagement findet in einem kontinuierlichen Zyklus statt:

  1. Identifizieren: Welche Personen(gruppen) spielen in deinem Projekt eine Rolle?
  2. Analysieren: Welche Interessen und Erwartungen haben diese Personen(gruppen) an dein Projekt? Sind sie positiv oder negativ eingestellt? Welchen Einfluss haben sie auf dein Projekt?
  3. Steuern: Mit welchen Maßnahmen kannst du am besten kritische Personen(gruppen) zu deinen Gunsten beeinflussen und Unterstützer gewinnen?
  4. Überwachen: Wie wirken deine Maßnahmen? Ändert sich die Anzahl oder Bewertung?
Stakeholdermanagement im Projekt
Stakeholdermanagement als Kreisprozess

Warum ist Stakeholdermanagement so wichtig?

Wer entscheidet, ob ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde? Das ist nicht der Projektleiter – das sind wichtige Personen wie Auftraggeber oder Kunden. Wer entscheidet während der Projektlaufzeit darüber, wie das Projekt wahrgenommen und durchgeführt wird? Auch hier spielen bestimmte Personen(gruppen) eine wichtige Rolle, wie zum Beispiel das Projektteam, externe Partner oder andere Beteiligte wie Behörden oder Anwender. Stakeholder sind keine homogene Gruppe, in der alle an einem Strang ziehen – im Gegenteil:

Was ist die Aufgabe eines Projektmanagers? Richtig: Ein Projekt zum Erfolg zu führen – und das geht nicht, ohne die Stakeholder-Interessen zu beachten.

Die Ziele des Stakeholdermanagements:

  • Unterstützer und positive Einflüsse sollen gestärkt werden.
  • Gegner und negative Einflüsse sollen verringert werden.

Gelingt dies, ist eine wichtige Basis für ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt geschaffen.

Die Stakeholderanalyse im Überblick

Einer der wichtigsten Schritte im Stakeholdermanagement ist die Stakeholderanalyse. Diese wird üblicherweise in einer frühen Projektphase erstmalig durchgeführt, um Stakeholder zu identifizieren, zu bewerten und zu analysieren:

Schritt 1: Stakeholder sammeln

Welche Personen(gruppen) sind für dein Projekt relevant? Im ersten Schritt werden diese gesammelt – als wichtiger Ausgangspunkt für eine genauere Analyse. Häufig wird ein Brainstorming mit dem Projektteam durchgeführt oder Erfahrungen aus vergangenen Projekten genutzt.
Achtung: Obwohl bereits Bestandteil des oben gezeigten Stakeholdermanagement-Zyklus, wird das Identifizieren bzw. Sammeln der Stakeholder häufig mit zur Stakeholderanalyse im breiteren Sinn gezählt.

Schritt 2: Stakeholder bewerten

Was, wenn eine lange Liste von Personen(gruppen) identifiziert wurde? Woher weißt du, welche von ihnen besonders wichtig sind – oder sind vielleicht alle gleich wichtig? Ganz klar: Hier muss eine Priorisierung her. Ein smarter Projektmanager weiß, welchen Personen er besondere Aufmerksamkeit schenken muss – und welche (zumindest für den Moment) vernachlässigt werden können. Stakeholder können nach verschiedenen Kriterien bewertet werden, z. B. nach Einfluss, Einstellung oder Konfliktwahrscheinlichkeit.

Schritt 3: Stakeholder analysieren und Maßnahmen ableiten

Die Bewertung aus Schritt 2 ist gut – eine genauere Analyse noch besser. In diesem Schritt schaust du genauer hin, welche Interessen die einzelnen Personen(gruppen) haben und wie du gezielt Maßnahmen ableiten kannst.

Schritt 4: Stakeholder-Strategie auswählen

Stakeholdermanagement für Fortgeschrittene und mit einem Überlapp zu Schritt 3: Welche Maßnahmen du ableitest, hängt nicht zuletzt von der gewählten Strategie ab. Du erinnerst dich? Es gibt extrem wichtige und weniger wichtige Stakeholder. Nicht alle muss du gleich behandeln.

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Woher kommt der Begriff „Stakeholder“?

Gehen wir zurück ins 17./18. Jahrhundert nach England: Dort wurde der Begriff bei Spielen und Wetten verwendet. Der „stake“ war der Wetteinsatz, der „holder“ dessen Besitzer. Kennst du die Redewendung im Englischen „Something is at stake“? Genau das trifft es: Es steht etwas auf dem Spiel – und das gilt auch fürs Projekt.

Ein Stakeholder im Projekt hat etwas zu gewinnen oder zu verlieren, etwas steht für ihn auf dem Spiel.

Was sind Stakeholder und Shareholder?

Auch wenn die Begriffe ähnlich klingen – sie bezeichnen unterschiedliche Personen(gruppen) – auch wenn bestimmte Personen sowohl Stake- als auch Shareholder sein können:

  • Stakeholder: Diese spielen im Projekt eine große Rolle, aber auch in einem größeren Kontext wie z. B. Unternehmen. Es handelt sich um alle Personen(gruppen), die an einem Projekt oder Unternehmen beteiligt sind, von den Prozessen oder Produkten betroffen sind oder die ein Interesse daran haben. Häufig wollen sie Unternehmen oder Projekte beeinflussen oder werden von ihnen beeinflusst.
  • Shareholder: Der Begriff wird auch als Anteilseigner übersetzt und spielt im Projektmanagement keine Rolle. Shareholder stellen einem Unternehmen Kapital zur Verfügung, z. B. indem sie in Aktien investieren. Ein Shareholder ist somit automatisch auch immer Stakeholder des Unternehmens, da eine Beteiligung und ein Interesse an der Unternehmensentwicklung besteht.

Welche Stakeholder sind wichtig?

Sobald du im Rahmen der Stakeholderanalyse eine genaue Bewertung vorgenommen hast, hast du einen deutlich besseren Überblick darüber, welche Personen(gruppen) für dein Projekt besonders wichtig sind. Häufig sind diejenigen besonders wichtig, die einen hohen Einfluss geltend machen können: Sie können über Budgets und Ressourcen entscheiden und die Ausrichtung des Projekts ändern. Oft trifft das auf Schlüsselpersonen wie Auftraggeber oder die Unternehmensleitung zu.

Doch auch andere Beteiligte können besonders wichtig sein, z. B. wenn ein hohes Konfliktpotenzial, hoher Einfluss und negative Einstellung miteinander kombiniert sind. Beispiel: Bei einem großen Bauprojekt können Umweltschützer eine enorm wichtige Rolle spielen, wenn diese ihre Stärken ausspielen da sie ihre Anliegen vom Projekt übergangen fühlen.

Stakeholderportfolio

 

Wie identifiziere ich Stakeholder?

Sie werden in einer frühen Projektphase gesammelt, z. B. in Form eines Brainstormings oder aufgrund von Erfahrungswerten. Folgende Fragen sind hilfreich:

  • Wer ist am Projekt beteiligt?
  • Wer ist vom Projekt(ergebnis) betroffen?
  • Wer ist am Projekt(ergebnis) interessiert?

Zusätzlich zu Fragen wie diesen kann eine Unterscheidung in interne und externe Stakeholder getroffen werden. Weitere hilfreiche Fragen findest du im Artikel zum Identifizieren von Stakeholdern

Weitere Fragen

So unterschiedlich Projekte sein können, so verschieden können auch die Stakeholder aussehen. Von einer überschaubaren Anzahl bis hin zu mehreren hunderten Stakeholdern in Großprojekten – die Spanne ist sehr groß. Typische Stakeholder in Projekten sind:
  • Auftraggeber
  • Projektteam
  • Externe Partner
  • Lieferanten
  • Kunden, Anwender oder Nutzer
  • Vertreter anderer Abteilungen
  • Behörden

Die Unterscheidung ist einfach: Interne Stakeholder bewegen sich innerhalb der Organisation, z. B. die Unternehmensleitung oder andere Abteilungen. Externe Stakeholder hingegen sind außerhalb der Organisation tätig, z. B. Lieferanten oder Behörden. 

Kritische Stakeholder sind besonders die Personen(gruppen), die über den Einfluss bzw. die Macht verfügen, die Ausrichtung eines Projekts zu bestimmen oder das Projekt zum Scheitern zu bringen. Oft (aber nicht immer) sind Stakeholder dann kritisch, wenn eine hohe Macht in Kombination mit negativer Einstellung bzw. hohem Konfliktpotenzial auftritt.

Die Definition eines Stakeholders ist sehr weit gefasst, wenn Beteiligte, Betroffene und Interessierte gleichermaßen berücksichtigt werden. Trotzdem muss auf einen konkreten Projektbezug geachtet werden, weshalb auch häufig von einem „berechtigtem Interesse“ am Projekt gesprochen wird.

Beispiel: Eine Privatperson interessiert sich für Marathonläufe. Diese Tatsache macht sie nicht automatisch zum Stakeholder im Projekt „3-Brücken-Marathon“.

Videos zum Thema

Du magst bewegte Bilder lieber, als lange Texte zu lesen? Dann findest du Videos mit anschaulichen Praxisbeispielen zum Stakeholdermanagement auf dem YouTube-Kanal von „Projekte leicht gemacht“:

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