Risikomanagement im Projekt: Der ultimative Überblick

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Andrea Windolph & Dr. Alexander Blumenau

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Die Kurzfassung für Eilige
Risikomanagement ist eine der wichtigsten Disziplinen für Projektmanager: Es gilt, unsichere Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf die Erreichung der Projektziele zu vermeiden oder zu verringern. Um dies zu erreichen, werden im Rahmen der Risikoanalyse Risiken identifiziert, bewertet und mit Maßnahmen belegt. Während des gesamten Projektverlaufs findet ein kontinuierliches Risikomanagement statt.

Typisch: Eine wichtige Ressource fällt aus, ein Wintereinbruch behindert den Baufortschritt und das neue System zum Dokumentenmanagement läuft nicht auf dem antiquierten Server.

Aber mal ehrlich: Welches Projekt verläuft schon nach Plan? Ist es nicht normal, wenn unerwartete Ereignisse eintreten, mit denen niemand gerechnet hat? Keine Frage: Wer als Projektmanager tätig ist, kennt die kleinen und großen Dinge, die regelmäßig wohldurchdachte Pläne hinfällig machen.

Doch was, wenn manche dieser Ereignisse hätten verhindert werden können? Was, wenn das Projektbudget nicht überzogen worden wäre, wenn nur frühzeitig jemand mitgedacht und gegengesteuert hätte? Oder noch viel dramatischer: Was, wenn durch frühzeitige Maßnahmen ein Scheitern des Projekts hätte verhindert werden können?

Risikoanalyse Projektmanagement

Mit Fragen wie diesen beschäftigt sich das Risikomanagement im Projekt. Werden Risiken von Beginn an identifiziert, bewertet und mit effektiven Maßnahmen bearbeitet, können in vielen Fällen Terminverzögerungen, Budgetüberschreitungen oder sogar das Scheitern des Projekts verhindert werden.

Definition Risiko

Doch was ist eigentlich genau ein „Risiko“? Schauen wir uns ein paar Definition an. Das Gabler Wirtschaftslexikon hat folgendes zu bieten:

Kennzeichnung der Eventualität, dass mit einer (ggf. niedrigen, ggf. auch unbekannten) Wahrscheinlichkeit ein (ggf. hoher, ggf. in seinem Ausmaß unbekannter) Schaden bei einer (wirtschaftlichen) Entscheidung eintritt oder ein erwarteter Vorteil ausbleiben kann.

Laut Wikipedia wird der Begriff „Risiko“ in verschiedenen Zusammenhängen unterschiedlich definiert, wobei es einen gemeinsamen Nenner gibt:

Allgemein wird hierunter die Möglichkeit des Eintritts künftiger Ereignisse, die nachteilige Auswirkungen wie Verlustgefahren in sich bergen

Wir beziehen uns auf das Projektmanagement und verwenden gern folgende Definition:

Ein Risiko ist ein Ereignis, das nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintritt und das bei Eintritt negative Auswirkungen auf die Erreichung der Projektziele hat.

Auswirkungen von Risiken im Projekt
Für ein effektives Risikomanagement solltest du jedoch nicht nur den Begriff „Risiko“ kennen, sondern auch zwei weitere wichtige Grundbegriffe: Risiko und Auswirkung. Mehr dazu findest du hier:

Was ist Risikomanagement?

Der Begriff des Risikomanagements (auch: Risk Management) lässt sich leicht ableiten: Wenn wir davon ausgehen, dass Risiken sich negativ auf die Erreichung der Projektziele auswirken, dann beschreibt das Risikomanagement alle Aktivitäten, um mit Risiken effektiv umzugehen:

  1. Identifizieren: Welche Risiken können im Projekt auftreten? Welche unsicheren Ereignisse können die Erreichung der Projektziele gefährden?
  2. Analysieren: Wie gefährlich sind diese Risiken? Welche Auswirkungen könnten sie haben und auf welche sollte besonderes Augenmerk gelegt werden?
  3. Steuern: Mit welchen Strategien können Risiken bearbeitet werden? Welche Maßnahmen können die Gefahr durch Risiken verringern? 
  4. Überwachen: Wie entwickeln sich die Risiken im Projektverlauf? Welche neuen Risiken sind entstanden?

Eine ausführlichere Übersicht in 7 Schritten findest du hier:

Stakeholdermanagement im Projekt

Warum ist Risikomanagement wichtig?

Ganz einfach: Kümmert sich ein Projektmanager nicht um Risiken, dann läuft er ins offene Messer. Auch wenn nicht alle Ereignisse und Gefahren komplett ausgeschaltet werden können, so lassen sich viele Risiken mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen vermeiden oder der Schaden kann reduziert werden. 

Was ist die Aufgabe eines Projektmanagers? Richtig: Das Projekt zur Zufriedenheit der Stakeholder zum Erfolg zu bringen, also eine definierte Leistung in einem Zeit- und Budgetrahmen abzuliefern. Da Risiken dieses Ziel gefährden können, handelt ein Projektmanager unverantwortlich, wenn er diesem wichtigen Thema nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt.

Mehr Informationen findest du in folgendem Artikel:

Die Risikoanalyse im Überblick

Einer der wichtigsten Schritte im Risikomanagement ist die Risikoanalyse. Diese wird üblicherweise in einer frühen Projektphase erstmalig durchgeführt. Im engeren Sinn umfasst die Risikoanalyse ausschließlich die Bewertung und Priorisierung von Risiken. Wir definieren den Begriff etwas breiter und zählen folgende Schritte zur Risikoanalyse:

Schritt 1: Risiken identifizieren

Die Kernfrage in diesem ersten Schritt: Welche Risiken können im Projekt eintreten? Häufig bietet sich für das Sammeln von Risiken ein Brainstorming im Projektteam an.

Schritt 2: Risiken bewerten und priorisieren

Welche Risiken sind wirklich gefährlich? Auf welche Risiken sollte besonders geachtet werden – und welche können (noch) vernachlässigt werden? Genau diese Fragen klärt der zweite Schritt. Risiken werden in der Regel nach zwei Kriterien bewertet:

  1. Eintrittswahrscheinlichkeit: Mit welcher prozentualen Wahrscheinlichkeit tritt das Risiko ein?
  2. Tragweite: Welcher Schaden entsteht, wenn das Risiko eintritt?
Werden diese beiden Werte multipliziert, ergibt sich der Risikowert und damit eine Kenngröße, wie gefährlich das Risiko für das Projekt ist: Risikowert in € = Eintrittswahrscheinlichkeit in % x Tragweite in €

Anhand des Risikowerts können die Risiken in eine Rangfolge gebracht und damit priorisiert werden.

Schritt 3: Maßnahmen ableiten

Die wichtigsten Risiken wurden identifiziert – und nun? Um die Gefahr auf die Projektziele zu verringern, sollten passende Strategien und Maßnahmen abgeleitet werden:

  1. Die passende Strategie wählen: Nicht jedes Risiko muss komplett vermieden werden – ebensowenig wie nicht alle Risiken akzeptiert werden sollten. In diesem Artikel findest du die vier wichtigsten Risikostrategien: Verlagern, reduzieren, vermeiden oder akzeptieren.
  2. Maßnahmen ableiten: Sofern Risiken nicht verlagert oder akzeptiert werden, müssen sie durch geeignete Maßnahmen reduziert oder vermieden werden. Hierfür bieten sich zwei Maßnahmengruppen an: Präventive Maßnahmen wirken auf die Ursache, während korrektive Maßnahmen den entstandenen Schaden reduzieren.

Risikoüberwachung im Projektverlauf

Es wurde eine saubere Risikoanalyse durchgeführt, Strategien gewählt und Maßnahmen definiert? Glückwunsch! Der Grundstein für ein erfolgreiches Risikomanagement wurde gelegt. Doch ein Großteil der Arbeit liegt noch vor dir. Während des Projektverlaufs sollten regelmäßig folgende Fragen beantwortet werden können:

  1. Hat sich die Gefahr der Risiken geändert?
  2. Wirken die definierten Maßnahmen?
  3. Tauchen neue Risiken auf?
  4. Ist die Priorisierung der Risiken noch aktuell?

Risiko- und Chancenmanagement

Oft vernachlässigt, und doch so wichtig: Chancenmanagement bekommt häufig keine große Aufmerksamkeit. Stell dir eine Chance als Umkehr zum Risiko vor.

Eine Chance ist ein unsicheres Ereignis, das nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintritt und positive Auswirkung auf die Erreichung der Projektziele hat.

Chancen können dabei helfen, die Projektziele leichter zu erreichen. Alternativ liefern sie einen unerwarteten Zusatznutzen, der die Zufriedenheit der Stakeholder oder des Projektteams steigert.

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Was ist ein Risikoregister?

Ein Risikoregister ist ein Verzeichnis, in dem alle Risiken eines Projekts aufgelistet sind. Es hilft dem Projektleiter, Risiken zu analysieren und während des Projektverlaufs zu überwachen. Je nach Projekt kann ein solches Register sehr umfangreich sein und folgende Spalten enthalten:

  • Eindeutige ID des Risikos
  • Bezeichnung des Risikos
  • Kategorie (z. B. nach der PEST-Analyse)
  • Ursache
  • Auswirkungen
  • Verantwortlicher
  • Eintrittswahrscheinlichkeit in %
  • Tragweite in €
  • Risikowert in €
  • Priorisierung
  • Gewählte Risikostrategie
  • Präventive und korrektive Maßnahmen
  • Maßnahmenkosten

Welche Kriterien spielen bei der Bewertung von Risiken eine Rolle?

Risiken werden in der Regel nach der Eintrittswahrscheinlichkeit in % und der Tragweite in € bewertet. Anders ausgedrückt: Wie wahrscheinlich ist es, dass das Risiko eintritt und wie viel kostet der entstandene Schaden?

Was ist der Risikowert?

Der Risikowert ergibt sich aus der Multiplikation aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite und wird als Geldwert angegeben. Je höher der Risikowert, desto gefährlicher ist das Risiko für das Projekt.

Videos zum Thema

Du magst bewegte Bilder lieber, als lange Texte zu lesen? Dann findest du Videos mit anschaulichen Praxisbeispielen zum Risikomanagement auf dem YouTube-Kanal von „Projekte leicht gemacht“:

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