Projektmanagement: Der ultimative Überblick

Die Kurzfassung für Eilige
Projektmanagement umfasst alle Aktivitäten zum Planen, Durchführen, Steuern, Kontrollieren und Kommunizieren von komplexen Vorhaben (Projekten). Dieser Artikel gibt einen Überblick über Definitionen von Projekt und Projektmanagement, das magische Dreieck, typische Projektmanagement-Methoden, -Phasen und -Standards.

Ein typisches Projektmanagement-Beispiel

Projektmanagement im Überblick

Stell dir vor, du wirst als Verantwortlicher für die Organisation des jährlichen Sommerfests des lokalen Kleingartenvereins auserkoren. Eine überschaubare Feier soll es werden, etwa 30 glückliche Gartenbesitzer werden vor Ort sein. Geschmeichelt sagst du zu und stellst dir schnell die Frage: „Wie fang ich an?“

Was als einfache Frage beginnt, wird schnell deutlich komplizierter:

  • Wer soll alles dabei sein – und müssen wir vielleicht Genehmigungen einholen?
  • Wann müssen die Bratwürste oder Beleuchtung bestellt werden, damit alles rechtzeitig da ist?
  • Was ist, wenn es regnet oder stürmt?
  • Bezahlt jeder einen kleinen Beitrag, suchen wir Sponsoren oder gibt die Vereinskasse genügend her?

Dir raucht der Kopf – spätestens wenn ein erboster Anwohner dich auf der Straße anspricht und dir mitteilt, dass er die Polizei ruft, wenn es in diesem Jahr mal wieder laut werden sollte.

Ein so kleines Fest – und so viele Probleme und Fragen? Tja: Willkommen in der wunderbaren Welt des Projektmanagements! Ja: Auch ein solches Sommerfest ist bereits ein Projekt – mit all den Problemen und Hürden, die einem Projektmanager regelmäßig begegnen. 

Was im Kleinen noch machbar ist, scheint bei umfangreichen Bauprojekten, in der Software- und Produkt-Entwicklung und bei der Einführung und Optimierung von Unternehmensprozessen schnell wie eine hochkomplexe Blackbox. Genau hier kommt Projektmanagement ins Spiel: Mit Hilfe von Vorgehensmodellen und Methoden wird es dir leicht gemacht, auch unübersichtliche Vorhaben zu strukturieren, zu planen und zielgerichtet anzugehen

Neugierig? Dann ist dieser Überblicksartikel genau richtig für dich. Egal ob klassisch, agil oder hybrid: Hier findest du den ultimativen Überblick zum Thema Projektmanagement.

Was ist ein Projekt?

Was ist eigentlich so ein Projekt? Obwohl der Begriff ständig verwendet wird, fällt es vielen sicher schwer, sofort eine Definition parat zu haben. Um es noch schwieriger zum machen, gibt es nicht nur eine Definition, sondern gleich mehrere. In dieser Übersicht schauen wir mal, was die größten Projektmanagement-Verbände auf Lager haben. Bereit? Dann legen wir los:

Laut ICB 4.0®-Standard der IPMA® wird ein Projekt wie folgt definiert:

Ein Projekt ist definiert als ein einmaliges, zeitlich befristetes, interdisziplinäres und organisiertes Unterfangen, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vorab definierter Anforderungen und Randbedingungen zu erzielen.

Auch das PMI® (Project Management Institute) hat in seinem PMBOK (Project Management Body of Knowledge) eine Definiton parat:

“A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.”


Sinngemäß: „Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, mit dem ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis geschaffen werden soll.

Auch bei PRINCE2® gibt es eine Definition. Demnach ist ein Projekt

„a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case“

Auf Deutsch definiert PRINCE2® also ein Projekt

„als eine temporäre Organisation, die aufgesetzt wird zum Zwecke der Bereitstellung eines oder mehrerer Business-Produkte, gemäß eines vereinbarten Business Cases.“

Noch nicht genug? Dann fragen wir auch noch einmal beim Gabler Wirtschaftslexikon nach:

„Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“

Fassen wir alle Definitionen zusammen, dann kristallisieren sich typische Merkmale heraus:

Merkmale eines Projekts

Weiterlesen: 6 Merkmale, an denen du ein Projekt erkennst
Weiterlesen: Was macht ein Projekt komplex?
Video: Was ist ein Projekt? (Teil 1) – Eine anschauliche Definition
Video: Was ist ein Projekt? (Teil 2) – Die Projektmerkmale

Einen Punkt greifen wir uns aus der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons heraus: Projekte erfordern aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung ein gesondertes Projektmanagement – doch was ist das überhaupt?

Was ist Projektmanagement?

Denke mal an das Beispiel des Sommerfests von oben zurück: Projektmanagement hilft dir dabei, das Fest zu planen, durchzuführen und den Überblick zu bewahren. Das klingt simpel, doch wir haben auch ein paar offizielle Definitionen für dich: Laut DIN 69901 umfasst Projektmanagement die

„Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.“

Das Gabler-Wirtschaftslexikon sagt folgendes:

„Projektmanagement umfasst die Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts.“

Noch eine Definition gefällig? Dann mögen wir diese hier:

„Projektmanagement umfasst das Planen, Durchführen, Steuern, Kontrollieren und Kommunizieren von komplexen Vorhaben.“

Oder auch noch einfacher: Projektmanagement ist ein systematisches Vorgehen in komplexen Situationen. In jedem Fall ist Projektmanagement keine Wissenschaft – viel eher eine Sammlung von Methoden und Werkzeugen, mit deren Hilfe ein Projekt zum Erfolg geführt werden kann.

Weiterlesen: Definition Projektmanagement: Was ist Projektmanagement?
Video: Projektmanagement-Grundlagen: Hier wird Projektmanagement einfach erklärt!

Das Magische Dreieck im Projektmanagement 

Um Projekte und Projektmanagement gut verstehen zu können, helfen sprechende Bilder. Das vielleicht bekannteste und eingängigste Bild eines Projekts ist das des magischen Dreiecks, das die drei wichtigsten Erfolgsfaktoren Kosten, Zeit und Leistung darstellt:

Das magische Dreieck

Warum funktioniert das Bild so gut? Weil sich ein Projekt immer in einem Spannungsfeld zwischen diesen drei Faktoren befindet. Es soll schnell gehen und wenig kosten? Dann muss vermutlich an der Leistung gespart werden.

Noch kniffliger wird es, wenn der übergreifende vierte Faktor ins Bild kommt: die Kundenzufriedenheit bzw. Zufriedenheit des Auftraggebers. Denn was, wenn alle drei Faktoren erfüllt wurden, die Kundenwünsche jedoch nicht hinreichend berücksichtigt wurden oder aber der Kunde sich schlecht informiert oder nicht gewertschätzt fühlt? Soziale Faktoren wie diese spielen in Projekten eine größere Rolle, als es auf den ersten Blick den Anschein hat.

Das magische Dreieck mit Kundenzufriedenheit

Weiterlesen: Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Projektmanagement-Methoden 

Begriffe pedantisch bis ins letzte Detail hinterfragen? Das versuchen wir zu vermeiden – pragmatische Ansätze sind gefragt. Trotzdem beleuchten wir an dieser Stelle den Begriff „Projektmanagement-Methode“ näher.

An vielen Stellen werden Methoden wie die Meilensteintrendanalyse oder Netzplantechnik auf eine Stufe gestellt mit Scrum, PRINCE2® oder agilem Projektmanagement – in dem man letztere ebenfalls „Methoden“ nennt. Für Einsteiger ist es schwierig, den Überblick zu bewahren. Aus diesem Grund halten wir uns an folgende sinnvolle Begriffsunterscheidung:

Vorgehensmodelle

Es existieren übergreifende Vorgehensmodelle, nach denen ein Projekt abgewickelt wird, z. B. das V-Modell oder Scrum. Diese Vorgehensmodelle werden häufig klassischem oder agilem Projektmanagement zugeordnet und folgen teilweise einem Standard, z. B. dem der IPMA®. Andere Begriffe für Vorgehensmodelle: Projektmanagement-Systeme oder Projektmanagement-Methodiken oder Frameworks.

Projektmanagement-Methoden

Als Projektmanagement-Methoden bezeichnen wir einzelne Methoden, die innerhalb eines Vorgehensmodells angewendet werden. Hier kann es sich z. B. um eine Risikoanalyse, eine Phasenplanung oder Aufwandsschätzung handeln.

Beispiel

Die Netzplantechnik ist eine typische Methode des klassischen Projektmanagements und kann in verschiedenen Vorgehensmodellen eingesetzt werden, z. B. einem nach dem Wasserfallmodell geplanten Projekt.

Basierend auf dieser Unterscheidung ergibt sich folgender Überblick:

Klassisches Projektmanagement

Typische Vorgehensmodelle: Wasserfallmodell, V-Modell

Typische Methoden: Netzplantechnik, Meilensteintrendanalyse, Projektstrukturplanung

Agiles Projektmanagement

Typische Vorgehensmodelle: Scrum, Kanban, Extreme Programming

Typische Methoden: Backlog-Management, Kanban-Board, Daily Scrum

Übergreifendes Projektmanagement

Typische Methoden: Stakeholderanalyse, Risikoanalyse, Kommunikationsmatrix

Softskills

Typische Methoden: Methoden zum Priorisieren, Zeitmanagement-Methoden, Kommunikationsmethoden, Mitarbeiterführung

Projektmanagement-Standards und -Verbände 

Wann immer es um Prozesse und strukturiertes Vorgehen geht, orientieren wir Menschen uns gern an Standards, um einheitlich vorzugehen – so auch im Projektmanagement. Folgende Standards haben sich weltweit etabliert:

Alle Verbände bieten Zertifizierungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten für Einsteiger und erfahrene Projektmanager an.

Was gibt es noch? Neben den genannten Verbänden existieren diverse DIN- und ISO-Normen:

  • DIN 69901 (Projektmanagement – Projektmanagementsysteme) / ISO 21500 (Leitfaden zum Projektmanagement / Guidance on project management)
  • ISO/TC 258 (Project, programme and portfolio management)
  • DIN 69909 (Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten)
  • ISO 10006: Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projekten

Projektmanagement-Phasen

Beginnen wir mit einer übersichtlichen und allgemein gültigen Version für Pragmatiker. Demnach laufen Projekte meist in 4 Phasen ab:

  1. Projektstart: Der Startschuss für das Projekt! In dieser Phase werden Motivation und Projektnutzen bestimmt, Machbarkeiten geklärt und der Projektleiter bestimmt. Oft endet die Phase mit einer klaren Zieldefinition und einem offiziellen Projektauftrag, der dem Projekt die offizielle Legitimation verschafft. 
  2. Projektplanung: Es geht ans Eingemachte! Verantwortlichkeiten, Termine, Kosten und Projektinhalte werden im Detail geplant. Sofern noch nicht geschehen, werden auch Stakeholder- und Risikoanalyse durchgeführt.
  3. Projektdurchführung, -überwachung und -steuerung: Die Grundlagen wurden gelegt – nun wird gearbeitet. In der häufig längsten Phase werden die definierten Projektergebnisse erarbeitet. Begleitet werden die inhaltlichen Aktivitäten von einer ständigen Überwachung, der Analyse von Planabweichungen und Maßnahmen zum Gegensteuern.
  4. Projektabschluss: Das Projektergebnis liegt vor und das Projekt ist vorüber? So einfach ist es nicht. Neben der offiziellen Abnahme, der abschließenden Dokumentation und der Auflösung des Projektteams sind Lessons Learned ein wichtiger Bestandteil dieser Phase. 
Projektmanagement-Phasen

So mancher wird jetzt vielleicht sagen: „Mooooment … ich kenne aber andere Projektmanagement-Phasen!“ Das ist sehr wahrscheinlich: Je nach Branche und gewähltem Vorgehensmodell werden unterschiedliche Phasen definiert. Die DIN 69901 unterscheidet zum Beispiel in die Phasen Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss. Ein Architekt, der sich nach den Leistungsphasen nach HOAI richtet wird wieder andere Ansichten haben als ein agiler Software-Entwickler, der nach Scrum arbeitet.

Möchtest du es noch komplizierter haben? Manchmal wird sogar in Projekt- und Projektmanagement-Phasen unterschieden. Was ist der Unterschied? Während die Einteilung in Projektphasen den Projektinhalt in sachlich und/oder zeitliche Abschnitte unterteilt, werden Projektmanagement-Phasen als Gliederung der Projektmanagement-Aktivitäten verstanden. Das kann sinnvoll sein, aber auch verwirren – weshalb wir hier nicht näher darauf eingehen.

Weiterlesen: Projektmanagement-Phasen: Ein kompakter Überblick

Projektarten

Ob Projektart, Projekttyp oder Projektklasse: Häufig werden Projekte in Gruppen eingeteilt. Warum ist das sinnvoll?

Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Je nach Projektart kann es unterschiedliche Herangehensweisen für die Umsetzung geben.
  • Die Risikobetrachtung für verschiedene Projektarten kann unterschiedlich ausfallen.
  • Unterschiedliche Projektarten können in Unternehmen verschiedene Berichte, Dokumente usw. erfordern.
  • Projekte der gleichen Projektart lassen sich miteinander vergleichen und Erfahrungen können leicht übertragen werden.

Aber welche Projektarten existieren nun? Schau dir folgendes Beispiel an:

Es handelt sich um ein mittelgroßes, nationales Investitionsprojekt mit internem Auftraggeber, das traditionell geplant wird und als Innovationsprojekt eingestuft wird.

Wie im Beispiel schön zu erkennen ist, können Projekte nach unterschiedlichen Kriterien gruppiert werden:

Unterscheidung nach Projektarten

Mehr Informationen zu den einzelnen Projektarten ergänzt durch Beispiele findest du in folgendem Artikel:

Weiterlesen: Welche Projektarten gibt es? Ein übersichtlicher Überblick

Projektmanagement-Zertifizierung

Die Nachfrage nach hoch qualifizierten Mitarbeitern mit einer Projektmanagement-Zertifizierung steigt – und das ist kein Wunder. Digitalisierung, Automatisierung, Big Data, globale Lieferketten und Outsourcing: Die Wirtschaft befindet sich im Wandel, der Druck auf Unternehmen steigt – und das in rasender Fahrt. War Projektmanagement früher „nur“ eine Disziplin, um komplexe Vorhaben mit Methoden zu bewältigen, ist es jetzt eine Schlüsselkompetenz und Erfolgsfaktor zum Überleben auf globalen Märkten. Um diese Herausforderungen zu stemmen, sind qualifizierte Projektmanager unverzichtbar

Doch welche Projektmanagement-Zertifizierung ist die richtige? Der Markt ist nicht leicht zu durchschauen, an jeder Ecke winken Schulungsanbieter mit Zertifikaten. 

Einen ersten Überblick mit Zertifizierungen der größten Projektmanagement-Verbände PMI®, IPMA® oder PRINCE2® findest du in einem der Selbsttests auf unserer Lernplattform ittp:

Weiterlesen: Welche Projektmanagement-Zertifizierung passt zu mir?

Gelassen und kompetent im Projekt – aber wie?

Souverän und selbstsicher Projekte leiten: Das ist kein Kinderspiel! Falls du deine Projekte stressfrei und erfolgreich managen möchtest oder eine Zertifizierung anstrebst: Die flexible ittp-Online-Ausbildung schafft den entscheidenden Vorteil für deinen nächsten Karriereschritt. In fokussierten Micro-Learning-Modulen erhältst du alle Werkzeuge, um produktive Teams zu führen und herausragende Projektergebnisse zu erzielen – zufriedene Kunden inklusive.

Egal ob alter Hase oder Projektmanagement-Neuling: Nur mit der nötigen Expertise und Praxiswissen in Management, Teamführung und Organisation gelingt dir der hektische Projektalltag. Klar, den gesunden Menschenverstand musst du schon selbst mitbringen – aber das nötige Know-How für erfolgreiche Projekte bekommst du von uns. Die innovative ittp-Lernplattform bietet dir fundiertes Grundlagenwissen, wertvolle Praxistipps und reichlich Gelegenheit zum Üben – damit du selbst in kniffligsten Projektsituationen gelassen bleibst und kompetent agierst.

Online und zeitlich flexibel | Optionale Zertifizierung nach IPMA® GPM Level D | Hochwertiges Zertifikat | Direkter Praxistransfer

Videos zum Thema

Du magst bewegte Bilder lieber, als lange Texte zu lesen? Dann findest du Videos mit anschaulichen Praxisbeispielen zum Projektmanagement auf dem YouTube-Kanal von „Projekte leicht gemacht“:

Video: Was ist ein Projekt?
Video: Die Merkmale eines Projekts
Video: Was ist Projektmanagement?
Scroll to Top

Hallo!

Hier gibt's pragmatisches Projektmanagement für Macher und essenzielle Karriere-Skills – für heute und eine Zukunft, in der Wissen und Qualifikation noch mehr zählen.
Andrea Windolph & Dr. Alexander Blumenau...

Professionelle Vorlagenpakete

PM-Toolbox - Das Projektmanagement-Vorlagenpaket