Projektorganisation? Hat das was mit Organigrammen zu tun? Genau. Dieser Artikel beschreibt jedoch nicht den Aufbau einer solchen Baumstruktur, sondern beschäftigt sich mit der Frage, wie ein Projekt in das Unternehmen eingebettet sein kann – und welche Auswirkungen es für dich als Projektleiter hat.
Warum die Form der Projektorganisation wichtig ist
Vielleicht fragst du dich, warum dich dich mit solchen theoretischen Themen auseinandersetzen solltest. Ist die Art der Projektorganisation nicht ohnehin immer vorgegeben? Vielleicht meistens – aber nicht immer. Schau dir an, was dir dieses Wissen bringt:
- Falls du die Wahl hast, kannst du dich für die beste Variante entscheiden.
- Du kennst Vor- und Nachteile der Organisationsformen und kannst entsprechend planen.
- Deine Rolle als Projektleiter ist klarer, wenn du die Einbettung in die Organisation kennst.
- Du kannst gegenüber Mitarbeitern mit Fachbegriffen und Wissen glänzen.
Die folgenden Abschnitte klären dich über die drei typischen Organisationsformen in Projekten auf.
Du willst alles über perfekte Projektplanung wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen ✔ Alle Artikel auf einen Blick
Die Stabsorganisation
Die Stabsorganisation wird auch als Einflussorganisation bezeichnet. Der Projektleiter verfügt weder über fachliche noch über disziplinarische Weisungsbefugnis und hat oft kein festes Projektteam.
Nun stellt sich schnell die Frage, wann diese Organisationsform sinnvoll ist, wenn der Projektleiter praktisch keine direkte Macht ausüben kann?
Der Begriff der Einflussorganisation deutet bereits darauf hin: Der Projektleiter kann Einfluss geltend machen. Oft werden derartige Projekte durchgeführt, die direkt von der Geschäftsleitung oder zumindest von einer hoch aufgehängten Abteilung unterstützt werden. Diesen Einfluss kann der Projektleiter nutzen, um im Projekt voranzukommen und von den wichtigen Funktionen unterstützt zu werden.
Beispiel
Im Unternehmen soll ein neuer Prozess zum Qualitätsmanagement eingeführt werden. Dieser Prozess soll abteilungsübergreifend implementiert und die Mitarbeiter geschult werden. Dieses Projekte wird von der Geschäftsführung hoch priorisiert. Der Projektleiter fungiert nun als Berater bzw. Koordinator in den betroffenen Abteilungen. Hierbei kann er flexibel auf Ressourcen zugreifen und Zuarbeiten mit der Rückendeckung der Geschäftsführung einfordern.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Die Organisationsstruktur wird nicht verändert. Die Projektorganisation kann schnell eingerichtet und aufgelöst werden. Projektmitarbeiter verbleiben in ihren Abteilungen und können ihr Fachwissen von dort beziehen. | Der Projektleiter verfügt über keine direkten Weisungsrechte. Abstimmung und Koordination ist sehr aufwändig. Maßnahmen sind manchmal schwierig durchzusetzen. |
Einsatzgebiete
- Kleine und nicht-kritische Projekte
- Strategische und abteilungsübergreifende Projekte
Die reine Projektorganisation
Die reine Projektorganisation wird auch als autonome Projektorganisation bezeichnet. Für diese Organisationsform werden Mitarbeiter für die Dauer des Projektes komplett aus ihrer Abteilung herausgelöst und sind ausschließlich im Projekt tätig. Für diesen Zeitraum übernimmt der Projektleiter nicht nur das fachliche, sondern auch das disziplinarische Weisungsrecht.
Beispiel
Ein Unternehmen expandiert nach Südamerika. In Brasilien soll eine neue Produktionsstätte inklusive Infrastruktur-Anbindung errichtet werden. Das Projektteam wird aus verschiedenen Fachleuten zusammengestellt, die für die Projektlaufzeit ihre Position in den jeweiligen Abteilungen verlassen und ausschließlich für das Projekt arbeiten.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Hohe Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projekt. Klare Strukturen und sowohl fachliches als auch disziplinarisches Weisungsrecht durch den Projektleiter. Direkte Kommunikation. | Hoher Aufwand bei Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Linienorganisation. Wissensaustausch mit Fachabteilungen oft schwierig. Die Mitarbeiter stehen ihren Stammabteilungen für die Dauer des Projektes gar nicht mehr zur Verfügung. Bei Schlüsselressourcen kann das zu einem ernsthaften Problem werden. |
Einsatzgebiete
- Groß- und Auslandsprojekte
- Terminkritische Projekte
Die Matrixorganisation
Die Matrixorganisation wird in der Praxis vermutlich am häufigsten angewendet und ist eine Art Mischform zwischen Stabs- und reiner Projektorganisation.
Projektmitarbeiter verbleiben in ihren Fachabteilungen und stehen dem Projekt zu einem gewissen Prozentsatz zur Verfügung. Der Abteilungsleiter übt weiterhin das disziplinarische Weisungsrecht und das fachliche Weisungsrecht für Linienaufgaben aus. Der Projektleiter verfügt über fachliches Weisungsrecht, was die Projektinhalte betrifft.
Beispiel
In einem Technologieunternehmen soll ein neues Produkt entwickelt werden. Zwei Mitarbeiter der Forschungs- und Entwicklungsabteilung stehen zu jeweils 50% dem Projekt zur Verfügung. Während der Projektlaufzeit berichten sie sowohl an ihren Projektleiter als auch an ihren normalen Vorgesetzten, was ihre Aufgaben des Tagesgeschäftes betrifft. Hier kann es zu Konflikten und Ressourcen-Überlastungen kommen, so dass die Kommunikation einen hohen Stellenwert einnimmt.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Mitarbeiter verbleiben in ihren Abteilungen, so dass eine Wiedereingliederung nach Projektende entfällt. Mitarbeiter können vom Wissen und dem Austausch in ihrer Fachabteilung profitieren. Flexibler Zugriff auf Ressourcen. | Konflikte zwischen Projekt- und Abteilungsleitung möglich (Mitarbeiter haben zwei Vorgesetzte). Probleme bei der Priorisierung zwischen Linien- und Projektarbeit. |
Einsatzgebiete
- Mittelgroße bis große Projekte
- Wichtige und terminkritische Projekte
Organisiert und strukturiert im Projekt – aber wie?
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Fazit
Es werden drei typische Organisationsformen unterschieden: Die Stabs-, reine und Matrixorganisation, wobei letztere in der Praxis am meisten verbreitet ist. Je nach Projektorganisation verfügt der Projektleiter über unterschiedliche Weisungsbefugnisse und muss sich mit den Vorgesetzten der einzelnen Abteilungen abstimmen.
Fragen und Antworten
Unter Projektorganisation versteht man die Struktur des Projektes. Dabei werden der Aufbau und der Ablauf des Projektes geregelt, sowie die Regeln und Hilfsmittel festgelegt. Die Projektorganisation besteht nur für die Dauer des Projektes und wird dann in der Regel wieder aufgelöst.
Es werden drei typische Projektorganisationen unterschieden:
1. Stabsorganisation
2. Reine Projektorganisation
3. Matrixorganisation (am meisten verbreitet)
Durch die Wahl der richtigen Organisationsform ist deine Rolle als Projektleiter klar in die Organisation eingebettet und somit entstehen weniger Konflikte mit anderen Führungsverantwortlichkeiten. Jede Organisationsart hat ihre Vor- und Nachteile, die du dann in der besten Art und Weise für dein Projekt nutzen kannst. Auch die Projektmitarbeiter wissen besser über die Verteilung ihrer eigenen Kapazitäten Bescheid, wodurch Überlastung vermieden wird.
Projektmanagement umfasst alle Aktivitäten, die in einem Projekt anfallen (Planung, Vorbereitung, Steuerung und Durchführung sowie den Projektabschluss). Die Projektorganisation hingegen gibt die grundlegende Struktur des Projektes vor. Sie definiert also den Aufbau und den Ablauf des Projektes. Projektmanagement findet also innerhalb einer Projektorganisation statt.
