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Projektrollen: Diese Stellen müssen besetzt sein

Auf den Punkt gebracht

Projekte sind sehr vielschichtig und verlangen nach unterschiedlichen Kompetenzen. Um alle Aufgabenfelder abzudecken, sollten Rollen wie Projektleiter, Auftraggeber, Teilprojektleiter, Qualitätsmanager, Projektkaufmann, Controller und Lenkungskreismitglied besetzt und klar definiert sein.

Welche Projektrollen gibt es außer der des Projektleiters? Und warum ist es wichtig, Projektrollen zu definieren? Dieser Artikel gibt einen Überblick.

Was sind Projektrollen?

Da Projekte sehr vielschichtig sind, müssen auch verschiedene Aufgabenbereiche betrachtet werden. Ein Projekt wird auch als „Unternehmen auf Zeit betrachtet“. So wie es in einem Unternehmen Verantwortliche für die Geschäftsführung, für die Finanzen und womöglich einen Aufsichtsrat gibt, so müssen solche Aufgaben auch im Projekten wahrgenommen werden. Genau dafür existieren Projektrollen.

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, wenn klare Projektrollen definiert werden:

  • Wichtige Teilbereiche des Projekts werden nicht vernachlässigt.
  • Besonders in kleinen Projekten wird klar, dass einzelne Personen mehrere Rollen einnehmen müssen – häufig der Projektleiter.
  • Je größer das Projekt, desto wichtiger ist die Abgrenzung von Rollen und Befugnissen, um Unklarheiten und Kompetenzgerangel zu vermeiden.

Die folgende Liste gibt einen Überblick über mögliche Projektrollen:

Typische Projektrollen

Projektleiter

Ohne Frage: Der Projektleiter (oder Projektmanager) nimmt eine eigene Projektrolle ein. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, das Projekt so zu steuern, dass es erfolgreich abgeschlossen wird und die Projektziele erreicht werden. Stell dir den Projektleiter als den Steuermann vor, der den Überblick behalten und das (Projekt-)Schiff in den sicheren Hafen steuern muss.

Auftraggeber

Der Auftraggeber ist eine der wichtigsten Projektrollen. Er gibt das Projektergebnis in Auftrag und nimmt letztendlich das Projekt ab. Er übernimmt wichtige Lenkungs- und Entscheidungsfunktionen. Besonders in kritischen und/oder unklaren Projektsituationen sollte der Auftraggeber zu Rate gezogen werden, um sicherzustellen, dass sich das Projekt weiter in die richtige Richtung bewegt.

Teilprojektleiter

Teilprojektleiter sind dem Projektleiter unterstellt und verantworten einen abgegrenzten Teilbereich des Projektes. Je größer das Projekt, desto näherliegender ist eine Strukturierung in Teilprojekte. Entscheidungen, die über den Rahmen des Teilprojektes hinausgehen, werden nach oben an den Gesamtprojektleiter delegiert.

Qualitätsmanager

Je nach Projektinhalt und -größe wird eine eigenständige Projektrolle des Qualitätsmanagers ernannt. Findet das Projekt im Rahmen eines Unternehmens statt, so wird häufig ein Qualitätsmanager des Unternehmens Teil des Projektteams und nimmt eine neutrale Rolle innerhalb des Projekts ein. Der Qualitätsmanager ist dafür verantwortlich, die Erreichung der Qualitätsziele zu überwachen.

Je kleiner das Projekt, desto häufiger wird das Qualitätsmanagement vom Projektleiter übernommen – oder aber komplett vernachlässigt.

Projektkaufmann

Der Projektkaufmann beschäftigt sich mit den Finanzen. Hierbei geht es sowohl um die Beschaffung der finanziellen Mittel, als auch um die Überwachung der Kostenentwicklung im Projekt. In vielen Projekten nimmt der Projektleiter die Rolle des Kaufmanns mit ein.

Controller

Auch die Controller-Rolle wird häufig vom Projektleiter eingenommen. Diese Rolle ist für die Überwachung und Steuerung des Projektfortschrittes zuständig. Teilweise gehört auch die Überwachung der Kosten zu den Hauptaufgaben.

Lenkungskreismitglied

Verfügt das Projekt über einen Lenkungskreis, so stellt auch die Beteiligung in diesem Gremium eine Projektrolle dar. Lenkungskreismitglieder nehmen eine beratende, entscheidende und genehmigende Funktion im Projekt ein.

Im Gegensatz zu anderen Rollen sollte der Projektleiter nicht unbedingt Mitglied im Lenkungskreis sein. Das stellt sicher, dass der Lenkungskreis eine außenstehende und neutrale Funktion einnehmen kann.

PMO-Mitarbeiter

Projektmanagement-Offices werden immer beliebter und finden sich zunehmend in immer mehr Unternehmen. PMO-Mitarbeiter unterstützen den Projektleiter im Tagesgeschäft und können auch die Rolle des Projektkaufmanns oder -controllers einnehmen.

Projektmitarbeiter

Projektmitarbeiter sind den (Teil-)Projektleitern untergeordnet und sind für die Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete verantwortlich.

Fragen und Antworten

Wann werden die Projektrollen festgelegt?

Meist werden die Fragen zur Projektorganisation in der Planungsphase eines Projekts festgelegt. Hier werden nicht nur Rollen geklärt, sondern auch wie das Projekt in die Stammorganisation eingebunden ist und welche Verantwortlichkeiten jede Rolle einnimmt.

Worauf muss der Projektleiter bei den Projektrollen achten?

Der Projektleiter muss in erster Linie dafür sorgen, dass die Projektrollen besetzt sind und nicht vernachlässigt werden. Im zweiten Schritt müssen die Verantwortlichkeiten für jede Rolle definiert werden.

Kann eine Person mehrere Projektrollen einnehmen?

Nicht jede der genannten Rollen muss zwangsläufig von unterschiedlichen Personen eingenommen werden. Besonders bei kleineren Projekten nimmt insbesondere der Projektleiter mehrere Rollen ein. Je größer das Projekt, desto mehr werden die Projektrollen auf unterschiedliche Personen verteilt.

Wie können Projektrollen verwaltet werden?

Eine einfache Methode zur Visualisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt ist die RACI-Matrix.

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Fazit

Jeder Projektleiter sollte die Projektrollen kennen, um keinen Aufgabenbereich im Projekt zu vernachlässigen. Ebenso muss jeder, der eine Rolle im Projekt innehat, sich dessen bewusst sein und die damit verbundenen Befugnisse und Pflichten kennen. Nicht in jedem Projekt muss zwangsläufig jede Rolle vorhanden sein – doch wenn Rollen nicht besetzt werden, solltest du als Projektleiter das bewusst entscheiden und verantworten können.

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