Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Viel zu tun, viele Beteiligte und wenig Übersicht: Das haben Projekte nun einmal so an sich. An den ersten beiden Punkten kann man nichts ändern – am dritten jedoch schon. Nicht umsonst gibt es jede Menge Methoden und Werkzeuge, um die Übersicht im Projekt zu erhöhen und den Spaß an der Sache zu erhalten.
Eine dieser nützlichen Methoden stellen wir hier vor: die RACI-Matrix.
Vorlage RACI-Matrix
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Was ist die RACI-Matrix?
Die RACI-Matrix (auch: RACI-Chart) wird auch RAM genannt, was für „Responsibility Assignment Matrix“ steht. Kurz gesagt: Es handelt sich um eine Matrix, aus der hervorgeht, welche Beteiligten wofür verantwortlich sind. Dabei werden folgende Fragen beantwortet:
- Welche Aufgaben sind zu erledigen?
- Welche Rollen sind beteiligt?
- Wer ist wofür verantwortlich?
Um die Antworten auf diese Fragen übersichtlich darzustellen, wird eine Matrix erstellt mit folgendem Aufbau:
- Im linken Bereich werden entweder Aufgabenbereiche (z. B. „Projektmanagement“) oder konkrete Aufgaben (z. B. „Prototyp erstellen“) notiert.
- In die Kopfzeilen werden die Rollen der Beteiligten eingetragen.
Jetzt kommen endlich die vier wichtigen Buchstaben ins Spiel. Das bedeutet RACI im Detail:
- R – Responsible: Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich? Genannt wird üblicherweise eine Person, auch wenn diese weitere Personen zur Abarbeitung der Aufgabe hinzuziehen kann.
- A – Accountable: Wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde? Oft delegiert diese Person eine Aufgabe an die „responsible“ Person und prüft die Ergebnisse der Durchführung.
- C – Consulted: Wer wird zur Durchführung der Aufgabe konsultiert? Hier handelt es sich oft um Fachexperten oder Dritte, die nicht direkt an der Durchführung beteiligt sind, die jedoch beratend zur Seite stehen.
- I – Informed: Wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert? Hier findet in der Regel keine zweiseitige Kommunikation statt, sondern es werden lediglich Informationen übertragen.
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Die RACI-Matrix hilft dir, Aufgaben und Rollen im Projekt so zu strukturieren, dass klar ist, wer wofür verantwortlich ist, wer entscheidet, wer einbezogen wird und wer informiert bleibt. Damit schafft sie Orientierung und verhindert unklare Verantwortlichkeiten im Projektalltag.
Für klare Verantwortlichkeiten: RACI-Matrix erstellen
Die Erstellung einer RACI-Matrix kann schnell und pragmatisch passieren. So gehst du am besten vor:
- Starte mit den wichtigsten Aufgaben
Nimm nicht gleich das ganze Projekt auseinander. Beginne mit den zentralen Aufgaben, bei denen besonders viele Abstimmungen nötig sind. - Definiere die relevanten Rollen
Weniger ist mehr: Konzentriere dich auf die Rollen, die wirklich Einfluss auf die Aufgaben haben. Zu viele Beteiligte machen die Matrix schnell unübersichtlich. - Verteile die RACI-Kennzeichnungen
Geh Aufgabe für Aufgabe durch und ordne die Rollen zu. Wichtig dabei: Erst klären, wer verantwortlich ist (R) und wer entscheidet (A) – alles andere ergibt sich oft daraus. - Sprich die Matrix einmal gemeinsam durch
Die größte Wirkung entsteht nicht beim Ausfüllen, sondern beim Abstimmen. Geh die Matrix mit den Beteiligten durch und kläre offene Fragen direkt. - Nutze sie als Arbeitsmittel – nicht als Ablage
Eine RACI-Matrix bringt nur etwas, wenn sie im Alltag genutzt wird. Halte sie aktuell und greife darauf zurück, wenn Unklarheiten entstehen.
Praxistipp: Perfektion ist hier fehl am Platz. Eine „gut genug“-Matrix, die genutzt wird, ist deutlich wertvoller als eine perfekte, die in der Schublade verschwindet.
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Du startest mit den wichtigsten Aufgaben, legst die relevanten Rollen fest und ordnest dann Aufgabe für Aufgabe die Verantwortlichkeiten zu. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn du die Matrix gemeinsam mit den Beteiligten durchgehst, abstimmst und anschließend aktiv im Projekt nutzt.
Vorteile der RACI-Matrix
Praktisch, oder? Schau dir hier ein paar Vorteile der RACI-Matrix an:
Zu den Nachteilen: Zugegeben … im Grunde sind die folgenden Punkte eher Anwendungsfehler, statt echter Nachteile. Trotzdem ist es sinnvoll, sie im Hinterkopf zu behalten:
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Die RACI-Matrix sorgt für Klarheit und einfachere Abstimmungen im Projekt, kann aber schnell an Wirkung verlieren, wenn sie zu komplex wird oder nicht aktiv genutzt wird. Entscheidend ist, sie bewusst schlank zu halten und als praktisches Arbeitsmittel einzusetzen, nicht als reine Dokumentation.
Die besten Tipps zur RACI-Matrix
Probier es doch mal aus! Hier bekommst du noch ein paar Tipps:
- In jeder Zeile sollte genau ein Verantwortlicher (R) genannt werden. Sind mehrere Personen verantwortlich, geht viel von der klaren Verantwortlichkeitszuordnung verloren. Ist niemand verantwortlich – tja, dann ist das erst recht schlecht.
- Wurden doch mehrere Verantwortliche (R) pro Zeile zugeordnet, sollte über eine Aufteilung der Aufgabe nachgedacht werden.
- Falls eine Spalte (Rolle) zu viele A’s und R’s hat, ist diese ein potenzielles Bottleneck. Hier sollte geprüft werden, ob auf dieser Rolle zu viel Verantwortung lastet.
- Zu viele C (Consulted) führen zu Abstimmungsschleifen. Frag dich ehrlich: Wer bringt wirklich relevanten Input?
- Enthält eine Rolle kaum Zuordnungen, kann darüber nachgedacht werden, ob sie überhaupt eingebunden werden muss.
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Achte beim Ausfüllen der RACI-Matrix vor allem auf klare und eindeutige Zuordnungen: Pro Aufgabe sollte es genau eine verantwortliche Person geben, Rollen sollten weder überladen noch überflüssig sein, und „Consulted“ bewusst eingesetzt werden.
Varianten der RACI-Matrix
Die RACI-Matrix ist so einfach, dass problemlos Variationen genutzt werden können, um die Matrix an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und weitere Aufgabenbereiche abbilden zu können. Die folgenden Varianten existieren:
- RASCI: Die Standard-RACI-Matrix ergänzt um „Support“, also die Personen, die die „responsible“ Person bei der Durchführung einer Aufgabe unterstützen.
- RACI-VS: Hier gibt es gleich noch zwei weitere Bereiche: Wird einer Rolle ein „Verify“ zugeordnet, so soll diese überprüfen, ob die definierten Produkteigenschaften wie gewünscht umgesetzt wurden. „Signatory“ bedeutet, dass eine Person das „Verify“-Ergebnis absegnet. Im Vergleich zum Standard-RACI werden hier also noch weitere Prüfschritte eingebaut.
- CAIRO: Beinahe das Standard-RACI, lediglich ergänzt um „Omitted“. Wird dieser Wert zugewiesen, werden Beteiligte bewusst von einer Aufgabe ausgeschlossen.
Es gibt noch einige andere Varianten, in denen zum Beispiel „Recommends“, „Authority“, „Decides“ oder „Input“ genutzt werden. Mehr Informationen gibt es hier.
Kostenlose Vorlage für PowerPoint
Die folgende Vorlage eignet sich besonders für eine kleinere RACI-Matrix, in der eine überschaubare Anzahl von Rollen und Aufgaben abgebildet werden soll.
Vorlage RACI-Matrix
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Fazit
Die RACI-Matrix ist eine einfache Projektmanagement-Methode, mit deren Hilfe Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und visuell dargestellt werden können. Durch klare Zuordnungen von Aufgabenbereichen und Verantwortungen werden Missverständnisse und unklare Zuständigkeiten vermieden.
Häufig gestellte Fragen zur RACI Matrix
RACI steht für Responsible (verantwortlich für die Umsetzung), Accountable (rechenschaftspflichtig bzw. „Approver“), Consulted (wird zur Aufgabe befragt) und Informed (wird informiert).
Der „Accountable“ entscheidet, ob eine Aufgabe korrekt durchgeführt wurde und gilt als rechenschaftspflichtige Person. Dabei delegiert der „Accountable“ oft die Aufgabe an einen „Responsible“. Der „Responsible“ ist dabei für die Durchführung der Aufgabe an sich verantwortlich.
Trage alle Personen in deinem Projekt in die Kopfzeile ein und alle anstehenden Aufgaben in die erste Spalte. Achte dabei darauf, dass in jeder Zeile genau ein Verantwortlicher (R) steht. Hast du viele „A“ und „R“ in einer Spalte, könnte dies ein Flaschenhals werden. Prüfe, ob die hohe Verantwortung dieser Rolle umverteilt werden kann.
Neben der klassischen RACI-Matrix gibt es Varianten wie RASCI (mit zusätzlicher Rolle „Support“), RACI-VS (ergänzt um Prüfschritte wie „Verify“ und „Signatory“) oder CAIRO (inklusive „Omitted“ für bewusst ausgeschlossene Beteiligte). Je nach Projekt kannst du diese zusätzliche Rolle hinzufügen, wenn sie dir hilft, Verantwortlichkeiten noch klarer abzubilden.
Die RACI-Matrix ist besonders nützlich, um Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung im Projekt schnell sichtbar zu machen. Du erkennst sofort, ob Rollen überlastet sind, kannst Engpässe vermeiden und sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten wissen, wofür sie zuständig sind, was Abstimmungsaufwand und Konflikte spürbar reduziert.
Danke für Deinen Beitrag !
…in einer ähnlichen Form nutzen wir solche Tab. als „Skill Matrix“…
mit 3-2-1 Angaben zu den jeweiligen Skills (3 – Spezialist, 2 – Fortgeschritten, 1- Beginner, – dringender Bedarf);
wobei 2+1 als Backup/Vertretung für 3 einspringen kann
(sehr schön als Personal-Entwicklungs- und Projekt-Risiko-Tool-Komponente einsetzbar)
CU
Boeffi
Hallo Andrea,
Wir haben uns auch schon einmal mit dem Thema beschäftigt und in unserem Blog http://www.visual-braindump.de/2014/12/role-canvas-oder-das-raci-ratsel/ mal die Variante des Role Canvas beschrieben.
Viele Grüße,
Christian
Sehr schön! Vielen Dank für den Tipp!
Vielen vielen Dank für diese tolle Ressource! Endlich mal ein PM Blog auf den man Bock hat! Neben diesem ganzen trockenen steifen Business Websites mal ein Blog der es versteht, das Projektmanagement tatsächlich Spaß machen kann und sexy ist! Genial. Weiter so!!!
Danke! Das hören wir natürlich gern :-)
In manchen Geschäftsumfeldern geht es steif genug zu, da muss es nicht auch noch im Blog so sein ;-)