Der Projektstrukturplan, Teil 1: Nutzen und Aufbau

pspManche Begriffe wirken doch irgendwie abschreckend.

Mir ging es immer mit dem Projektstrukturplan (PSP) so. Was soll so eine Projektstruktur denn überhaupt sein? Ist das so etwas wie ein Organigramm mit Teammitgliedern und Verantwortlichen?

Mittlerweile weiß ich es besser. Und finde diesen doch etwas sperrigen PSP richtig gut.

Gleich vorab: Freunde der agilen Methoden werden die Hände über dem Kopf zusammenschlagen ob des Versuchs, ein Projekt schon von Beginn an komplett darzustellen.

Ich denke ja auch, dass das nicht immer möglich ist. Für bestimmte Projekte allerdings schon. Und selbst in agilen Projekten hilft mir der Ansatz der Projektstrukturierung, etwas Ordnung in den komplexen „Projekthaufen“ zu bekommen.

Was ist nun also ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist die vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen. Dabei werden die Elemente werden hierarchisch gegliedert, so dass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wider. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet. Projektstrukturplan (PSP) - Elemente

Nutzen eines Projektstrukturplans

So weit, so gut: Und wozu ist nun so ein Projektstrukturplan gut?

Alles auf einen Blick

Ein Projekt schnell zu überblicken ist häufig schwierig. Eine hierarchische Untergliederung des Vorhabens in immer kleiner werdende Teilbereiche verringert die Komplexität und ermöglicht eine leichtere Übersicht. Im Idealfall wird der PSP auf einer Seite – meist im Querformat – dargestellt. Und lässt sich dann wunderbar ausdrucken und an die Wand hängen.

Die vollständige Darstellung

Nach der reinen Lehre umfasst der PSP die vollständige Darstellung eines Projektes. Aller Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. So dass von Beginn an feststeht, was alles getan werden muss. Und das schafft Orientierung.

Gut als Kommunikationsgrundlage

Der PSP ermöglicht es, sich beim Austausch im Projekt immer auf konkrete Teilprojekte oder Arbeitspakete zu beziehen. Das verringert die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse und schafft Klarheit.

Basis für die Aufgabenverteilung

Der Projektstrukturplan mit seiner Untergliederung in Elemente bildet die Grundlage für eine Arbeitsteilung im Projekt. Elemente wie Teilprojekte und Arbeitspakete können an verschiedene Teammitglieder delegiert werden, die die Verantwortung für die Erledigung der Aufgaben übernehmen.

Im Team erarbeitet

Besonders nützlich ist ein PSP dann, wenn er im Team erstellt wird. Es ist viel einfacher, auch wirklich an alle zu erledigenden Aufgaben zu denken, wenn du sie dir nicht allein über einem Blatt brütend zusammenreimen musst. Weiterer Vorteil: Das Team wird frühzeitig in die Planung einbezogen, was die Identifikation mit dem Projekt stärkt.

Grundlage für weitere Pläne

Abhängig von Art und Umfang der Projektplanung dient der PSP als Basis für weitere Pläne. Denn zur Erinnerung: Der PSP sagt aus, WAS im Projekt getan wird, aber nicht wann, in welcher Reihenfolge und wie lange sie dauern. Die Elemente müssen also noch angeordnet und terminiert werden. Und das geht mit einem zuvor erstellten PSP gleich viel einfacher.

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Aufbau eines Projektstrukturplans

Okay. Jetzt wird es etwas technisch. Wie ist ein PSP aufgebaut?

Strukturierung

Im PSP wird das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Arbeitspakete sind die kleinste Einheit im PSP und beschreiben in sich abgeschlossene und delegierbare Aufgaben.

Orientierung

Projektstrukturpläne können nach unterschiedlichen Gliederungsprinzipien aufgebaut sein. Welche Orientierung gewählt wird, steht dir grundsätzlich frei. Werden je nach Branche oder Unternehmen bestimmte Vorgehensmodelle angewendet, kann es sein, dass eine bestimmte Gliederungsart vorgegeben ist. Objektorientierung Ein objektorientierter PSP ist nach konkreten Elementen, Bauteilen oder Objekten gegliedert. Das folgende Beispiel zeigt einen groben PSP für den Neubau einer Lagerhalle: PSP objektorientiert Funktionsorientierung Im Gegensatz zur Objektorientierung stehen bei der Funktionsorientierung die Aktivitäten und Tätigkeiten im Vordergrund: PSP funktionsorientiert Phasenorientierung Bei phasenorientierten Projektstrukturplänen werden die definierten Projektphasen auf der ersten Gliederungsebene aufgeführt. Alle weiteren Ebenen können dann entweder objekt- oder funktionsorientiert gegliedert werden. PSP phasenorientiert Gemischtorientierung Es ist auch möglich, verschiedene Gliederungsprinzipien in einem PSP zu verbinden. Wichtig ist: Auf einer Gliederungsebene muss immer das gleiche Gliederungsprinzip angewendet werden. PSP gemischtorientiert

Falsch:

  • Objektorientierung in einem Teilprojekt
  • Funktionsorientierung in einem anderen Teilprojekt

Richtig:

  • Objektorientierung auf der Ebene der Teilprojekte und Teilaufgaben
  • Funktionsorientierung auf der Ebene der Arbeitspakete

Codierung

Eine reine Strukturierung des Projektes ist nützlich – reicht aber für die Übersicht im Projekt nicht aus. Um die Elemente eindeutig identifizieren zu können, werden sie mit einem Code versehen. Dieser Code ist notwendig, um Aufwände, Ressourcen oder Änderungen immer eindeutig einem Arbeitspaket zuordnen zu können. Die Codierung spiegelt immer auch die hierarchische Position des Elements wider. Es werden verschiedene Arten der Codierung unterschieden:

  • Numerische Codierung: Nutzung von Ziffern, z.B. 1, 1.1, 1.1.2 …
  • Dekadische Codierung: Ziffern im 10er-Format, z.B. 1000, 1100, 1110 …
  • Alphabetische Codierung: Nutzung von Buchstaben, z.B. A, AA, AB, …
  • Alphanumerische Codierung: Mischung aus Zahlen und Buchstaben, z.B. A, A1, A.1.1 …

Häufig wird auch eine Projektnummer in den PSP-Code aufgenommen: psp-code-alphanummerisch


Tipp: Schritt für Schritt zum professionellen Projektstrukturplan

Nach Abschluss dieses Online-Kurses wirst du einen professionellen, auf die Eigenarten deines eigenen Projektes maßgeschneiderten PSP erstellen können – und das mit den dir zur Verfügung stehenden Software-Tools. Video-Tutorials für 7 beliebte Tools wie Microsoft Office, Microsoft Project oder XMind inklusive! Die zuvor unübersichtliche Blackbox kannst du optimal strukturieren und visuell darstellen – die perfekte Ausgangsbasis für dein eigenes Projekt.

  • Theoretische Grundlagen einfach erklärt
  • Tipps und Best Practices zur Erstellung eines Projektstrukturplans
  • 7 ausführliche Videotutorials zur Erstellung eines PSP mit Microsoft Excel, Powerpoint, Word und Project sowie WBS Tool, XMind und WBStool8
  • Beispieldateien und Vorlagen zum Download


Okay. Das ist der erste Teil. In der nächsten Woche geht es weiter mit Tipps zur Erstellung eines PSP und Hinweisen auf mögliche Tools, die dabei helfen. Wenn du es nicht erwarten kannst, kannst du dir bereits jetzt eine einfache kostenlose Vorlage im Powerpoint-Format herunterladen:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
8 Kommentare
  1. Benjamin Michels
    Benjamin Michels says:

    Hallo Andrea,

    ein sehr guter Artikel. Ich finde auch, dass „Projektstrukturplan“ kein toller Begriff ist und eher abschreckend wirkt. Aber gerade den Vorteil, den ganzen Plan im Blick zu haben darf man nicht unterschätzen.
    In meinen Projekten lege ich den PSP immer an. Es ist so wertvoll, wenn man jedem Mitglied schnell und einfach einen Überblick über das Projekt geben kann. Die Arbeit danach ist immer noch schwer genug.

    Ich finde es gut, dass du auf die Ebene der Teilaufgaben eingehst. Ich kenne es aber auch noch anders herum, also dass für ein Arbeitspaket die Einzelaufgaben erfasst werden. Das ist dann besonders wichtig, wenn genau diese Detailgrad controllt werden muss. Die Variante die du aufzeigst bündelt ja noch stärker – was gut ist, wenn es sehr viele Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete gibt. Die andere Variante ist besser einzusetzen, wenn es auf den Detailgrad der einzelnen Aufgaben innerhalb der Arbeitspaket ankommt. Also dann wenn es insgesamt weniger Arbeitspakete gibt. Hier nochmal ein Artikel der es erklärt:
    http://projektmanager-projektleiter.de/wofuer-benutze-ich-einen-projektstrukturplan/

    Toller Seite hier! Ich habe dich gerade schon auf Xing kontaktet und werde weiter mitlesen!

    Viel Dank,

    Benjamin Michels

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Danke für den Kommentar!

      Das sehen wir im Grunde genau so. Bei weniger komplexen Projekten schadet es der Übersicht nicht, bei der Detaillierung weiter in die Tiefe zu gehen.
      Es kann dabei sehr sinnvoll sein, die tieferen Detailebenen im Layout als solche zu kennzeichnen – z.B. durch graue statt schwarzer Schrift und Linien/Boxen. Besonders wenn in einem Projektportfolio sehr verschiedene Projekte ablaufen, verhindert dies eine sonst intuitiv vorgenommene Fehleinschätzung was den jeweiligen Aufwand und die Komplexität der Projekte im Vergleich untereinander angeht.

      Viele Grüße,
      Alexander

      Antworten
  2. Marco
    Marco says:

    Wow. Optimale Grafiken und schöne Beschreibung.
    Auch der Audiokommentar ist angenehm anzuhören und sehr informativ.

    Vielen Dank für die Arbeit dafür

    Antworten
  3. Elli
    Elli says:

    Hallo Andrea, bis zu deinem Vortrag habe ich mich schwer getan einen Psp zu erstellen. Jetzt habe ich es doch besser verstanden und werde mich gleich dran setzen. Danke dir, es war sehr angenehm zuzuhören.

    Antworten

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