Eine Großveranstaltung, ein riesiger Solarpark oder die Entwicklung eines gesunden Snacks für zwischendurch: Es ist nicht einfach, komplette Projekte auf einmal im Kopf zu behalten! Hier hilft die Untergliederung in Arbeitspakete weiter: Sie sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und dienen dazu, umfangreiche Aufgaben in überschaubare Einheiten zu unterteilen.
Was ist ein Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket (AP) im Projektmanagement ist ein klar definierter Bestandteil des Projektinhalts. Es hat klare Ziele, einen festgelegten Umfang, definierte Start- und Endtermine sowie zugeordnete Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Es dient dazu, die Arbeit in überschaubare Teile zu gliedern, den Fortschritt zu verfolgen und die Kommunikation und Koordination zwischen den Projektmitgliedern zu erleichtern.
Im Englischen wird der Begriff „work package“ (WP) genutzt.
Beispiel:
Stell dir vor, du willst ein Haus bauen. Einfach loslegen? Nicht ganz einfach – oder hast du alle Details direkt im Kopf? Stattdessen bietet es sich an, den großen Brocken in kleine, handliche Elemente zu untergliedern, wie zum Beispiel Genehmigungen, Elektrik, Wasser, Fundament, Wände, Dach, Sanitärinstallation usw.
Jedes Arbeitspaket enthält spezifische Aufgaben, Ziele, Termine und zugeordnete Ressourcen. Durch diese Aufteilung wird der gesamte Prozess des Hausbaus viel einfacher zu überblicken und kontrollierbarer.
Arbeitspakete werden im Rahmen der Projektstrukturplanung definiert und stellen die kleinste Einheit im Projektstrukturplan (PSP) dar.
Inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung
Ein Arbeitspaket wird in einer festgelegten Form beschrieben, wobei sich der Inhalt und Aufbau der Formulare je nach Unternehmen und Projekt unterscheiden kann. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über typische Inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung:
| Inhalt | Anmerkung |
|---|---|
| PSP-Code | Jedes AP sollte einen eindeutigen Code haben, den du auch in deinem Projektstrukturplan wieder finden solltest. |
| Titel | Hier ist Klarheit und Einfachheit entscheidend. Aus dem Titel sollten alle sofort erkennen, worum es hier geht. |
| Beschreibung | Hier darfst du ins Detail gehen. Beschreibe das Arbeitspaket so, dass du es ohne weitere Erklärung an einen Projektbeteiligten abgeben kannst. |
| Aktivitäten | Vor allem bei größeren Arbeitspaketen solltest du die einzelnen Aufgaben als Unteraktivitäten aufschlüsseln. Ist das AP eher klein, kann dieser Schritt auch übersprungen werden. |
| Erwartete Ergebnisse | Was soll am Ende rauskommen? Welche Ergebnisse sollen entstanden sein? |
| Benötigte Ressourcen | Welche Personalressourcen werden benötigt? Und welche Sachmittel? |
| Zeitangaben | Wann soll es losgehen – und wann enden? Wie lange dauert das Arbeitspaket? Wichtig: Hier geht es nicht um den Aufwand, sondern die reine Zeitdauer. |
| Aufwand und Kosten | Hier werden nun die Kosten und der Aufwand angegeben (z. B. in Personentagen). |
| Verantwortlicher | EINE Person sollte für das Arbeitspaket die Verantwortung tragen. Es können noch weitere Personen bei der Umsetzung unterstützen, die Verantwortung sollte jedoch nur bei einer Person liegen. |
| Fortschrittsgradmessung | Wie wird der Fortschritt gemessen? |
Neben diesen Informationen können in der Arbeitspaketbeschreibung weitere Inhalte erscheinen, wie zum Beispiel Schnittstellen (zu anderen Arbeitspaketen, Personen oder Projekten), Voraussetzungen für das Arbeitspaket („Was muss bereits erledigt sein, damit wir starten können?“), Risiken, Angaben zu Abnahme/Freigabe oder Anlagen bzw. Dokumente.
Du siehst: So eine Arbeitspaketbeschreibung kann recht umfangreich ausfallen, wenn du alle Inhalte aufführst. Entscheide jeweils für dein Projekt, welcher Umfang angemessen ist – nicht dass das Erstellen der AP-Beschreibung länger dauert als die Umsetzung der Inhalte selbst.
Merkmale von Arbeitspaketen
Das waren schon eine Menge Informationen, also fassen wir hier noch einmal die wichtigsten Merkmale von Arbeitspaketen zusammen. Ein Arbeitspaket:
- Hat immer genau einen Verantwortlichen.
- Umfasst einen abgeschlossenen inhaltlichen Projektbereich, der sich von anderen abgrenzen lässt.
- Endet immer mit der Erreichung eines bestimmten Ergebnisses.
- Wird durch einen PSP-Code eindeutig identifiziert.
- Ist die kleinste Einheit im Projektstrukturplan.
- Kann in der Termin- und Ablaufplanung weiter in Vorgänge untergliedert werden
Beispiel für ein Arbeitspaket
Ein einfaches Beispiel für ein Arbeitspaket: Für eine Veranstaltung müssen Goodie-Bags für die Teilnehmer gepackt werden:
Vorteile von Arbeitspaketen
Brauchst du wirklich in jedem Projekt Arbeitspakete? Jein: Die Projektstrukurplanung ist ein typisches Werkzeug im traditionellen bzw. planblasierten Projektmanagement. Falls du im agilen Umfeld unterwegs bist, wirst du eher keine traditionellen Arbeitspakete definieren.
In traditionellen Projekten profitierst du jedoch von einer Reihe von Vorteilen:
- Strukturierung und Klarheit: AP ermöglichen die strukturierte Aufteilung von Aufgaben und Funktionen eines Projekts. Sie definieren klare Ziele, Aufgaben und Ergebnisse, was zu einem besseren Verständnis für alle Projektbeteiligten führt.
- Überschaubarkeit: Durch die Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete werden komplexe Aufgaben in kleinere, handhabbare und überschaubare Einheiten zerlegt.
- Planbarkeit: AP erleichtern die Planung, indem sie klare Zeitrahmen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten für jede Einheit bereitstellen.
- Kontrolle: Arbeitspakete ermöglichen eine bessere Überwachung und Kontrolle des Projektfortschritts, da sie als messbare Einheiten betrachtet und verfolgt werden können.
- Fokussierung: Durch die Aufteilung von Aufgaben in Arbeitspakete kann sich jedes Teammitglied auf einen bestimmten Bereich konzentrieren.
- Kommunikation: Arbeitspakete erleichtern die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten, da sie klare Ziele und Anforderungen definieren, über die effektiv gesprochen werden kann.
- Bewertung: Arbeitspakete ermöglichen eine bessere Bewertung des Projektfortschritts und der erreichten Ergebnisse, da sie messbare Einheiten darstellen.
Je genauer du hier in der Planungsphase bist, desto leichter wird die Umsetzung im Projektverlauf fallen. Hier kannst du als Projektleiter also gut vorarbeiten, um Missverständnissen und Unklarheiten vorzubeugen.
Wie du die richtige Größe für ein Arbeitspaket bestimmst
Damit Arbeitspakete ihre ganze Stärke ausspielen können, ist die richtige Größe wichtig. Diese hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Komplexität der Aufgabe. Vorab: Es gibt kein festes Maß für die optimale Größe von Arbeitspaketen, da diese von der Art des Projekts und den individuellen Präferenzen abhängt.
Ein zu großes Arbeitspaket kann schnell unübersichtlich werden und. Zu viele kleine Arbeitspakete führen hingegen dazu, dass du schnell den Überblick verlierst und der Verwaltungsaufwand in keinem sinnvollen Verhältnis zum Projektinhalt steht.
Stell dir folgende Fragen, wenn du dir unsicher bist:
- Ist es eine zusammenhängende, in sich abgeschlossene Funktion oder Aufgabe? Idealerweise sollte es eigenständig bearbeitet werden können, ohne dass weitere Abhängigkeiten oder Rückfragen erforderlich sind.
- Ist das Arbeitspaket sinnvoll an einen Verantwortlichen delegierbar?
- Können klare Ziele definiert werden? Ein Arbeitspaket sollte klare, messbare Ergebnisse liefern. Dadurch kann der Fortschritt überprüft und der Erfolg des Arbeitspakets bewertet werden.
- Passt das Arbeitspaket gut ins Gesamtgefüge des Projekts? Idealerweise haben die AP innerhalb eines Projekts einen ähnlichen Komplexitätsgrad. Beim Bau eines neuen Flugzeugs wäre das Arbeitspaket „Abstimmung mit dem Lieferanten für die Stoffbezüge des Pilotensitzes“ evtl. zu klein gewählt und wäre eine der vielen Aufgaben im Arbeitspaket „Pilotensitz“.
Im Netz findest du folgende Faustformel: Ein Arbeitspaket sollte mindestens 5 Personentage und maximal 20 Personentage umfassen. 5 % des Gesamtaufwands ist ebenfalls eine gute Richtgröße.
Letztendlich ist ein wenig Bauchgefühl gefordert: Finde heraus, was am besten für dein Team und Projekt funktioniert. Eine gute Balance zwischen Übersichtlichkeit und ausreichender Größe ist entscheidend für den Erfolg.
Tipps beim Erstellen von Arbeitspaketen
Bevor du loslegst, schau dir noch folgende Tipps zum Erstellen von Arbeitspaketen an:
- Hol dir inhaltliche Hilfe: Keiner ist Experte in jedem Thema. Wenn du dir unsicher bist, was genau zu erledigen ist und wie lange das dauern könnte, dann hol dir deine Fachexperten aus dem Team dazu. Ihr könnte einzelne Arbeitspakete auch zusammen erstellen. Das hilft nicht nur bei der Genauigkeit, sondern erhöht auch die Motivation im Team.
- Klare Ziele und Aufgaben: Definiere klare und messbare Ziele für jedes Arbeitspaket – ein Arbeitspaket ist wie ein Mini-Projekt im Projekt, also sollten Ziele ebenso konkret formuliert sein.
- Nutze die Arbeitspakete für das Projektcontrolling: AP sind die ideale Basis, um deinen Projektfortschritt zu kontrollieren. Vor allem durch Fortschrittsgradmessungen (z. B. zu 25 % erledigt) lässt sich gut erkennen, ob deine Zeitplanung im Projektverlauf funktioniert. Hast du auch noch die Kosten pro AP definiert, kann auch das kostenseitige Projektcontrolling darauf aufsetzen.
- Verwende eine Software als Unterstützung: Es gibt viele Software-Tools und Vorlagen, die du als Unterstützung bei der Erstellung verwenden kannst.
Fazit
Durch klare Definition und Aufteilung der Aufgaben in einzelne Arbeitspakete können Projekte strukturierter und zielgerichteter umgesetzt werden. Je genauer Arbeitspakete definiert sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer strukturierten Bearbeitung im Projektverlauf. Die Projektstrukturplanung ist also keine lästige Aufgabe, sondern bietet die Möglichkeit, das Projekt vorab in der Tiefe zu durchdenken.
Fragen und Antworten
Ein Arbeitspaket (AP) im Projektmanagement ist ein klar definierter Bestandteil des Projektinhalts. Ein Arbeitspaket hat klare Ziele, einen festgelegten Umfang, definierte Start- und Endtermine sowie zugeordnete Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Es dient dazu, die Arbeit in überschaubare Teile zu gliedern, den Fortschritt zu verfolgen und die Kommunikation und Koordination zwischen den Projektmitgliedern zu erleichtern.
Es gibt kein festes Maß für die optimale Größe von Arbeitspaketen, da es sie von der Art des Projekts und den individuellen Präferenzen abhängt. Arbeitspakete sollten klar definiert sein, sich leicht delegieren lassen und sich sinnvoll ins Gesamtgefüge eines Projekts einfügen.
Allgemeine Richtlinie: Arbeitspakete sollen den Projektinhalt sinnvoll strukturieren und die Übersichtlichkeit erhöhen, ohne die Bürokratie und den Aufwand zur Nachverfolgung zu groß werden zu lassen.
Ein Arbeitspaket enthält den Namen, den zugehörigen PSP-Code, einen Hauptverantwortlichen, eine Beschreibung der Aufgaben, klar definierte Ziele, ein Fälligkeitsdatum, nötige Ressourcen, die Dauer des Arbeitspaketes sowie die einzelnen Aktivitäten bzw. Vorgänge. Je nach Projekt können Angaben zu Schnittstellen, Risiken, Fortschrittsmessung und Freigabe/Abnahme ergänzt werden.
