Manche Begriffe wirken auf die Teilnehmer unserer Projektmanagement-Ausbildung recht abschreckend. So ist es auch mit dem Projektstrukturplan (PSP). Was soll so eine Projektstruktur denn überhaupt sein? Ist das so etwas wie ein Organigramm mit Teammitgliedern und Verantwortlichen? In diesem Artikel erhältst du einen umfassenden Überblick über die Projektstrukturplanung – damit diese an sich einfache Methode garantiert ihren Schrecken verliert.
Hinweis: Die Projektstrukturplanung ist eine typische Methode des klassischen Projektmanagements. Vertreter agiler Ansätze können oft wenig mit der Idee anfangen, den gesamten Projektinhalt bereits zu Beginn darzustellen. Falls du agil tickst: Auch in agilen Projekten kann eine aufgeweichte Form eines PSP dabei helfen, eine High-Level-Perpektive auf den Projektinhalt einzunehmen.
Steigen wir ein: Was ist nun also ein Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan ist die vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen. Dabei werden die Elemente hierarchisch gegliedert, sodass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wider. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet.
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Vorteile eines Projektstrukturplans
So weit, so gut: Und wozu ist nun so ein Projektstrukturplan gut?
- Alles auf einen Blick: Ein Projekt schnell zu überblicken ist häufig schwierig. Eine hierarchische Untergliederung des Vorhabens in immer kleiner werdende Teilbereiche verringert die Komplexität und ermöglicht eine leichtere Übersicht. Im Idealfall wird der PSP auf einer Seite dargestellt – meist im Querformat. Diese lässt sich wunderbar ausdrucken und an die Wand hängen.
- Die vollständige Darstellung: Nach der reinen Lehre umfasst der PSP die vollständige Darstellung eines Projekts, aller Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. So steht von Beginn an fest, was alles getan werden muss – und das schafft Orientierung.
- Gute Kommunikationsgrundlage: Der PSP ermöglicht es, sich beim Austausch im Projekt immer auf konkrete Teilprojekte oder Arbeitspakete zu beziehen. Das verringert die Gefahr von Missverständnissen und schafft Klarheit.
- Basis für die Aufgabenverteilung: Der Projektstrukturplan mit seiner Untergliederung in Elemente bildet die Grundlage für eine Arbeitsteilung im Projekt. Elemente wie Teilprojekte und Arbeitspakete können an verschiedene Teammitglieder delegiert werden, die die Verantwortung für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben übernehmen.
- Im Team erarbeitet: Besonders nützlich ist ein PSP dann, wenn er im Team erstellt wird. Es ist viel einfacher, an alle zu erledigenden Aufgaben zu denken, wenn du sie dir nicht allein zusammenreimen musst. Weiterer Vorteil: Das Team wird frühzeitig in die Planung einbezogen, was die Identifikation mit dem Projekt stärkt.
- Grundlage für weitere Pläne: Abhängig von Art und Umfang der Projektplanung dient der PSP als Basis für weitere Pläne. Denn zur Erinnerung: Der PSP sagt aus, WAS im Projekt getan wird, aber nicht wann, in welcher Reihenfolge und wie lange sie dauern. Die Elemente müssen also noch angeordnet und terminiert werden. Und das geht mit einem zuvor erstellten PSP viel einfacher.
Aufbau eines Projektstrukturplans
Die Grundlagen und Vorteile sind klar? Gut! Jetzt wird es etwas technisch. Wie ist ein PSP aufgebaut?
Strukturierung
Im PSP wird das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Arbeitspakete sind die kleinste Einheit im PSP und beschreiben in sich abgeschlossene und delegierbare Aufgaben.
Orientierung
Projektstrukturpläne können nach unterschiedlichen Gliederungsprinzipien aufgebaut sein. Welche Orientierung gewählt wird, steht dir grundsätzlich frei. Werden je nach Branche oder Unternehmen bestimmte Vorgehensmodelle angewendet, kann es sein, dass eine bestimmte Gliederungsart vorgegeben ist.
Objektorientierung: Ein objektorientierter PSP ist nach konkreten Elementen, Bauteilen oder Objekten gegliedert. Das folgende Beispiel zeigt einen groben PSP für den Neubau einer Lagerhalle:
Aktivitätsorientierung (manchmal auch Funktionsorientierung): Im Gegensatz zur Objektorientierung stehen hier die Aktivitäten und Tätigkeiten im Vordergrund:
Achtung, für Spitzfindige:
Der Begriff Funktionsorientierung wird im Zusammenhang mit Projektstrukturplänen nicht immer einheitlich genutzt. Oft wird der Begriff „Funktion“ synonym zu „Tätigkeit/Aktivität“ benutzt – oft aber auch auf die Unternehmensfunktionen bezogen (Einkauf, Entwicklung, Produktion usw.). In dieser letzteren Bedeutung orientiert sich ein funktionsorientierter Projektstrukturplan also an den ausführenden Bereichen und ist damit eng an die Linienorganisation des Unternehmens geknüpft. In der Praxis spielt diese spitzfindige Unterscheidung allerdings meist weniger eine Rolle, da jeder Unternehmensfunktion häufig eins zu eins Aufgaben bzw. Tätigkeiten zugeordnet werden können.
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Phasenorientierung: Bei phasenorientierten Projektstrukturplänen werden die definierten Projektphasen auf der ersten Gliederungsebene aufgeführt. Alle weiteren Ebenen können dann entweder objekt- oder aktivitätsorientiert gegliedert werden.
Gemischtorientierung: Es ist auch möglich, verschiedene Gliederungsprinzipien in einem PSP zu verbinden. Wichtig ist: Auf einer Gliederungsebene muss immer das gleiche Gliederungsprinzip angewendet werden.
- Falsch: Objektorientierung in einem Teilprojekt, Aktivitätsorientierung in einem anderen Teilprojekt
- Richtig: Objektorientierung auf der Ebene der Teilprojekte und Teilaufgaben, Aktivitätsorientierung auf der Ebene der Arbeitspakete
Codierung
Eine reine Strukturierung des Projektes ist nützlich, reicht aber für die Übersicht im Projekt nicht aus. Um die Elemente eindeutig identifizieren zu können, werden sie mit einem Code versehen. Dieser Code ist notwendig, um Aufwände, Ressourcen oder Änderungen eindeutig einem Arbeitspaket zuordnen zu können. Die Codierung spiegelt immer auch die hierarchische Position des Elements wider. Es werden verschiedene Arten der Codierung unterschieden:
- Numerische Codierung: Nutzung von Ziffern, z.B. 1, 1.1, 1.1.2 …
- Dekadische Codierung: Ziffern im 10er-Format, z.B. 1000, 1100, 1110 …
- Alphabetische Codierung: Nutzung von Buchstaben, z.B. A, AA, AB, …
- Alphanumerische Codierung: Mischung aus Zahlen und Buchstaben, z.B. A, A1, A.1.1 …
Häufig wird auch eine Projektnummer in den PSP-Code aufgenommen.
Projektstrukturplan erstellen: Eine Kurzanleitung
Die Ultra-Kurzform, wenn es schnell gehen muss: Zeichne eine Mindmap und schreibe einfach alle Aufgaben auf, die zu deinem Projekt gehören. Der Vorteil: Es geht schnell und einfach. Der Nachteil: Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass du etwas vergisst.
Etwas ausführlicher solltest du so vorgehen:
- Gliederung festlegen
Ein Projekt kann nach Phasen, Objekten oder Aktivitäten gegliedert werden. Entscheide dich am besten zu Beginn für ein Prinzip, so dass kein Durcheinander entsteht.
- Vorgehen festlegen
Wer ist alles bei der Erstellung des PSP beteiligt? Soll das Projekt von oben nach unten immer weiter aufgegliedert oder eher von unten nach oben strukturiert werden? Lege also fest, wie bei der Erstellung vorgegangen werden soll.
- Ausgangsinformationen ermitteln
Sehr praktisch: Du musst nicht komplett bei Null beginnen! In der Regel gibt es schon viele Informationen, die als Grundlage genutzt werden können:
Risikoanalyse: Welche Maßnahmen wurden zur Minimierung von Risiken beschlossen und müssen im Projekt berücksichtigt werden?
Stakeholderanalyse: Welche Maßnahmen wurden für den Umgang mit Stakeholdern festgelegt?
Zielanalyse: Welche Aktivitäten können aus den Projektzielen abgeleitet werden? - Arbeitspakete sammeln
Auf Basis der Vorinformationen werden nun Aufgaben gesammelt. Dies kann gut in Form eines Brainstormings geschehen. Ziel: Möglichst alle zu erledigenden Aufgaben erfassen.
- Arbeitspakete strukturieren
Vielleicht stehst du nun vor einem großen Haufen voller Aufgaben. Nun geht es ans Strukturieren: Durch Zusammenfassen und Untergliedern entsteht die Projektstruktur mit Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen.
Fragen und Antworten zum Projektstrukturplan
Die Gliederungstiefe des PSP sollte immer der Projektgröße angemessen sein. Ziel: Schaffung einer größtmöglichen Übersicht. Ein PSP mit hunderten von Arbeitspaketen bei einem Großprojekt wird diese Anforderung nicht erfüllen. Im PSP wird hier eine gröbere Strukturierung verwendet, die dann in der Detailplanung konkretisiert wird. Kleinere Projekte können in der Regel bereits im PSP vollständiger abgebildet werden.
Grundsatz: Nicht so genau wie möglich, sondern so genau wie nötig!
Nach welchem Gliederungsprinzip der PSP aufgebaut wird, hängt von Vorgaben im Unternehmen oder auch persönlichen Vorlieben hab. Wichtig sind eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Verständnis im Projektteam.
Auch hier gibt es keine festen Regeln. Einziger Hinweis: Sehr lange und komplexe PSP-Codes erhöhen die Fehleranfälligkeit in der Praxis. Weniger ist hier manchmal mehr.
Nützliche Tools
Einen Projektstrukturplan kannst du auf verschiedene Weisen erstellen:
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- Per Hand: Das einfachste Werkzeug: ein Blatt Papier und ein Stift. Deutlich praktischer sind allerdings Post-Its, da diese einfacher umsortiert werden können. Im Team werden meist Karten genutzt, die für alle sichtbar an Flipchart oder Whiteboard angeheftet werden. Auch hier ist das Umsortieren und Strukturieren sehr einfach.
- Spezielle PSP-Tools: Dedizierte Tools zur Erstellung eines PSP sind rar gesät. Eine Möglichkeit bietet das Online-Tool Planhammer.
- Diagramm-Tools: Im Grunde sind PSPs nichts anderes als Diagramme in Baumstruktur. Online-Tools wie Gliffy oder Lucidchart bieten kostenfreie Zugänge an, die bezüglich der Funktionen allerdings beschränkt sind.
- Mindmapping-Tools: Die Strukturierung von Themen in Unterzweige kann auch mit Hilfe von Mindmaps durchgeführt werden. Mindjet Mindmanager bietet die Möglichkeit, jedem Zweig Termine und Fortschritte zu hinterlegen. Nachteil: Nicht gerade preiswert. Abgespeckt gibt es ähnliche Funktionen auch bei Mindmup, was kostenfrei erhältlich ist.
Eine einfache Variante bieten auch aktuelle Office-Versionen. Mittels eines SmartArt-Diagramms kann eine Baumstruktur erstellt werden. Diese einfache Art eines PSPs ist auch in der folgenden Vorlage enthalten:
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Fazit
Der Projektstukturplan mag auf den ersten Blick sperrig klingen, ist jedoch eine wertvolle und extrem sinnvolle Projektmanagement-Methode, um den Projektinhalt vollständig darzustellen. Er bildet die Basis für weitere Schritte, wie die Ablauf- und Termin- sowie Ressourcenplanung.
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