Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Manche Begriffe wirken auf die Teilnehmer unserer Projektmanagement-Ausbildung beinahe abschreckend. So ist es auch mit dem Projektstrukturplan (PSP). Was soll so eine Projektstruktur denn überhaupt sein? Ist das so etwas wie ein Organigramm mit Teammitgliedern und Verantwortlichen? In diesem Artikel erhältst du einen umfassenden Überblick über die Projektstrukturplanung – damit diese einfache Methode garantiert ihren Schrecken verliert.
Steigen wir ein: Was ist nun also ein Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan im Projektmanagement
Der Projektstrukturplan ist die vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen. Dabei werden die Elemente hierarchisch gegliedert, sodass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wider. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet.
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Auch wenn der Begriff etwas sperrig klingt: Der Projektstrukturplan ist eine einfache, aber enorm hilfreiche Methode, um Projekte von Anfang an klar zu gliedern. Wer den Überblick behalten und keine Aufgabe übersehen will, sollte sich mit dem PSP anfreunden.
Vorlage Projektstrukturplan
Erstelle einfach den Projektstrukturplan für dein Projekt!
Vorteile der Projektstrukturplanung
So weit, so gut: Und wozu ist nun so ein Projektstrukturplan gut?
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Ein gut gemachter PSP sorgt für Klarheit im Projekt – er zeigt, was alles ansteht, wer was übernimmt und macht die Zusammenarbeit im Team deutlich einfacher. Pluspunkt: Er ist die perfekte Grundlage für alles, was danach kommt – von der Terminplanung bis zur Kostenkalkulation.
Aufbau des Projektstrukturplans (PSP)
Die Grundlagen und Vorteile sind klar? Gut! Jetzt wird es etwas technisch. Wie ist ein PSP aufgebaut?
Strukturierung
Im PSP wird das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Arbeitspakete sind die kleinste Einheit im PSP und beschreiben in sich abgeschlossene und delegierbare Aufgaben.
Gliederung
Projektstrukturpläne können nach unterschiedlichen Gliederungsprinzipien aufgebaut sein. Welche Orientierung gewählt wird, steht dir grundsätzlich frei. Werden je nach Branche oder Unternehmen bestimmte Vorgehensmodelle angewendet, kann es sein, dass eine bestimmte Gliederungsart vorgegeben ist.
Objektorientierung: Ein objektorientierter PSP ist nach konkreten Objekten (z. B. Elementen oder Bauteilen) gegliedert. Das folgende Beispiel zeigt einen groben PSP für den Neubau einer Lagerhalle:
Aktivitätsorientierung (manchmal auch Funktionsorientierung): Im Gegensatz zur Objektorientierung stehen hier die Aktivitäten und Tätigkeiten im Vordergrund:
Achtung, für Spitzfindige:
Der Begriff Funktionsorientierung wird im Zusammenhang mit Projektstrukturplänen nicht immer einheitlich genutzt. Oft wird der Begriff „Funktion“ synonym zu „Tätigkeit/Aktivität“ benutzt – oft aber auch auf die Unternehmensfunktionen bezogen (Einkauf, Entwicklung, Produktion usw.). In dieser letzteren Bedeutung orientiert sich ein funktionsorientierter Projektstrukturplan also an den ausführenden Bereichen und ist damit eng an die Linienorganisation des Unternehmens geknüpft. In der Praxis spielt diese spitzfindige Unterscheidung allerdings meist weniger eine Rolle, da jeder Unternehmensfunktion häufig eins zu eins Aufgaben bzw. Tätigkeiten zugeordnet werden können.
Dr. Blumenau
Phasenorientierung: Bei phasenorientierten Projektstrukturplänen werden die definierten Projektphasen auf der ersten Gliederungsebene aufgeführt. Alle weiteren Ebenen können dann entweder objekt- oder aktivitätsorientiert gegliedert werden.
Gemischtorientierung: Es ist auch möglich, verschiedene Gliederungsprinzipien in einem PSP zu verbinden. Wichtig ist: Auf einer Gliederungsebene muss immer das gleiche Gliederungsprinzip angewendet werden.
- Falsch: Objektorientierung in einem Teilprojekt, Aktivitätsorientierung in einem anderen Teilprojekt
- Richtig: Objektorientierung auf der Ebene der Teilprojekte und Teilaufgaben, Aktivitätsorientierung auf der Ebene der Arbeitspakete
Codierung
Eine reine Strukturierung des Projektes ist nützlich, reicht aber für die Übersicht im Projekt nicht aus. Um die Elemente eindeutig identifizieren zu können, werden sie mit einem Code versehen. Dieser Code ist notwendig, um Aufwände, Ressourcen oder Änderungen eindeutig einem Arbeitspaket zuordnen zu können. Die Codierung spiegelt immer auch die hierarchische Position des Elements wider. Es werden verschiedene Arten unterschieden:
- Numerisch: Nutzung von Ziffern, z.B. 1, 1.1, 1.1.2 …
- Dekadische: Ziffern im 10er-Format, z.B. 1000, 1100, 1110 …
- Alphabetische: Nutzung von Buchstaben, z.B. A, AA, AB, …
- Alphanumerische: Mischung aus Zahlen und Buchstaben, z.B. A, A1, A.1.1 …
Häufig wird auch eine Projektnummer in den PSP-Code aufgenommen.
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Ein PSP gliedert dein Projekt sauber in Teilprojekte, Aufgaben und Arbeitspakete – ganz egal, ob nach Objekten, Tätigkeiten oder Phasen. Wichtig ist: Bleib auf jeder Ebene bei einem Prinzip. Für den Überblick sorgt eine klare Codierung – damit du weißt, was wohin gehört und wer was macht.
Projektstrukturplan erstellen: Eine Kurzanleitung
Die Ultra-Kurzform, wenn es schnell gehen muss: Zeichne eine Mindmap und schreibe einfach alle Aufgaben auf, die zu deinem Projekt gehören. Der Vorteil: Es geht schnell und einfach. Der Nachteil: Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass du etwas vergisst.
Etwas ausführlicher solltest du so vorgehen:
- Gliederung festlegen
Ein Projekt kann nach Phasen, Objekten oder Aktivitäten gegliedert werden. Entscheide dich am besten zu Beginn für ein Prinzip, so dass kein Durcheinander entsteht. - Vorgehen festlegen
Wer ist alles bei der Erstellung des PSP beteiligt? Soll das Projekt von oben nach unten immer weiter aufgegliedert oder eher von unten nach oben strukturiert werden? Lege also fest, wie bei der Erstellung vorgegangen werden soll. - Ausgangsinformationen ermitteln
Sehr praktisch: Du musst nicht komplett bei Null beginnen! In der Regel gibt es schon viele Informationen, die als Grundlage genutzt werden können:
Risikoanalyse: Welche Maßnahmen wurden zur Minimierung von Risiken beschlossen und müssen im Projekt berücksichtigt werden?
Stakeholderanalyse: Welche Maßnahmen wurden für den Umgang mit Stakeholdern festgelegt?
Zielanalyse: Welche Aktivitäten können aus den Projektzielen abgeleitet werden? - Arbeitspakete sammeln
Auf Basis der Vorinformationen werden nun Aufgaben gesammelt. Dies kann gut in Form eines Brainstormings geschehen. Ziel: Möglichst alle zu erledigenden Aufgaben erfassen. - Arbeitspakete strukturieren
Vielleicht stehst du nun vor einem großen Haufen voller Aufgaben. Nun geht es ans Strukturieren: Durch Zusammenfassen und Untergliedern entsteht die Projektstruktur mit Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen.
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Einen PSP zu erstellen ist kein Hexenwerk – mit einer klaren Gliederung, ein paar Basisinfos und etwas Brainstorming kommst du schnell ans Ziel. Wichtig dabei: Erst sammeln, dann sortieren – so wird aus einem Aufgabenhaufen Schritt für Schritt eine klare Struktur.
Nützliche Tools im Projekt
Einen Projektstrukturplan kannst du auf verschiedene Weisen erstellen:
- Per Hand: Das einfachste Werkzeug: ein Blatt Papier und ein Stift. Deutlich praktischer sind allerdings Post-Its, da diese einfacher umsortiert werden können. Im Team werden meist Karten genutzt, die für alle sichtbar an Flipchart oder Whiteboard angeheftet werden. Auch hier ist das Umsortieren und Strukturieren sehr einfach.
- Spezielle PSP-Tools: Dedizierte Tools zur Erstellung eines PSP sind rar gesät. Eine Möglichkeit bietet das Online-Tool MindView.
- Diagramm-Tools: Im Grunde sind PSPs nichts anderes als Diagramme in Baumstruktur. Online-Tools wie Gliffy, Lucidchart oder Miro bieten kostenfreie Zugänge an, die bezüglich der Funktionen allerdings beschränkt sind.
- Mindmapping-Tools: Die Strukturierung von Themen in Unterzweige kann auch mit Hilfe von Mindmaps durchgeführt werden. Mindjet Mindmanager bietet die Möglichkeit, jedem Zweig Termine und Fortschritte zu hinterlegen. Nachteil: Nicht gerade preiswert.
Eine einfache Variante bieten auch aktuelle Office-Versionen. Mittels eines SmartArt-Diagramms kann eine Baumstruktur erstellt werden. Diese einfache Art eines PSPs ist auch in der folgenden Vorlage enthalten:
Projektstrukturplan Vorlage
Vorlage Projektstrukturplan
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Fazit
Ein guter Projektstrukturplan ist weit mehr als nur eine Pflichtübung im klassischen Projektmanagement – er ist das stabile Fundament, auf dem die weitere Projektarbeit aufbaut. Durch die klare Aufteilung des Projektumfangs in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete wird sichergestellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird und die Projektziele immer im Blick bleiben.
Für Projektleiter bedeutet die Erstellung eines Projektstrukturplans: Ordnung schaffen und einen vollständigen Überblick über den Projektumfang schaffen – und das übergeordnet, bevor es in die Details der Terminplanung, Gantt-Diagramm oder Ressourcenplanung geht.
Ob mit Stift und Zettel oder per Projektmanagement-Software – wer sein Projekt konsequent unterteilen und strukturiert angehen will, kommt um den Strukturplan nicht herum.
Du willst alles über perfekte Projektplanung wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen ✔ Alle Artikel auf einen Blick
Fragen und Antworten
Ein Projektstrukturplan stellt das gesamte Projekt dar. In ihm sollten alle Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete des Projekts enthalten sein. Diese werden hierarchisch dargestellt und sagen noch nichts über den Stand der Abarbeitung aus. Der Projektstrukturplan gibt lediglich die Strukturierung des Projektes vor.
Ein Projektstrukturplan hat folgende Vorteile:
– Alles auf einen Blick
– Vollständige Darstellung des Projektes
– Gute Kommunikationsgrundlage
– Basis für die Aufgabenverteilung
– Höhere Identifikation durch gemeinsame Erstellung
– Grundlage für weitere Pläne
Die Gliederungstiefe des PSP sollte immer der Projektgröße angemessen sein. Ziel: Schaffung einer größtmöglichen Übersicht. Ein PSP mit hunderten von Arbeitspaketen bei einem Großprojekt wird diese Anforderung nicht erfüllen. Im PSP wird hier eine gröbere Strukturierung verwendet, die dann in der Detailplanung konkretisiert wird. Kleinere Projekte können in der Regel bereits im PSP vollständiger abgebildet werden.
Grundsatz: Nicht so genau wie möglich, sondern so genau wie nötig!
Nach welchem Gliederungsprinzip der PSP aufgebaut wird, hängt von Vorgaben im Unternehmen oder auch persönlichen Vorlieben ab. Wichtig sind eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Verständnis im Projektteam.
Der PSP zeigt was gemacht werden muss – der Ablaufplan kümmert sich darum, wann und in welcher Reihenfolge das passiert.
Ein PSP-Code ist eine Codierung im Projektstrukturplan, um die Elemente eindeutig zu identifizieren. Dabei ist die Projektnummer die Wurzel des PSP-Codes und folgt dann einer aufsteigenden Systematik (z.B. P01-1; P01-2; P01-3, usw.). Dabei spiegelt die Codierung auch die hierarchische Position des Elements im PSP wieder (z.B. P01-1; P01-1.1, P01-1.1.1, usw.).
Auch hier gibt es keine festen Regeln. Einziger Hinweis: Sehr lange und komplexe PSP-Codes erhöhen die Fehleranfälligkeit in der Praxis. Weniger ist hier manchmal mehr.
Nein, aber sehr empfehlenswert – besonders, wenn du nicht den Überblick verlieren oder ständig hinter Aufgaben herrennen willst.
Tolle Seite. Sie gefällt mir gut.
Danke!
Hallo Andrea,
ein sehr guter Artikel. Ich finde auch, dass „Projektstrukturplan“ kein toller Begriff ist und eher abschreckend wirkt. Aber gerade den Vorteil, den ganzen Plan im Blick zu haben darf man nicht unterschätzen.
In meinen Projekten lege ich den PSP immer an. Es ist so wertvoll, wenn man jedem Mitglied schnell und einfach einen Überblick über das Projekt geben kann. Die Arbeit danach ist immer noch schwer genug.
Ich finde es gut, dass du auf die Ebene der Teilaufgaben eingehst. Ich kenne es aber auch noch anders herum, also dass für ein Arbeitspaket die Einzelaufgaben erfasst werden. Das ist dann besonders wichtig, wenn genau diese Detailgrad controllt werden muss. Die Variante die du aufzeigst bündelt ja noch stärker – was gut ist, wenn es sehr viele Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete gibt. Die andere Variante ist besser einzusetzen, wenn es auf den Detailgrad der einzelnen Aufgaben innerhalb der Arbeitspaket ankommt. Also dann wenn es insgesamt weniger Arbeitspakete gibt. Hier nochmal ein Artikel der es erklärt:
http://projektmanager-projektleiter.de/wofuer-benutze-ich-einen-projektstrukturplan/
Toller Seite hier! Ich habe dich gerade schon auf Xing kontaktet und werde weiter mitlesen!
Viel Dank,
Benjamin Michels
Danke für den Kommentar!
Das sehen wir im Grunde genau so. Bei weniger komplexen Projekten schadet es der Übersicht nicht, bei der Detaillierung weiter in die Tiefe zu gehen.
Es kann dabei sehr sinnvoll sein, die tieferen Detailebenen im Layout als solche zu kennzeichnen – z.B. durch graue statt schwarzer Schrift und Linien/Boxen. Besonders wenn in einem Projektportfolio sehr verschiedene Projekte ablaufen, verhindert dies eine sonst intuitiv vorgenommene Fehleinschätzung was den jeweiligen Aufwand und die Komplexität der Projekte im Vergleich untereinander angeht.
Viele Grüße,
Alexander
Wow. Optimale Grafiken und schöne Beschreibung.
Auch der Audiokommentar ist angenehm anzuhören und sehr informativ.
Vielen Dank für die Arbeit dafür
Danke für das Kompliment! :-) Selbstverständlich vor allem von auch von Andrea!
Hallo Andrea, bis zu deinem Vortrag habe ich mich schwer getan einen Psp zu erstellen. Jetzt habe ich es doch besser verstanden und werde mich gleich dran setzen. Danke dir, es war sehr angenehm zuzuhören.
Hallo Elli, danke! Das hören wir natürlich gern :-)
Alexander & Andrea