Wie liegen wir im Plan?
Werden die Termine eingehalten?
Wird das Projekt pünktlich fertig?
Fragen wie solche sind immer besonders „beliebt“ bei Projektleitern. Besonders dann, wenn sie gerade keine präzise Aussage treffen können.
Dabei ist es gar nicht so schwierig, die Termine immer im Blick zu haben. Und noch besser: Sie auch noch grafisch darstellen zu können.
Und genau dafür eignet sich die Meilensteintrendanalyse.
Grundlage für die Meilensteintrendanalyse
Zur Sicherheit wird an dieser Stelle noch einmal erwähnt: Um eine Meilensteintrendanalyse durchführen zu können, sollten auch Meilensteine im Projekt definiert sein.
Falls dieser Schritt noch nicht erledigt ist, so lies doch einfach hier oder hier noch einmal nach.
Zur Erinnerung: Meilensteine sind wichtige Punkte im Projekt, an denen definierte Ergebnisse vorliegen sollen. Oft stellen diese Meilensteine auch Prüfpunkt dar, an denen über die Fortführung des Projektes entschieden wird.
Und warum führen wir nun eine Meilensteintrendanalyse durch?
Nutzen der Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Die geplanten Meilensteintermine werden zu bestimmten Berichtszeitpunkten überprüft.
Sie wird regelmäßig durchgeführt, um immer einen Überblick darüber zu haben, ob die geplanten Termine eingehalten werden, oder ob es Abweichungen gibt.
Besonders wirkungsvoll ist die grafische Darstellung, denn anhand der entstehenden Verbindungslinien Trends abgeleitet werden:
- Horizontale Linien bedeuten, dass die Termine wie geplant eingehalten werden.
- Steigende Linien bedeuten eine Verzögerung des Meilensteintermins.
- Fallende Linien bedeuten eine frühere Fertigstellung.
Wenn frühzeitig Trends erkannt werden, können ggf. Gegenmaßnahmen zur Einhaltung von Terminen eingeleitet werden.
Aufbau des Diagramms
Das Diagramm besteht aus zwei Achsen:
- Auf der x-Achse werden die Berichtszeitpunkte eingetragen.
- Auf der y-Achse werden die geplanten Termine von Meilensteinen eingetragen.
An jedem Berichtszeitpunkt wird pro Meilenstein das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Nach mehreren Berichtszeitpunkten könnte so ein Diagramm dann so aussehen:
Ein Schritt-für-Schritt-Beispiel findest du weiter unten im Artikel.
Ablauf der Meilensteintrendanalyse
Obwohl der Begriff im ersten Moment etwas kompliziert klingt, is die Meilensteintrendanalyse eine sehr leicht durchzuführende Methode.
- Ermittle die Meilensteintermine:
Ein leichter erster Schritt: Die Meilensteintermine solltest du aus deiner Projektplanung schnell ermitteln können. - Definiere die Berichtszeitpunkte:
Im Vorfeld sollte definiert werden, in welchen Abständen und zu welchen Terminen eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden soll. Beispiele: 1x pro Monate, alle 14 Tage … - Führe zu jedem Berichtszeitpunkt eine Bestandsaufnahme durch:
Stelle zu jedem Meilenstein die Frage, zu welchem Termin er nach aktuellem Stand erreicht werden wird. Dieser Termin kann vom ursprünglichen Termin selbstverständlich abweichen und sich auch an jedem Berichtszeitpunkt ändern. Ganz abhängig davon, wie sich das Projekt entwickelt. Trage die prognostizierten Termine im Diagramm ein. - Interpretiere das Ergebnis und leite Maßnahmen ab:
Wie oben bereits beschrieben, bilden die Linien Trends ab. Verzögerungen im Projekt werden visualisiert und geben Anlass für mögliche Gegenmaßnahmen.
Beispiel für eine Meilensteintrendanalyse
Stelle dir vor, in deinem Projekt gibt es 4 Meilensteine – wir halten es mal übersichtlich. Als Berichtszeitpunkte wurde jeweils der erste Tag des Monats definiert.
Erster Berichtszeitpunkt
Am 1.1. wird zum ersten Mal eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Das Projekt wurde noch nicht gestartet, so dass die ersten Berichts- gleichzeitig den Planungsterminen des Projektplans entsprechen:
M1: 15.02.
M2: 15.04.
M3: 15.05.
M4: 01.07.
In der senkrechten Linie des Berichtstermins 1.1 werden die Daten entsprechend eingetragen:
Zweiter Berichtszeitpunkt
Nachdem das Projekt angelaufen ist, wird am 1.2. wieder geschaut, wann mit der Fertigstellung der Meilensteine gerechnet werden kann:
M1: verzögert sich auf den 01.03.
M2: wird bereits am 01.04. fertig
M3: verzögert sich auf den 25.05.
M4: verzögert sich auf den 15.07.
In der senkrechten Linie des Berichtstermins 1.2. werden die Daten eingetragen und die Markierungen miteinander verbunden. Es ist sichtbar, dass M1, M3 und M4 offenbar nun später fertig erreicht werden als geplant, während M2 gegenüber der Planung früher fertig werden würde:
Dritter Berichtszeitpunkt
Am 1.3. wird zum wieder geprüft:
M1: gleichbleibend am 01.03.
M2: Verzögerung auf den 15.04.
M3: gleichbleibend am 25.05.
M4: gleichbleibend am 01.07.
M1 ist nun fertiggestellt und wird an den kommenden Berichtszeitpunkten nicht mehr relevant sein. M2 weist im Vergleich zum vorigen Zeitpunkt eine Verzögerung auf, liegt aber immer noch im ursprünglichen Projektplan. Die prognostizierten Termine für M3 und M4 sind die gleichen wie am vorigen Berichtszeitpunkt.
Fünfter Berichtszeitpunkt
Wir überspringen einen Monat und schauen uns den 5. Berichtszeitpunkt am 1.5. an:
M1: bereits fertig
M2: bereits fertig
M3: 15.05.
M4: 01.07.
Die noch offenen Termine passen also zur ursprünglichen Projektplanung.
Das Beispiel zeigt, dass es im Projektverlauf immer wieder Änderungen an den prognostizierten Terminen geben kann. Der häufigere Fall, Verzögerungen (steigende Linien), kann folgende Ursachen haben:
- Ausfall von Ressourcen
- komplexere Umsetzung als geplant
- Lieferengpässe bei Lieferanten usw.
Im Gegensatz dazu können auch Beschleunigungen auftreten: Bei fallenden Linien werden Meilensteine früher erreicht. Das kann in folgenden Fällen auftreten:
- weniger komplexe Umsetzung als geplant
- Streichung von Arbeitspaketen
- Schnellere Lieferung als geplant
- …
Alles klar? Wenn du magst, dann probiere es doch einfach mal aus und lade dir die folgende Excel-Vorlage herunter:
Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Hallo,
die Seite ist klasse aufgebaut und die Beschreibungen im Blog finde Ich als Junior Projektleiter sehr hilfreich.
Vielen Dank für die mühe und die sehr schön strukturierte Seite.
Weiter So.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Müller
Hallo,
Ihnen ist ein kleiner Fehler im ersten Berichtszeitpunkt unterlaufen
Im letzten Absatz steht „Berichtstermins 1.2“ obwohl Sie gerade den Berichtstermins 1.1 ausfüllen.
Ansonsten kann ich mich dem Vorredner nur anschließen, super und Verständlich geschrieben!
Hallo, vielen Dank für den Hinweis! Ich habe es korrigiert :-) Viele Grüße!
Hallo,
Die Seite ist sehr hilfreich.
Ich wollte fragen welche Einschränkungen Meilenstein-Trendanalyse hat?
Welche Informationen kann man nicht im Meilenstein-Trendanalyse sehen?
Vielen Dank für die Seite.
Mit freundlichen Grüßen
Tom
Hallo Tom,
naturgemäß sagt die Meilensteintrendanalyse nur etwas über Termine aus. Kosten, Aufwände und andere Faktoren wie Qualität werden außen vor gelassen. Die reine Analyse gibt auch keine Aussagen zu Gründen oder Auswirkungen. All diese Einschränkungen bedeuten jedoch nicht, dass sie überflüssig wäre: Sie ist eine wunderbare Möglichkeit, die Schlüsseltermine gut im Blick zu behalten. In Verbindungen mit weiteren Analysen sowie Interpretation+Schlussfolgerungen spielt sie ihre ganze Kraft aus.
Viele Grüße
Andrea
Vielen Dank für die tollen Materialien! Mich würde interessieren woraus sich in der downloadbaren MTA die Meilensteintermine ergeben? Ich verstehe nicht wie diese eingetragen werden und es sich nicht diejenigen, die in der Tabelle nebenan zu sehen sind? Herzlichen Dank
Hallo Maria,
die Analyse liest sich wie folgt: Zum Berichtszeitpunkt 1.1.15 wird Meilenstein M0 voraussichtlich am 10.2. erreicht, M1 am 1.3. usw. Diese Werte finden sich in der Grafik auf der linken senkrechten Linie – eben dem Berichtszeitpunkt 1.1.
Der nächste Berichtszeitpunkt ist der 1.2. – die zweite senkrechte Linie. Hier haben sich die Meilensteine M0 und M1 auf den 15.2. und 10.3. verschoben – die Linien zeigen einen leicht ansteigenden Verlauf.
Die Daten in der Tabelle finden sich also in der Grafik wieder. Woraus sich die Meilensteine ergeben? Aus dem aktuellen Projektverlauf, Statusberichten usw.
Ich hoffe, die Erklärung hilft!
Andrea
Seit Mai 2017 gibt es ein neues Online Tool zur Meilensteintrendanalyse!
Unter https://www.planning25.com/ kannst Du die Methode sofort ohne Anmeldung und
ohne Installation interaktiv kennenlernen und selbst testen.
Ist viel einfacher und schneller als Add-Ons zu MS-Project oder Excel-Macros!
Viele Gruesse
Uwe Boehnke