Wie liegen wir im Plan?
Werden die Termine eingehalten?
Wird das Projekt pünktlich fertig?
Fragen wie solche sind immer besonders „beliebt“ bei Projektleitern. Besonders dann, wenn sie gerade keine präzise Aussage treffen können.
Dabei ist es gar nicht so schwierig, die Termine immer im Blick zu haben. Und noch besser: Sie auch noch grafisch darstellen zu können.
Und genau dafür eignet sich die Meilensteintrendanalyse.
Grundlage für die Meilensteintrendanalyse
Zur Sicherheit wird an dieser Stelle noch einmal erwähnt: Um eine Meilensteintrendanalyse durchführen zu können, sollten auch Meilensteine im Projekt definiert sein.
Falls dieser Schritt noch nicht erledigt ist, so lies doch einfach hier oder hier noch einmal nach.
Zur Erinnerung: Meilensteine sind wichtige Punkte im Projekt, an denen definierte Ergebnisse vorliegen sollen. Oft stellen diese Meilensteine auch Prüfpunkt dar, an denen über die Fortführung des Projektes entschieden wird.
Und warum führen wir nun eine Meilensteintrendanalyse durch?
Nutzen der Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Die geplanten Meilensteintermine werden zu bestimmten Berichtszeitpunkten überprüft.
Sie wird regelmäßig durchgeführt, um immer einen Überblick darüber zu haben, ob die geplanten Termine eingehalten werden, oder ob es Abweichungen gibt.
Besonders wirkungsvoll ist die grafische Darstellung, denn anhand der entstehenden Verbindungslinien Trends abgeleitet werden:
- Horizontale Linien bedeuten, dass die Termine wie geplant eingehalten werden.
- Steigende Linien bedeuten eine Verzögerung des Meilensteintermins.
- Fallende Linien bedeuten eine frühere Fertigstellung.
Wenn frühzeitig Trends erkannt werden, können ggf. Gegenmaßnahmen zur Einhaltung von Terminen eingeleitet werden.
Aufbau des Diagramms
Das Diagramm besteht aus zwei Achsen:
- Auf der x-Achse werden die Berichtszeitpunkte eingetragen.
- Auf der y-Achse werden die geplanten Termine von Meilensteinen eingetragen.
An jedem Berichtszeitpunkt wird pro Meilenstein das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Nach mehreren Berichtszeitpunkten könnte so ein Diagramm dann so aussehen:
Ein Schritt-für-Schritt-Beispiel findest du weiter unten im Artikel.
Ablauf der Meilensteintrendanalyse
Obwohl der Begriff im ersten Moment etwas kompliziert klingt, is die Meilensteintrendanalyse eine sehr leicht durchzuführende Methode.
- Ermittle die Meilensteintermine:
Ein leichter erster Schritt: Die Meilensteintermine solltest du aus deiner Projektplanung schnell ermitteln können. - Definiere die Berichtszeitpunkte:
Im Vorfeld sollte definiert werden, in welchen Abständen und zu welchen Terminen eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden soll. Beispiele: 1x pro Monate, alle 14 Tage … - Führe zu jedem Berichtszeitpunkt eine Bestandsaufnahme durch:
Stelle zu jedem Meilenstein die Frage, zu welchem Termin er nach aktuellem Stand erreicht werden wird. Dieser Termin kann vom ursprünglichen Termin selbstverständlich abweichen und sich auch an jedem Berichtszeitpunkt ändern. Ganz abhängig davon, wie sich das Projekt entwickelt. Trage die prognostizierten Termine im Diagramm ein. - Interpretiere das Ergebnis und leite Maßnahmen ab:
Wie oben bereits beschrieben, bilden die Linien Trends ab. Verzögerungen im Projekt werden visualisiert und geben Anlass für mögliche Gegenmaßnahmen.
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Beispiel für eine Meilensteintrendanalyse
Stelle dir vor, in deinem Projekt gibt es 4 Meilensteine – wir halten es mal übersichtlich. Als Berichtszeitpunkte wurde jeweils der erste Tag des Monats definiert.
Das Beispiel zeigt, dass es im Projektverlauf immer wieder Änderungen an den prognostizierten Terminen geben kann. Der häufigere Fall, Verzögerungen (steigende Linien), kann folgende Ursachen haben:
- Ausfall von Ressourcen
- komplexere Umsetzung als geplant
- Lieferengpässe bei Lieferanten usw.
Im Gegensatz dazu können auch Beschleunigungen auftreten: Bei fallenden Linien werden Meilensteine früher erreicht. Das kann in folgenden Fällen auftreten:
- weniger komplexe Umsetzung als geplant
- Streichung von Arbeitspaketen
- Schnellere Lieferung als geplant
- …
Alles klar? Wenn du magst, dann probiere es doch einfach mal aus und lade dir die folgende Excel-Vorlage herunter:
