Wie liegen wir im Plan?
Werden die Termine eingehalten?
Wird das Projekt pünktlich fertig?
Findest du nicht auch? Fragen wie solche sind besonders „beliebt“ bei Projektleitern. Besonders dann, wenn sie gerade keine präzise Aussage treffen können. Dabei ist es gar nicht so schwierig, die Termine immer im Blick zu haben. Und noch besser: Sie auch noch grafisch darstellen zu können.
Genau dafür eignet sich die Meilensteintrendanalyse.
Was ist die Meilensteintrendanalyse?
Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Die geplanten Meilensteintermine werden zu bestimmten Berichtszeitpunkten überprüft.
Die Analyse wird regelmäßig durchgeführt, um einen Überblick darüber zu haben, ob die geplanten Termine eingehalten werden, oder ob es Abweichungen gibt. Besonders wirkungsvoll ist die grafische Darstellung. Anhand der entstehenden Verbindungslinien können Trends abgeleitet werden:
- Horizontale Linien bedeuten, dass die Termine wie geplant eingehalten werden.
- Steigende Linien bedeuten eine Verzögerung des Meilensteintermins.
- Fallende Linien bedeuten eine frühere Fertigstellung.
Wenn frühzeitig Trends erkannt werden, können Gegenmaßnahmen zur Einhaltung von Terminen eingeleitet werden.
Meilensteine als Grundlage für die Meilensteintrendanalyse
Nur zur Sicherheit: Um eine Meilensteintrendanalyse durchführen zu können, sollten logischerweise Meilensteine im Projekt definiert sein.
Zur Erinnerung: Meilensteine sind wichtige Punkte im Projekt, an denen definierte Ergebnisse vorliegen sollen. Oft stellen diese Meilensteine auch Prüfpunkte dar, an denen über die Fortführung des Projektes entschieden wird.
Aufbau des Diagramms
Das Diagramm besteht aus zwei Achsen:
- Auf der x-Achse (waagerecht) werden die Berichtszeitpunkte eingetragen.
- Auf der y-Achse (senkrecht) werden die geplanten Termine von Meilensteinen eingetragen.
An jedem Berichtszeitpunkt wird pro Meilenstein das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Nach mehreren Berichtszeitpunkten könnte so ein Diagramm dann so aussehen:
Ein Schritt-für-Schritt-Beispiel findest du weiter unten im Artikel.
Ablauf der Meilensteintrendanalyse
Obwohl der Begriff im ersten Moment etwas kompliziert klingt, ist die Meilensteintrendanalyse eine sehr leicht durchzuführende Methode.
- Ermittle die Meilensteintermine
Ein leichter erster Schritt: Die Meilensteintermine solltest du aus deiner Projektplanung schnell ermitteln können.
- Definiere die Berichtszeitpunkte
Im Vorfeld sollte definiert werden, in welchen Abständen und zu welchen Terminen eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden soll. Beispiele: 1x pro Monate, alle 14 Tage …
- Führe zu jedem Berichtszeitpunkt eine Bestandsaufnahme durch
Stelle zu jedem Meilenstein die Frage, zu welchem Termin er nach aktuellem Stand erreicht werden wird. Dieser Termin kann vom ursprünglichen Termin selbstverständlich abweichen und sich auch an jedem Berichtszeitpunkt ändern. Ganz abhängig davon, wie sich das Projekt entwickelt. Trage zum Berichtszeitpunkt die prognostizierten Termine im Diagramm ein.
- Interpretiere das Ergebnis und leite Maßnahmen ab
Wie oben bereits beschrieben, bilden die Linien Trends ab. Verzögerungen im Projekt werden visualisiert und geben Anlass für mögliche Gegenmaßnahmen.
Beispiel für eine Meilensteintrendanalyse
Stell dir vor, in deinem Projekt gibt es 4 Meilensteine – wir halten es mal übersichtlich. Als Berichtszeitpunkte wurde jeweils der erste Tag des Monats definiert.
Das Beispiel zeigt, dass es im Projektverlauf immer wieder Änderungen an den prognostizierten Terminen geben kann. Der häufigere Fall, Verzögerungen (steigende Linien), kann folgende Ursachen haben:
- Ausfall von Ressourcen
- komplexere Umsetzung als geplant
- Lieferengpässe bei Lieferanten usw.
Im Gegensatz dazu können auch Beschleunigungen auftreten: Bei fallenden Linien werden Meilensteine früher erreicht. Das kann beispielsweise in folgenden Fällen auftreten:
- weniger komplexe Umsetzung als geplant
- Streichung von Arbeitspaketen
- Schnellere Lieferung als geplant
Achtung, für Spitzfindige:
Nur wenn auf beiden Achsen tatsächlich eine unverzerrte Datumsskala verwendet wird, entsteht das gezeigte typische Dreieck. Werden hingegen auf der Waagerechten lediglich die Berichtstermine grafisch mit gleichem Abstand eingetragen (Termin 1, Termin 2, …) ohne dass die Termine regelmäßig mit zeitlich gleichem Abstand stattfinden, so ergibt sich ein weniger gefälliges Bild. Die Methode funktioniert dann zwar nicht weniger gut, aber während dem Ersteller der Abbildung die Bedeutung klar sein dürfte, werden die meisten anderen in der Regel verwirrt. Daher raten wir dringed zu unverzerrten Datumsskalen auf beiden Achsen.
Dr. Blumenau
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Fazit
Die Meilensteintrendanalyse ist eine einfache Projektmanagement-Methode aus dem Bereich der Projektsteuerung. Trends können früh erkannt und durch die grafische Darstellung allen Beteiligten leicht vermittelt werden. Trotzdem wird die Methode in der Praxis nur selten angewendet – womöglich auch, weil sie nur selten in einer Projektmanagement-Software implementiert ist.
