Okay. Starten wir mal so ganz nach Lehrbuch. Tatsächlich gibt es auch für Projekte eine DIN-Norm. Demnach ist ein Projekt
„… ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.“
Aha. Alles klar?
Wir können das auch etwas plastischer beschreiben. Lass uns einfach mal typische Merkmale durchgehen, an denen ein Projekt erkannt werden kann:
1. Zielvorgabe
Solange man „einfach mal an etwas arbeitet“, ist es noch lange kein Projekt. Ein Projekt wird nur dann ins Leben gerufen, wenn ein klares Ziel verfolgt wird (zumindest solltest es so sein).
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2. Zeitliche Begrenzung
Aufgaben, die keiner zeitlichen Begrenzung unterliegen, gehören üblicherweise nicht zu Projekten, sondern sind ganz einfach Tagesgeschäft.
3. Begrenzte Ressourcen
Ein Projektleiter ist ja schon ein Jongleur! Ein Ziel in einer begrenzten Zeit zu erreichen, ist für sich ja schon eine Herausforderung. Und dann noch mit einer begrenzten Zahl an Leuten und Materialien? Und begrenzten auch Finanzmitteln? Ja -Das Wort „Herausforderung“ trifft es ganz gut!
4. Projektspezifische Organisationsform
Laut Definition finden Projekte nicht in der üblichen Organisation statt. Projektleiter haben Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitern, die ihnen sonst nicht untergeordnet sind. Oder externe Partner werden mit einbezogen. Weiteres Stichwort: Interdisziplinarität. Oder einfacher: Verschiedene Fachrichtungen sich beteiligt.
5. Neuartigkeit & Einmaligkeit
Beide Punkte hängen meiner Meinung nach sehr eng miteinander zusammen. Eine Aufgabe, die ich täglich, wöchentlich oder auch jährlich tue, ist eher kein Projekt. Auch wenn das Senden von Weihnachtskarten an alle Kunden schon komplex wirken kann.
6. Komplexität
„Wir hängen ein Bild auf.“ ist nicht wirklich komplex – auch wenn mir da durchaus Menschen widersprechen könnten ;-) Mögliche Indizien für Komplexität sind
- Eine hohe Anzahl von Beteiligten
- Eine Vielzahl von benötigten Technologien
- Internationalität
- Themen, die von Risiko und Unsicherheit geprägt sind
Beispiele
Gehen wir nun die Projektmerkmale am Beispiel von drei Vorhaben durch:
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In der Praxis
Praktisch wird der Begriff „Projekt“ häufig etwas weiter gefasst, und das ist auch absolut okay so. Es müssen nicht alle Merkmale immer 100%-ig zutreffen, um ein Vorhaben mit gewissen Projektmanagement-Methoden zum Erfolg zu führen.
Nehmen wir doch mal ein ganz alltägliches Beispiel her. Stell dir vor, du planst ein romantisches Abendessen mit deinem Partner.
Haben wir hier nun ein Projekt? Klare Antwort: Vielleicht! ;-)
Was wird hier deutlich? Es gibt kein Schwarz und Weiß. Viele der Merkmale sind Anhaltspunkte, die bei der Identifikation von Projekten helfen.
Wenn du feststellst, dass Projektmanagement-Methoden dir bei deinem Vorhaben helfen können, dann nutze sie. Egal ob das Vorhaben laut Definition nun ein lupenreines Projekt ist, oder nicht.
„Augenmaß“ lautet das Stichwort.
