Okay. Starten wir mal so ganz nach Lehrbuch. Tatsächlich gibt es auch für Projekte eine DIN-Norm. Demnach ist ein Projekt
„… ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.“
Aha. Alles klar?
Wir können das auch etwas plastischer beschreiben. Lass uns einfach mal typische Merkmale durchgehen, an denen ein Projekt erkannt werden kann:
1. Zielvorgabe
Solange man „einfach mal an etwas arbeitet“, ist es noch lange kein Projekt. Ein Projekt wird nur dann ins Leben gerufen, wenn ein klares Ziel verfolgt wird (zumindest solltest es so sein).
2. Zeitliche Begrenzung
Aufgaben, die keiner zeitlichen Begrenzung unterliegen, gehören üblicherweise nicht zu Projekten, sondern sind ganz einfach Tagesgeschäft.
3. Begrenzte Ressourcen
Ein Projektleiter ist ja schon ein Jongleur! Ein Ziel in einer begrenzten Zeit zu erreichen, ist für sich ja schon eine Herausforderung. Und dann noch mit einer begrenzten Zahl an Leuten und Materialien? Und begrenzten auch Finanzmitteln? Ja -Das Wort „Herausforderung“ trifft es ganz gut!
4. Projektspezifische Organisationsform
Laut Definition finden Projekte nicht in der üblichen Organisation statt. Projektleiter haben Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitern, die ihnen sonst nicht untergeordnet sind. Oder externe Partner werden mit einbezogen. Weiteres Stichwort: Interdisziplinarität. Oder einfacher: Verschiedene Fachrichtungen sich beteiligt.
5. Neuartigkeit & Einmaligkeit
Beide Punkte hängen meiner Meinung nach sehr eng miteinander zusammen. Eine Aufgabe, die ich täglich, wöchentlich oder auch jährlich tue, ist eher kein Projekt. Auch wenn das Senden von Weihnachtskarten an alle Kunden schon komplex wirken kann.
6. Komplexität
„Wir hängen ein Bild auf.“ ist nicht wirklich komplex – auch wenn mir da durchaus Menschen widersprechen könnten ;-) Mögliche Indizien für Komplexität sind
- Eine hohe Anzahl von Beteiligten
- Eine Vielzahl von benötigten Technologien
- Internationalität
- Themen, die von Risiko und Unsicherheit geprägt sind
Beispiele
Gehen wir nun die Projektmerkmale am Beispiel von drei Vorhaben durch:
Hausbau
Zielvorgabe:
Jeder Bauherr fängt nicht einfach an, sondern hat konkrete Vorstellungen.
Zeitliche Begrenzung:
Da man ja auch irgendwann einziehen möchte, ist diese Begrenzung sicherlich gegeben.
Begrenzte Ressourcen:
Die meisten Bauherren dürften über ein begrenztes Budget verfügen.
Projektspezifische Organisationsform:
Bauherr, Architekt, Dachdecker, Familie, usw.: Jawohl, nur für dieses Projekt wird eine Organisation geschaffen.
Neuartigkeit & Einmaligkeit:
Wir gehen mal davon aus, dass viele Menschen nur ein Haus bauen.
Komplexität:
Eine Vielzahl an Beteiligten und Gewerken muss koordiniert werden.
Entwicklung eines neuen Moduls eines CRM-Systems
Zielvorgabe:
In einer idealen Welt existieren genaue Anforderungen.
Zeitliche Begrenzung:
Der geplante Go-Live-Termin wird meist schon vor den Anforderungen festgelegt.
Begrenzte Ressourcen:
„Ich habe zu wenig Leute dafür!“ ist ein nicht unüblicher Ausruf.
Projektspezifische Organisationsform:
Entwickler A wird zum Projektleiter bestimmt, sein Vorgesetzter wirkt als Lenkungsperson – und schon haben wir eine projektspezifische Organisation!
Neuartigkeit & Einmaligkeit:
Das neue Modul beinhaltet neue Technologien – Kriterium erfüllt.
Komplexität:
Das nehmen wir jetzt mal als gegeben hin.
Organisation eines Benefiz-Fußballspiels
Zielvorgabe:
Wann? Wo? Mit wem? Das Ziel ist sicher klar!
Zeitliche Begrenzung:
Ein klares Projekt mit Fokus auf den Endtermin.
Begrenzte Ressourcen:
Der Projektleiter hat nur ein bestimmtes Budget und einen weiteren Mitarbeiter zur Verfügung.
Projektspezifische Organisationsform:
Es wird ein spezielles Projektteam gebildet.
Neuartigkeit & Einmaligkeit:
Der Verein aus Bummelsdorf hat noch nie so etwas ausgerichtet. Das Projekt ist neuartig und einmalig.
Komplexität:
Hier gibt es jede Menge äußere Rahmenbedingungen zu beachten.
In der Praxis
Praktisch wird der Begriff „Projekt“ häufig etwas weiter gefasst, und das ist auch absolut okay so. Es müssen nicht alle Merkmale immer 100%-ig zutreffen, um ein Vorhaben mit gewissen Projektmanagement-Methoden zum Erfolg zu führen.
Nehmen wir doch mal ein ganz alltägliches Beispiel her. Stell dir vor, du planst ein romantisches Abendessen mit deinem Partner.
Romantisches Abendessen
Zielvorgabe:
Das Dinner soll am Sonntagabend stattfinden und 4 Gänge beinhalten.
Zeitliche Begrenzung:
Bis zum Sonntag Abend muss alles fertig sein – sonst muss der Pizzaservice herhalten.
Begrenzte Ressourcen:
Wir gehen einfach davon aus, dass du nur maximal 70 Euro zur Verfügung hast.
Projektspezifische Organisationsform:
Im Grunde bist du ganz allein. Merkmal ist nicht erfüllt.
Neuartigkeit & Einmaligkeit:
Machst du so etwas zum ersten Mal, sind diese Merkmale sicher erfüllt! Passiert es jede Woche, dann wohl eher nicht.
Komplexität:
Das ist nun subjektiv ;-)
Haben wir hier nun ein Projekt? Klare Antwort: Vielleicht! ;-)
Was wird hier deutlich? Es gibt kein Schwarz und Weiß. Viele der Merkmale sind Anhaltspunkte, die bei der Identifikation von Projekten helfen.
Wenn du feststellst, dass Projektmanagement-Methoden dir bei deinem Vorhaben helfen können, dann nutze sie. Egal ob das Vorhaben laut Definition nun ein lupenreines Projekt ist, oder nicht.
„Augenmaß“ lautet das Stichwort.
Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Ein sehr interessanter Beitrag und eine sehr interessante Betrachtungsweise.
Vielen Dank!
Liebe Andrea, die Art und Weise, wie Du die Themen beschreibst gefällt mir sehr gut. Ein hervorragender Einstieg!
Weiter so!
LG, Peer.
Hallo Peer, vielen Dank für das Lob! Liebe Grüße, Andrea
Sehr hilfsbereit
Vielen Dank
Ich habe dieses Semester PM1 und diese Website hat mir viel mal geholfen besonders bei Meilensteintrendanalyse
Viel Erfolg
Danke!
Wir freuen uns immer, wenn unsere Informationen weiterhelfen :-)
Viele Grüße,
Alexander
Vielen Dank!
Deine Zusammenfassung war sehr hilfreich in diesen doch komplexere Themer um meinen Schüler als Beispiel zu zeigen! 😊