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Der Projektsteckbrief und welcher wichtige Punkt oft vergessen wird

Auf den Punkt gebracht

Ein Projektsteckbrief ist ein (oft) einseitiges Dokument, in dem die wichtigsten Fakten zu einem Projekt zusammengefasst werden. Je nach Umfeld kann der Steckbrief Vertragscharakter haben und zur Beauftragung des Projekts dienen. Alternativ werden auch die Begriffe Projektauftrag oder Projekt Charter verwendet.

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Musstest du schon einmal einen Projektsteckbrief erstellen? Moment … vielleicht fragst du dich jetzt gerade, was überhaupt ein Projektsteckbrief ist? Beginnen wir der Ordnung halber mit dieser Frage.

Was ist ein Projektsteckbrief?

Bei einem Projektsteckbrief handelt es sich um eine übersichtliche Darstellung eines Projekts, traditionell auf einer Seite. Die Grundidee: Die wichtigsten Fakten werden zusammengefasst und in ein Formblatt eingetragen. Das kann in etwa so aussehen:

Projektsteckbrief

Je nach Unternehmen, Branche oder Land werden unterschiedlichste Bezeichnungen verwendet: Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Project Charter oder One Pager. Glaubst du, so ein Steckbrief ist nur unnötige Bürokratie? Das stimmt nicht so ganz!

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Nutzen eines Projektsteckbriefs

Der Steckbrief erfüllt folgende wichtige Funktionen:

  • Ein Projektsteckbrief liefert eine Übersicht über die wichtigsten Projektfakten.
  • Er sorgt dafür, dass du dir zu Beginn des Projektes über verschiedene Dinge Gedanken machen musst und nichts vergisst.
  • Der Projektsteckbrief schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektleiter.
  • In späteren Projektphasen hilft er, sich noch einmal an das ursprüngliche Vorhaben zu erinnern.

In vielen Unternehmen gibt es Formulare, die zu Beginn eines Projektes ausgefüllt werden. Und nur unter dieses Formular bekommst du eine Unterschrift und darfst offiziell mit dem Projekt starten. In deinem Unternehmen gibt es so ein Formular nicht oder du startest ein privates Projekt? Auch dann solltest du einen Projektsteckbrief erstellen, um von den Vorteilen zu profitieren.

Inhalt eines Projektsteckbriefes

Es gibt keine allgemein gültige Vorlage, die für jedes Projekt passt. Ein milliardenschweres Bauprojekt wird einen anderen Steckbrief benötigen als die Organisation einer Gartenparty.

Generell sollten jedoch die folgenden Projektinformationen enthalten sein:

  • Projektbeschreibung: Worum geht es im Projekt? Welche Haupt-Aktivitäten werden erledigt? Was ist der Projektinhalt?
  • Projektziele: Was genau soll erreicht werden? Welche Ergebnisse sollen entstehen? Sinnvoll ist auch die Formulierung von Nicht-Zielen, um den Projektumfang sauber abzugrenzen.
  • Projektbeteiligte: Welche Stakeholder hat das Projekt? Wie ist das Team zusammengesetzt? Im Steckbrief werden oft nicht alle Beteiligten genannt, aber in jedem Fall die Schlüsselpersonen.
  • Projekttermine: Wann soll das Projekt beendet sein? Welche wichtigen Zwischentermine gibt es?
  • Projektkosten: Welche Kosten werden anfallen bzw. welches Budget steht zur Verfügung?
  • Risiken: Welche unerwarteten negativen Ereignisse können eintreten?

Im Gegensatz zu einem deutlich ausführlicheren Projektplan wird im Projektsteckbrief bewusst kurz und knapp formuliert. Für viele ist es herausfordernd, ein komplexes Vorhaben wie ein Projekt in aller Kürze zusammenzufassen. Frage dich immer, welches die absolut wichtigsten Informationen sind.

Der wichtige Punkt, der häufig vergessen wird

Stelle dir bitte folgende Situation vor: Du bist verantwortlich für ein bestimmtes Budget im Unternehmen und darfst Projekte freigeben. Auf deinem Schreibtisch landet ein Projektsteckbrief, der dir im Detail erläutert, was das Projekt umfasst, was es kostet und wie lange es dauert. Soweit so gut – all das ist wichtig.

Und doch fehlt ein ganz essenzieller Punkt. Nämlich die Antwort auf die folgenden Fragen:

  1. Warum soll das Projekt überhaupt durchgeführt werden?
  2. Was haben wir davon?
  3. Welche Verbesserung zur aktuellen Situation streben wir an?

Das große Stichwort: Projektnutzen! Wie soll ein Außenstehender ein Projekt genehmigen, wenn nicht klar formuliert ist, WARUM das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll? Dieser Punkt mag dir banal erscheinen, da dir der Projektnutzen natürlich vollkommen klar ist. Außenstehende solltest du jedoch diesen Projektnutzen glasklar vor Augen führen – um zu überzeugen, zu motivieren und Finanzierungen zu sichern.

Projektnutzen könnten zum Beispiel folgende Punkte sein:

Beispiele:
Rentabilitätssteigerung um 10% im Folgejahr
30% weniger Arbeitsunfälle in der Produktion
Sicherstellung der Update-Fähigkeit eines Software-Systems und damit geringere Wartungskosten
Aufbau eines „Green“-Images des Unternehmens und dadurch Verbesserung der Umfragewerte auf Note „sehr gut“

Du siehst: Auch hier ist es wichtig, möglichst konkret zu werden. Einen Projektnutzen beispielsweise mit „neueste Technik“ zu bezeichnen, ist nicht ausreichend. Frage dich also immer: Was genau haben wir davon, wenn wir das Projekt durchführen? Ergänze diese Antwort im Steckbrief!

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Fragen und Antworten zum Projektsteckbrief

Wie wird ein Projektsteckbrief noch bezeichnet?

Statt des Begriffs „Projektsteckbrief“ werden die Begriffe Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Projektprofil, Project Charter oder One Pager verwendet.

Wer erstellt den Projektsteckbrief?

Meist wird der Projektsteckbrief vom Projektleiter erstellt. Je nach Projekt können Teammitglieder, Mitglieder des Lenkungskreises oder Auftraggeber daran mitarbeiten. Je nach Umfeld wird der Steckbrief zum Absegnen sowohl von Projektleiter als auch vom Auftraggeber unterschrieben.

Welche Informationen enthält ein Projektsteckbrief?

Die Faustregel: Alle Informationen, die ein Außenstehender wissen muss, um ein Projekt erfassen und ggf. genehmigen zu können. Wie oben beschrieben umfasst das unter anderem Informationen zum Projektinhalt, Projektzielen, Beteiligten, Risiken, Kosten und Terminen.

Kostenfreie Vorlage

Hier siehst du zwei Beispiel-Vorlagen für Projektsteckbriefe, die du dir kostenlos herunterladen kannst:

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Fazit

Ein Projekt übersichtlich auf einer Seite darstellen: Das ist für viele Projektmanager eine Kunst. Gelingt dir das, hast du eine solide Basis geschaffen, um dein Projekt zu verkaufen oder ein Genehmigungsverfahren einzuleiten. Falls du Projekte innerhalb einer Organisation durchführst, gibt es mit hoher Wahrscheinlichkeit Formblätter oder Anträge in einer vorgegebenem Form. Falls nicht, bediene dich gern an den kostenlosen Vorlagen.

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