Du weißt nun schon, um welche Stakeholder du dich besonders intensiv kümmert musst. Wenn nicht, dann schau noch einmal in den vorigen Teil der Serie.
Diese wichtigen Stakeholder kauen wir jetzt noch einmal so richtig intensiv durch. Und dafür gibt es zwei Schritte:
- Ziele und Interessen hinterfragen
- Maßnahmen ableiten
Dieser Schritt kann je nach Anzahl der Stakeholder durchaus etwas zeitaufwändig werden. Umso wichtiger ist es, im Schritt zuvor die für dich wichtigen Stakeholder identifiziert zu haben.
1. Welche Ziele und Interessen gibt es?
Wir stellen uns folgende Fragen:
- Was wollen die Stakeholder vom Projekt, welche Erwartungen haben sie?
- Und was wollen wir von denen?
Wir schauen uns das am Beispiel des digitalen Zeiterfassungssystems in einem Unternehmen an:
| Stakeholder | Was wollen die? | Was wollen wir? |
|---|---|---|
| Vorsitzender Betriebsrat | klare Regelungen zum Datenschutz werden vereinbart | Unterstützung des Projektes |
| Mitarbeiter Personalabteilung | keinen Zusatzaufwand, Arbeitserleichterung | Unterstützung bei Anforderungen und Test |
| Verantwortlicher IT | frühzeitige Einbindung, um Technologiefragen zu klären | Unterstützung bei IT-Auswahl, Sicherstellen des Go-Live und Live-Betriebs |
Dieser Schritt hilft häufig sehr dabei, die Projektbrille abzusetzen, und das Thema von einem anderen Standpunkt aus zu betrachten.
2. Was können wir tun, um die Interessen zu befriedigen?
Das Wissen über die Ziele und Interessen der Stakeholder reicht noch nicht aus. Der wirklich wichtige Schritt für das Projekt liegt darin, auch Maßnahmen abzuleiten. Diese können vielfältig sein, zum Beispiel:
- Ziele der Stakeholder werden in die Projektziele mit aufgenommen
- Stakeholder werden ins Projekt eingebunden
- Stakeholder werden regelmäßig informiert
Auch hier machen wir es konkret:
| Stakeholder | Ziele im Projekt | Maßnahmen |
|---|---|---|
| Vorsitzender Betriebsrat | Datenschutzregelungen werden im Betriebsrat abgesegnet | Erarbeitung von Datenschutzregelungen, 2-wöchentliche Statusmeldungen |
| Mitarbeiter Personalabteilung | Mitarbeiter arbeiten eigenständig mit dem neuen System | Einbinden eines Mitarbeiters in Projektteam |
| Verantwortlicher IT | System passt in die Technologielandschaft des Unternehmens | frühzeitige Einbindung, wöchentliche Statusmeldungen |
Was machen wir nun damit?
Die letzte Tabelle ist wirklich wichtig. Denn hier stecken gleich drei wichtige Punkte drin:
- Wir haben zusätzliche Projektziele identifiziert, die konform zu den Stakeholder-Zielen sind. Das schafft Akzeptanz und kann das Konfliktpotenzial verringern.
- Wir haben erste Maßnahmen beschlossen, die später in die Projektplanung eingehen.
- Und wir haben einen ersten Entwurf für Kommunikationsmaßnahmen erstellt.
Gar nicht so schwierig, oder? Und hilft ungemein, das Projekt über den rein fachlichen Inhalt hinaus zu betrachten.
Die initiale Stakeholderanalyse ist damit beendet. Und trotzdem geht sie weiter. Mehr dazu im nächsten Artikel.
Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie fundiertes und zugleich leicht verständliches PM-Wissen vermittelt.
