Der Chef will das Projekt schnell erledigt haben, der Geldgeber legt Wert auf das Einhalten des Budgets, die Entwickler wollen es möglichst innovativ und die Kunden verlangen nach herausragender Qualität: Ganz schön schwierig, hier als Projektmanager den Überblick über alle Interessen zu behalten, oder? Aber keine Sorge, auch hier gibt es eine gut strukturierte Methode, damit du niemanden aus den Augen verlierst: das Stakeholder Mapping.
Was ist Stakeholder Mapping?
Mit Stakeholder Mapping erstellst du eine Übersicht über alle Personen, die ein berechtigtes Interesse an deinem Projekt haben – Stakeholder eben. Nun wäre eine einfache Auflistung nur wenig aussagekräftig – also erarbeitest du zusätzlich, wie hoch die Macht und das Konfliktpotenzial der einzelnen Stakeholder ist. Die Stakeholder Map ist die ideale Basis, um deine Strategien für die jeweiligen Personen abzuleiten.
Hinweis:
Das kommt dir bekannt vor und klingt verdächtig nach einer Stakeholderanalyse? Damit könntest du recht haben! Beide Begriffe beschreiben im Grunde den gleichen Ansatz: Einen Überblick über die Stakeholder gewinnen, sie bewerten und geeignete Strategien ableiten. Falls du dich mit Stakeholderanalysen schon auskennst, kannst du diesen Artikel als Auffrischung betrachten.
Warum ist Stakeholder Mapping wichtig? Ganz einfach: Weil das Projekt im schlimmsten Fall scheitern kann, wenn du nicht alle wichtigen Personen(gruppen) berücksichtigst. Sehen wir uns im Detail an, wie du dabei vorgehst.
Stakeholder Mapping – Die Anleitung
Obwohl die eigentliche Stakeholder Map lediglich die grafische Darstellung umfasst, beschreiben wir in diesem Artikel den gesamten Prozess in Kurzform – vom Sammeln der Stakeholder bis zum Monitoring.
1. Stakeholder identifizieren
Wie du es vielleicht schon von der Umfeld- oder der Risikoanalyse kennst, müssen die Stakeholder zunächst identifiziert werden. Wer ist also alles wichtig für dein Projekt? Wenn du hier in die Tiefe gehen möchtest, schau dir gern den Artikel „Stakeholderanalyse, Teil 1: Stakeholder identifizieren“ an.
| Fragen | Beispiele |
|---|---|
| Wer hat Interesse am Projekt? Wer ist fachlich involviert? Wer ist finanziell beteiligt? Wer könnte das Projekt stören? Wer profitiert vom Projekt? | Investoren / Auftraggeber Lieferanten Kunden Projektmitarbeiter (intern oder extern) Politiker Medien / Presse |
2. Stakeholder bewerten
Nun solltest du eine bunte Liste an Personen oder Gruppen haben, die in irgendeiner Art und Weise etwas mit deinem Projekt zu tun haben. Im nächsten Schritt werden alle Stakeholder bewertet. Warum? Nicht alle Stakeholder sind gleich wichtig, haben den gleichen Einfluss oder sind dem Projekt gegenüber positiv eingestellt. Damit du die richtige Strategie ableiten kannst, brauchst du also ein Bewertungssystem. Bewährt haben sich dabei zwei Kriterien: Macht/Einfluss und Konfliktwahrscheinlichkeit.
Um die Stakeholder nach diesen Kriterien zu bewerten, kannst du dir folgende Fragen stellen:
| Macht/Einfluss | Konfliktwahrscheinlichkeit |
|---|---|
| Welche Macht hat der Stakeholder … … das Projekt voranzutreiben? … das Projekt zum Scheitern zu bringen? … die Meinung anderer Personen zu beeinflussen? | Hat der Stakeholder … … gezeigt, dass er gegen das Projekt ist? … Ziele, die denen des Projekts widersprechen? … irgendeinen Nachteil durch das Projekt? |
Du kannst die Macht bzw. die Konfliktwahrscheinlichkeit simpel nach „Niedrig“ und „Hoch“ bewerten.
3. Stakeholder analysieren
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Erstellen der Stakeholder Map, auch als Stakeholderportfolio bezeichnet. Dabei entstehen vier Felder:
Ordne all deine Stakeholder nun in die Felder ein. Je nachdem, in welchem der vier Felder ein Stakeholder landet, kannst du eine geeignete Strategie ableiten.
4. Strategie ableiten
In deinem Stakeholder Mapping hast du jemanden mit viel Macht und einer hohen Konfliktwahrscheinlichkeit? Dann gehst du vermutlich anders mit ihm um als mit einem Stakeholder, der nichts zu sagen hat und dir wohlgesonnen ist. Schau dir die folgende Grafik und Tabelle mit typischen Strategien und Maßnahmen für jeden Stakeholder-Typ an:
| Strategie | Maßnahmen |
|---|---|
| Manage Closely: Viel Macht und hohe Konfliktwahrscheinlichkeit | Ursprung des Konflikts finden und Perspektive des Stakeholders verstehen Persönlich und regelmäßig kommunizieren Vertrauen aufbauen Meinung anhören, abholen und ggf. in das Projekt einfließen lassen Für das Projekt begeistern und Nutzen aufzeigen |
| Keep satisfied: Viel Macht, aber geringe Konfliktwahrscheinlichkeit | Regelmäßig, offen und ehrlich kommunizieren Macht des Stakeholders nutzen, um andere Projektbeteiligte zu beeinflussen Ins Projektmarketing einbinden Meinung anhören, abholen und ggf. in das Projekt einfließen lassen |
| Keep informed: Geringe Macht, aber hohes Konfliktpotenzial | Informationen auf Stakeholder zuschneiden Kommunikationsmethoden aus dem Konfliktmanagement anwenden Ggf. durch Machtpromotoren Einfluss auf das Projekt begrenzen |
| Monitor: Geringe Macht und geringes Konfliktpotenzial | Einfluss und Konfliktpotenzial beobachten Wenige und ausgewählte Informationen zukommen lassen |
Bonus: Stakeholder monitoren
Stakeholder Mapping ist keine einmalige Tätigkeit im Projekt, sondern sollte dein ständiger Begleiter sein – besonders in großen Projekten. Personen verlieren oder gewinnen an Macht, ebenso kann sich die Einstellung im Laufe der Zeit ändern. Auf diese Änderungen solltest du reagieren, indem du deine Stakeholder Map anpasst. Führen deine Maßnahmen dazu, dass sich das Konfliktpotential verringert? Bekommt ein Stakeholder, der anfänglich wenig Macht hatte, jetzt auf einmal mehr Entscheidungsgewalt?
Bleib also dran und aktualisiere deine Stakeholder Map je nach Änderungen im Projektverlauf. Auch hier kannst du visuelle Unterstützung nutzen und bereits nach der ersten Stakeholderanalyse durch Pfeile andeuten, in welche Richtung der jeweilige Stakeholder durch die Maßnahmen rutschen soll.
Du willst alles über Stakeholder wissen?
Für dieses Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen
✔ Alle Artikel auf einen Blick
Fazit
Das Stakeholder Mapping kostet beim ersten Erstellen durchaus etwas Zeit, aber es lohnt sich! Stakeholder können dein Projekt nach vorne treiben, aber es auch zum Scheitern bringen – und deshalb ist so eine Übersicht über deine Stakeholder Gold wert! Wichtig: Beobachte die Entwicklung deiner Stakeholder und aktualisiere die Stakeholder Map, um auf Veränderungen im Projektverlauf reagieren zu können.
Fragen und Antworten
Durch das Stakeholder-Mapping werden die Stakeholder eines Projektes visuell dargestellt und nach den Kriterien Macht/Einfluss und Konfliktpotential bewertet. Dadurch kann ein Projektmanager die Strategien für den Umgang mit den Stakeholdern ableiten.
Durch eine Stakeholder-Map erfährst du, wer welchen Einfluss auf dein Projekt hat und wer ggf. auch etwas gegen das Projekt haben könnte. Durch die Methode können Kommunikationsstrategien abgeleitet werden, durch die der Projekterfolg gestärkt werden kann.
Stakeholder sind alle beteiligten oder betroffenen Personen bzw. Personengruppen in einem Projekt. Im Rahmen des Stakeholdermanagements werden diese Personen(gruppen) identifiziert, nach ihrer Wichtigkeit bewertet und sinnvolle Maßnahmen abgeleitet, um einen maximalen Projekterfolg sicherzustellen. Ein Stakeholder ist also jemand, der ein berechtigtes Interesse an einem Projekt hat. Dies kann sowohl negativ als auch positiv sein. Mehr findest du in diesem Artikel.
Extern sind in den meisten Fällen die Kunden die wichtigsten Stakeholder, da die Zufriedenheit der Kunden oft darüber entscheidet, ob das Projekt erfolgreich war. Intern ist der Auftraggeber in der Regel der wichtigste Stakeholder, da auch hier die Erwartungen erfüllt werden sollen.
Es gibt interne Stakeholder (z. B. Projektmitarbeiter, Marketing, Verwaltung, Auftraggeber) als auch externe Stakeholder (z. B. Kunden, Lieferanten, Partner, Politik, Medien, Öffentlichkeit).
Ein Stakeholder ist jemand, der von einem Projekt betroffen ist, daran beteiligt ist oder irgendein Interesse an dem Projekt hat. Ein Shareholder hingegen ist ein Anteilseigner, also z.B. jemand, der Aktien an einem Unternehmen besitzt.
Wenn du in einem Projekt nicht genug auf deine Stakeholder achtest, kann es passieren, dass:
– das Ziel nicht erreicht wird bzw. daran vorbei gearbeitet wird
– Widerstände nicht oder zu spät erkannt werden
– wichtige Betroffene nicht abgeholt werden
– Chancen nicht genutzt werden
– das Projekt scheitert
