Ein Meilenstein ist erreicht, eine Entscheidung wird benötigt oder das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen? Wunderbar – aber sollte darüber nicht auch jemand informiert werden? Wie stellst du sicher, dass alle Stakeholder im Projekt regelmäßig relevante Informationen erhalten und du niemanden vergisst? Genau hier kommt die Kommunikationsmatrix ins Spiel!
Was ist die Kommunikationsmatrix?
Eine Kommunikationsmatrix ist eine tabellarische Übersicht, um den Informationsfluss im Projekt systematisch zu planen. Die Grundfrage: Wer erhält welche Informationen wann und in welcher Form? Die einfache Matrix stellt sicher, dass alle relevanten Beteiligten die notwendigen Informationen erhalten und die Kommunikationswege klar definiert sind.
Eine Kommunikationsmatrix enthält folgende Informationen:
- An wen – Stakeholder: Alle Personen oder Gruppen, die am Projekt beteiligt, interessiert oder von ihm betroffen sind, z. B. Kunden, Teammitglieder, Management oder Lieferanten.
- Was – Informationen: Die relevanten Projektdetails, die mit den Stakeholdern geteilt werden müssen, z. B. Projektstatusberichte, Fortschrittsberichte, Problemberichte oder Entscheidungen.
- Wie – Kommunikationskanäle: Die Mittel, über die die Informationen kommuniziert werden sollen, z. B. E-Mails, Projekt-Wiki, Besprechung, Workshops oder Präsentationen.
- Wann – Zeitpunkt: Die Häufigkeit und der Zeitpunkt der Kommunikation, z. B. wöchentliche E-Mails, monatliche Jours fixes, bei Bedarf.
- Wer – Verantwortlichkeit: Die Person oder Gruppe, die für die Kommunikation mit den jeweiligen Stakeholdern verantwortlich ist.
Du siehst: So eine Matrix ist recht einfach aufgebaut und zeigt übersichtlich, welche Empfänger wann welche Projektinformationen erhalten.
Wichtig:
Wenn du im Netz oder der Literatur stöberst, wirst du häufig unterschiedliche Varianten der Kommunikationsmatrix sehen. Auch die Definitionen und Abgrenzungen zum Kommunikationsplan können sich unterscheiden. Diese Methoden werden je nach Verband, Branche und Unternehmen unterschiedlich ausgelegt, sodass es nicht „die einzig wahre“ Kommunikationsmatrix gibt. Behalte im Hinterkopf: Die Kommunikationswege müssen klar geklärt sein und alle Beteiligten abgeholt werden. Dabei spielt es keine Rolle, welcher Begriff genau verwendet wird. Geh pragmatisch an die Sache heran!
Kommunikationsmatrix erstellen
1. Stakeholder identifizieren
Der erste Schritt ist eine ausführliche Analyse der Stakeholder, auf die wir hier nicht näher eingehen. Anregungen zum Identifizieren von Stakeholdern findest du in diesem Artikel, die gesamte Stakeholderanalyse wird hier näher beschrieben.
In jedem Fall solltest du in diesem ersten Schritt eine Liste von Personen und Gruppen haben, die am Projekt beteiligt, daran interessiert oder davon betroffen sind.
2. Bedürfnisse ermitteln
Wenn du nun direkt Kommunikationsmaßnahmen festlegst, überspringst du einen wichtigen Schritt: Damit die Maßnahmen auch effektiv sind, musst du die Interessen und Bedürfnisse deiner Stakeholder kennen. Teilweise hast du das (hoffentlich) bereits in der Stakeholderanalyse betrachtet, hier schaust du noch einmal konkret auf das Thema Kommunikation:
- Welche Informationen benötigen die Stakeholder, um sich gut informiert zu fühlen?
- Welche Kommunikationskanäle werden bevorzugt?
- Wie oft und in welcher Form möchten die Empfänger informiert werden?
- Welche Informationen benötigen die Stakeholder, um fundierte Entscheidungen zu treffen?
- Welche Unterstützung benötigen sie, um ihre Interessen zu vertreten?
Die Antworten auf diese Fragen werden in der Regel nicht in der Kommunikationsmatrix hinterlegt, sollten aber beim Festlegen der Maßnahmen berücksichtigt werden.
3. Kommunikationsformate festlegen
Wenn du die vorigen beiden Schritte erledigt hast, ist das Ausfüllen der Tabelle oft gar nicht so schwer: Du weißt bereits, wer Informationen erhalten soll und welche Interessen du befriedigen möchtest. Nun füllst du einfach die Tabelle aus und legst fest, welche Kanäle und Zeitpunkte hierfür sinnvoll sind. Nicht vergessen: Lege auch fest, wer für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist.
| Stakeholder | Information | Kanal | Zeitpunkt / Rhythmus | Verantwortliche Person |
|---|---|---|---|---|
| Auftraggeber | Projektfortschritt | Meeting | Wöchentlich, Freitagmittag | Projektleiter |
| Geschäftsführung | Projektfortschritt und Erreichen wichtiger Zwischenschritte | Abschluss von Meilensteinen | Projektleiter | |
| Leitung Qualitätsmanagement | Bericht über Einhaltung der QM-Vorgaben | Jeweils am Monatsende | QM-Beauftragter im Projekt | |
| Lenkungsausschuss | Projektfortschritt und Entscheidungsvorlagen | Meeting | Abschluss von Meilensteinen, bei Bedarf zusätzliche Termine | Projektleiter |
Die Matrix kannst du beispielsweise in Excel, PowerPoint oder einem Projektmanagement-Tool erstellen.
4. Projektkommunikation und Controlling durchführen
Im Grunde gehört dieser Schritt nicht mehr zum eigentlichen Erstellungsprozess der Matrix, trotzdem erwähnen wir ihn noch einmal explizit – schließlich wird er gern vergessen. Wenn eine Kommunikationsmatrix lediglich auf einem Netzlaufwerk oder in einem Ordner versauert, bringt sie niemandem etwas.
Stelle dir und deinem Team also regelmäßig folgende Fragen:
- Werden die vereinbarten Kommunikationsmaßnahmen auch durchgeführt?
- Welches Feedback kommt von den Stakeholdern bzw. sind die Kommunikationsmaßnahmen auch wirksam?
- Sind Stakeholder weggefallen oder hinzugekommen? Ist die Matrix auf dem neuesten Stand?
Vorteile für dein Projekt
So eine Kommunikationsmatrix ist nicht nur vergleichsweise einfach erstellt, sondern bietet noch eine Reihe von Vorteilen:
- Hohe Transparenz: Alle Beteiligten wissen, welche Informationen sie wann und wie erhalten.
- Effektive Kommunikation: Die richtigen Informationen werden zur richtigen Zeit an die richtigen Personen kommuniziert – zumindest falls die Maßnahmen auch umgesetzt werden ;-)
- Erhöhte Zufriedenheit der Stakeholder: Die Empfänger fühlen sich informiert und eingebunden. Die Gefahr für Missverständnisse sinkt.
- Klare Verantwortlichkeiten: Alle im Projekt wissen, welche Informationen sie wann liefern sollen.
Kommunikationsmatrix vs. Kommunikationsplan
Vielleicht hast du schon einmal von einem Kommunikationsplan gehört? Falls ja: Dann fragst du dich womöglich auch, ob das nur ein anderer Begriff für eine Kommunikationsmatrix ist?
Kurz gesagt: Die beiden Begriffe werden nicht synonym verwendet, doch es gibt einen starken Zusammenhang.
Der Kommunikationsplan beschreibt, wie die Kommunikation im Projekt erfolgen wird. Er legt die Strategie und die Methoden der Kommunikation fest und dient als Leitfaden für die Projektkommunikation.
Inhalte eines Kommunikationsplans:
- Kommunikationsziele: Was soll mit der Kommunikation erreicht werden?
- Zielgruppen: Wer sind die Empfänger der Kommunikation (z. B. Stakeholder, Teammitglieder, Kunden)?
- Kommunikationsmethoden: Welche Kommunikationskanäle und -werkzeuge werden verwendet (z. B. E-Mail, Jours fixes, Berichte)?
- Häufigkeit und Zeitplan: Wie oft und wann wird kommuniziert (z. B. tägliche Stand-ups, wöchentliche Berichte, monatliche Reviews)?
- Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Kommunikation verantwortlich?
- Richtlinien und Verfahren: Welche Standards und Regeln gelten für die Kommunikation (z. B. Berichtsvorlagen, Genehmigungsprozesse)?
Beispiel:
Ein Kommunikationsplan für ein Softwareentwicklungsprojekt könnte vorsehen, wie genau ein Kick-off abläuft, dass wöchentliche Statusberichte per E-Mail an alle Teilprojektleiter gesendet werden und welche Tools und Werkzeuge für die Kommunikation im Projekt eingesetzt werden.
Du siehst, hier gibt es einen Überlapp, also fassen wir es noch einmal so zusammen:
- Ein Kommunikationsplan ist ein eher strategisches Dokument, das die gesamte Kommunikationsstrategie und -methoden des Projekts beschreibt.
- Die Kommunikationsmatrix ist ein spezifisches Werkzeug innerhalb des Kommunikationsplans, das die Details des Informationsaustauschs in tabellarischer Form darstellt.
Beide Werkzeuge ergänzen sich hervorragend und tragen dazu bei, die Kommunikation im Projekt effektiv und effizient zu gestalten.
Fazit
Die Kommunikationsmatrix ist ein wertvolles Werkzeug für Projektmanager, um die Kommunikation im Projekt klar und übersichtlich zu planen, zu strukturieren und zu visualisieren. Sie unterstützt alle Beteiligten dabei, effektiv zu kommunizieren: Stakeholder werden entsprechend ihrer Interessen informiert, Verantwortliche im Projekt wissen genau, wann welche Kommunikationsmaßnahmen umgesetzt werden sollen.
