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Stakeholder-Monitoring

Wie funktioniert Stakeholder-Monitoring?

Auf den Punkt gebracht

Stakeholder-Monitoring bezeichnet eine Aktivität im Projektmanagement, mit deren Hilfe Stakeholder im Projektverlauf überwacht werden und auf Veränderungen reagiert wird.

Wie einfach wäre es doch, wenn im Projekt alles so liefe, wie zu Beginn geplant! Gibt es solche Projekte eigentlich? Vermutlich nicht. Genau deshalb bleibt es auch nicht bei einer einmaligen Stakeholderanalyse zu Beginn des Projekts. Zumindest sollte es das nicht.

Warum Stakeholder-Monitoring wichtig ist

Schau mal, was alles im Projektverlauf passieren kann:

  • Zunächst wenig einflussreiche Stakeholder gewinnen an Macht.
  • Dir wohlgesonnene Stakeholder ändern ihre Meinung.
  • In einer Gruppierung erheben Einzelne ihre Stimme: Pflegeleichte Stakeholder entwickeln sich zu Problemfällen.
  • Ein großer Unterstützer verliert seine Position und ist nicht mehr verfügbar für dein Projekt.
  • Rahmenbedingungen im Projekt ändern sich. Das Projekt wird nicht mehr akzeptiert.

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Der Aufwand des Stakeholder-Monitorings

Wenn sich so viele Faktoren ändern können, stellt sich eine berechtigte Frage: Sollst du also wirklich den gesamten Prozess des Sammelns, Bewertens und Analysierens regelmäßig in allen Details durchführen? In jeder Woche Zeit für eine komplette Stakeholderanalyse reservieren?

Die vage Antwort:: Es kommt darauf an! In den meisten Projekten ist es ausreichend, einen groben Blick auf das Thema zu haben. Stelle dir folgende wichtige Fragen:

  • Gibt es neue Stakeholder?
  • Haben sich wesentliche Faktoren (Macht, Einstellung, …) deiner Stakeholder verändert?
  • Musst du deine Ziele und Maßnahmen überdenken?

Schaffst du es, dir diese Fragen regelmäßig zu stellen, geht das Stakeholder-Monitoring in Fleisch und Blut über. Du behältst einen guten Überblick, ohne dass du stundenlang über Tabellen brüten musst.

Es existieren allerdings auch Projekte, in den allein das Stakeholdermanagement von Vollzeit-Stellen durchgeführt wird. Öffentliche große Bauprojekte mit einer unüberschaubaren Anzahl von Stakeholdern wären so ein Beispiel. Das Vorgehen ist gleich – der Aufwand ist deutlich höher.

Grafische Darstellung von Stakeholdern

Das ursprüngliche Portfolio deiner Stakeholder kannst du auch im Projektverlauf immer wieder benutzen. Mit Pfeilen kann signalisiert werden, in welche Richtung sich die wichtigsten Stakeholder bewegen:

Stakeholderportfolio

Effektives Stakeholder-Management im Projekt – aber wie?

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Fazit

Das Monitoring ist alles andere als ein Hexenwerk. Hab einfach einen regelmäßigen Blick auf die Sache und gibt dich nicht damit zufrieden, die Stakeholderanalyse einmalig durchgeführt zu haben. Denn wie gesagt: Wann läuft ein Projekt schon so, wie von Beginn an geplant?

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