Stakeholder-Analyse, Teil 1: Wir sammeln Stakeholder

Dieser Artikel ist Teil 6 von 11 der Serie Stakeholder

Stakeholder-SonnenmodellWir sammeln Stakeholder

So. Genug des Vorgeplänkels. Jetzt geht es ans Eingemachte.

Wir wissen jetzt also, was Stakeholder sind. Und was es uns bringt, wenn wir Stakeholder-Management betreiben.

Wie funktioniert das also nun genau?

Im ersten Schritt beginnen wir mit dem Sammeln der Stakeholder. Das kannst du ganz allein mit einem Blatt Papier und Stift tun. Oder auch im Team und am Whiteboard.

Egal in welcher Form: Sammle so viele Stakeholder wie möglich. Sehr gut funktioniert das mit einem Brainstorming.

Die wichtigen Fragen

Wie kommt man nun auf mögliche Stakeholder? Stelle am besten folgende Fragen:

  • Wer hat ein Interesse am Ausgang des Projektes?
  • Wer ist fachlich involviert?
  • Wer ist für das Finanzielle zuständig?
  • Wer arbeitet am Projekt mit?
  • Wer legt die Regeln für das Projekt fest?
  • Wer will, dass das Projekt unbedingt umgesetzt wird?
  • Wer könnte gegen das Projekt sein?
  • Wenn das Projekt abgeschlossen ist: Wer ist in irgendeiner Form davon betroffen?
  • Welche Stakeholder sind aus vorherigen Projekten bekannt und sind sie vielleicht auch diesmal wieder wichtig?
  • Wer hat Bedenken gegenüber dem Projekt?

Damit solltest du schon auf eine beachtliche Liste kommen. Die Erarbeitung im Team führt normalerweise zu längeren Listen: Mehr Augen sehen mehr!

Wie detailliert soll es denn sein?

Die Theorie sagt: Werde so konkret wie möglich. Benenne möglichst konkrete Personen und Ansprechpartner. Das hat einen einfachen Grund: Die Nennung von Personen erleichtert dir später die Ableitung von Maßnahmen. Außerdem können Stakeholder oft besser eingeschätzt werden. Nennst du nur Gruppierungen, besteht die Gefahr, dass dir wichtige Aspekte entgehen. Schau dir das folgende Beispiel an:

 

Beispiel-Projekt

In einem Unternehmen, das ein digitales System zur Zeiterfassung einführen möchte, existiert ein Betriebsrat. Dessen Meinung ist gespalten. Der Betriebsratsvorsitzende ist strikt gegen das System, viele andere Mitglieder hingegen positiv eingestellt. Ist dein Stakeholder nun „der Betriebsrat“, wird es dir schwerfallen, ihn eindeutig zu bewerten und geeignete Maßnahmen zu entwickeln. Die bessere Variante wäre also an dieser Stelle: „Herr Schmidt, Betriebsratsvorsitzender“ und „Betriebsrat-Mitglieder: Frau Huber, Herr Schulze, Frau Will“.

Darstellung der Stakeholder

Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten, die gesammelten Interessensgruppen darzustellen:

  • Auflistung in einer Excel-Liste:
  • Darstellung als Mindmap
  • Sammlung auf Karten oder Post-Its
  • Stichwortsammlung auf einem Zettel

Egal wie: Hauptsache, die Stakeholder existieren nicht nur in deinem Kopf, sondern sind irgendwo vermerkt. Denn bei der Sammlung soll es natürlich nicht bleiben! Und wenn du im Team arbeitest, ist eine schriftliche Erfassung ohnehin unentbehrlich.

Bewährt hat sich für einen ersten Schritt die Darstellung in einer Mindmap bzw. in einem Sonnenmodell: In der Mitte steht dein Projekt, darum herum werden die Stakeholder angeordnet.

Behalte den Überblick

Ist die Liste sehr lang, hilft zur besseren Übersicht eine grobe Klassifizierung:

  • Einordnung in Stakeholder mit direktem und indirektem Einfluss auf das Projekt (z.B. direkt: Auftraggeber vs. indirekt: Meinungsmacher im Unternehmen)
  • Einordnung in interne und externe Stakeholder
  • Einordnung in Kategorien wie Zulieferer, Wettbewerber, usw.

Soweit so gut. Jetzt haben wir sie schwarz auf weiß. Was du mit dieser Auflistung jetzt tust, erfährst du im nächsten Artikel der Serie.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Weitere Artikel der Serie:<< Video: Wie funktioniert eine Promotorenanalyse?Stakeholder-Analyse, Teil 2: Wir bewerten Stakeholder >>
2 Kommentare
  1. Gina
    Gina says:

    Hallo Andrea,
    das Sammeln von schon sehr persönlichen Daten von Stakeholdern in einer Liste und das im Portfolio durchgeführte Ranking der Risiken berührt die Datenschutzrichtlinie der meisten Unternehmen. Was sagen Sie zum Widerspruch der oft nützlichen Aussagekraft des Stakeholder-Portfolios zur Unmöglichkeit, die notwendigen Daten überhaupt erfassen zu dürfen?

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Hallo Gina,

      das ist eine sehr interessante Fragestellung, die im Grunde nicht nur das Projektmanagement betrifft, sondern jeglichen Umgang mit Kunden- und Mitarbeiterdaten. In vielen Unternehmen und innerhalb von Geschäftsbeziehungen wird hier häufig auf dünnem Eis und in Grauzonen agiert. Daher können und wollen wir hier auch keine umfassende Antwort geben.
      Viel wichtiger als die Richtlinie des Unternehmens ist das Bundesdatenschutzgesetz, welches zumeist die jeweiligen Unternehmensrichtlinien begründet.
      Mein Kommentar stellt keine Rechtsberatung dar und im Einzelfall sollten Fragen hierzu mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen oder aber mit einem kundigen Juristen geklärt werden.

      Gesetzliche Grundlage zur Datenerhebung und Speicherung im Projektbetrieb ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere § 28 Datenerhebung und -speicherung für eigene Geschäftszwecke.
      Besonders wichtig ist hier § 28 Absatz 1, welcher die Verwendung von Listen / Kunden- und Lieferantenverzeichnisse überhaupt erst möglich macht:

      (1) Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig,
      • wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist,
      • soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt oder
      • wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt.
      Bei der Erhebung personenbezogener Daten sind die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen.

      (Ende des Zitats)

      Generell kann man weiterhin festhalten:

      1. „Besondere personenbezogene Daten“ im Sinne des Datenschutzgesetzes sind besonders schützenswerte Daten, d.h. die Zuordnung von persönlichen Namen zu zum Beispiel privaten Telefonnummern, Bankdaten, Ausfallzeiten durch Krankheit, Daten aus der Stechuhr und vieles mehr. Diese haben in Dokumenten des Projektmanagements nichts zu suchen und sollten durch das Projektteam nicht erfasst werden. Einzelne Organisationsbereiche, wie z.B. die Personalabteilung oder das Rechnungswesen, speichern hier zwar ausgewählte Daten, jedoch werden diese dort besonders geschützt und die Mitarbeiter haben in der Regel ihr explizites schriftliches Einverständnis hierzu gegeben.

      2. Alle übrigen Daten wie persönliche Rollen/Funktionen, Positionen, Zuständigkeiten, Kunden- und Lieferantenadressen mit persönlichem Ansprechpartner usw. sind ebenfalls „personenbezogene Daten“, jedoch im allgemeinen nicht „besonders schützenswert“. Doch auch hier gilt das Datenschutzgesetz – allerdings hilft uns oben zitierter § 28 Absatz 1.
      In der Regel kann bei Kunden- und Lieferanten-Kontaktdaten und bei Geschäftspartnern davon ausgegangen werden, dass das Einverständnis zur Erfassung und Nutzung im Rahmen der Geschäftsbeziehungen implizit gegeben ist. Übergibt Ihnen jemand seine Visitenkarte, so müssen Sie diese weder vernichten, noch im Tresor verwahren 😉
      Gleiches gilt für Namen / Büro-Kontaktdaten der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen. Betriebsabläufe wären unmöglich, wenn Listen mit Namen, internen Funktionen und Telefonnummern nicht erlaubt wären.
      Vorsicht gilt jedoch, wenn Dritte Einsicht in solche Daten erlangen können. Kunde A (Einzelunternehmer) hat Ihnen vermutlich nicht die Erlaubnis gegeben, dass seine persönlichen Kontaktdaten von Lieferant B eingesehen werden dürfen. In solchen Fällen müssen Sie entweder die explizite Erlaubnis einholen, oder aber betroffene Projektdokumente unter Verschluss halten.
      Bei Stakeholdern, die nicht zu den am Projekt beteiligten Organisationen gehören, kann es etwas komplizierter werden. Im Zweifelsfall fragen Sie ihren Datenschutzbeauftragten.

      3. Nicht betroffen vom Datenschutzgesetz sind übrigens Personenmehrheiten (Vereine, Unternehmen, Abteilungen, Gruppierungen als Ganzes wie z.B. “die Anwohner“ usw.) sofern diese keinen Rückschluss auf Einzelpersonen zulassen. Hier ist die Erfassung und Veröffentlichung von z.B. Kontaktdaten kein Problem. Ersetzt man „Die Anwohner“ jedoch konkret durch „Franz Meckermann, wohnhaft in der Ärgergasse 15“, hat dies in solch expliziter Nennung in der Stakeholderliste des Bauprojektes sicher nichts zu suchen 😉

      Ich bin selbst kein Jurist. Wie oben bereits erwähnt, stellt meine Antwort keine Rechtsberatung dar. Sollte meine Antwort fehlerhaft oder irreführend sein, so übernehme ich keine Haftung für eventuell entstehende Schäden. Im Einzelfall müssen Fragen in diesem Themenkreis mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen oder aber mit einem kundigen Juristen geklärt werden.

      Beste Grüße!

      Antworten

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