Qualitätsmanagement im Projekt: Ein Überblick für Eilige

Qualitätsmanagement im Projekt: Zu diesem Thema hat uns eine Leserfrage erreicht:

Was ist eigentlich ein Qualitätssicherungsplan? Was gehört da rein, was nicht? Gibt es da eine Universalvorlage? Oder ist das nur eine Zusammenfassung, wer was macht und wo was steht? Wie sichere ich überhaupt Qualität? Das ist doch was rein subjektives, oder?

Genau genommen sind das gleich mehrere Fragen, über die wir eine Reihe von Artikeln schreiben könnten. Aber weil wir es übersichtlich und knapp mögen, gibt es heute einen Mini-Überblick zum Thema Qualitätsmanagement im Projekt.

Gleich vorab: Qualitätsmanager mögen es uns verzeihen, dass wir in diesem Artikel das Thema nur grob behandeln und vereinfachen. Wer ein Fan von Normen ist (und davon gibt es so einige), der wird vermutlich nach etwas mehr Tiefe lechzen.

Du interessierst dich eher für die Kurzform? Dann lies weiter!

Was ist Qualität?

Suchst du nach dem Begriff „Qualität“, wirst du auf alle möglichen Definitionen stoßen. Die Grundaussage ist jedoch (mehr oder weniger verklausuliert) die gleiche:

Qualität ist das Maß, in dem ein Objekt den Anforderungen entspricht.

Nun klingt ein „Objekt“ reichlich abstrakt, also machen wir es mal konkreter:

• Wie zuverlässig arbeitet die Maschine zum Stanzen von Reinigungspads?
• Wie farbecht ist der Stoff der neuen Sportkollektion?
• Wurde die definierte Ausfallrate des neuen Servers nicht überschritten?
• Wurde bei der Umsetzung des Projektes das innerbetriebliche Vorgehensmodell eingehalten?

Anhand der Beispiele siehst du: Ein „Objekt“ kann eine Ware oder Dienstleistung sein, aber auch ein Prozess.

Wichtig: Um Qualität bestimmen zu können, muss immer eine messbare Größe vorliegen. „Gute Qualität“ ist zunächst rein subjektiv, auch wenn es umgangssprachlich so formuliert wird. Statt „gut“ müssen konkrete Kriterien in Form von Kennzahlen her. Nicht immer ganz einfach, aber notwendig, um während und am Ende eines Projekts prüfen und steuern zu können.

Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung

Erinnerst du dich? Projektmanagement sind alle Tätigkeiten zum Planen und Steuern eines Projektes. Es liegt nahe, dass Qualitätsmanagement entsprechend alle Tätigkeiten zum Planen und Steuern der Qualität umfasst.

Dabei gibt es vier Teildisziplinen:

• Qualitätsplanung: Diese sollte in einer sehr frühen Phase durchgeführt werden. Welche Kriterien sollen in welcher Form erreicht werden?
• Qualitätslenkung und Qualitätssicherung: Diese beiden Bereiche gehen Hand in Hand: Mit welchen Prozessen und Techniken wird die Qualität sichergestellt? Und welche Maßnahmen werden zur Erfüllung der Qualitätsanforderungen durchgeführt?
• Qualitätsprüfung: Spätestens zur Abnahme des Projektes wird es spannend: Wie wird das entstandene Produkt auf die Anforderungen geprüft?

Qualität im Projektmanagement

Wird ein Projekt durchgeführt, kann sich Qualität auf zwei Bereiche beziehen:

• Qualität des Projektinhalts, auch Produktqualität: Hier wird geprüft, ob die Projektergebnisse alle Funktionen und Messgrößen erfüllt.
• Qualität des Projektmanagements: Wurden Zeit- und Kostenziele erreicht? Wurden die definierten Prozesse eingehalten?

Von vielen wird Qualitätsmanagement als notwendiges Übel angesehen, als bürokratischer Akt, der das Projekt eher behindert als fördert. Oftmals gelten Qualitätsmanager als Pedanten, denen Formulare wichtiger sind als das eigentliche Ergebnis.

Muss das so ein? Denk mal an den Job eines Projektleiters: Seine Hauptaufgabe ist es, das Projekt zur Zufriedenheit des Auftraggebers zum Erfolg zu führen. Wenn nun Qualität das Übereinstimmen des Ergebnisses mit den Kundenanforderungen ist und der Projektleiter seine Aufgabe ernst nimmt – dann kann dieser gar nicht anders, als Qualitätsmanagement im Projekt zu integrieren.

Wann wird Qualitätsmanagement im Projekt betrieben?

Gehen wir also von vorbildlichen Projektleitern aus, die ihre Kunden zufrieden stellen wollen. Ohne das Wort „Qualität“ auch nur in den Mund zu nehmen, finden in frühen Projektphasen typische Aktivitäten statt:

• Kundenanforderungen werden festgelegt
• Möglichkeiten zur Umsetzung werden definiert
• Abnahmekriterien am Ende des Projektes werden vereinbart

Das sind bereits erste Schritte im Qualitätsmanagement, auch wenn diese vielleicht nicht immer als Qualitätsmanagement benannt werden und nicht aus einem isolierten Qualitätsmanagementprozess stammen müssen. Es entsteht Transparenz bei allen Beteiligten und es können von vornherein Maßnahmen zur Erreichung der Ziele eingeplant. Sicher, das verursachte Aufwand – aber auch das kann in der Planung berücksichtigt werden.

Du siehst: Das natürliche Verhalten eines fähigen Projektleiters beinhaltet automatisch Qualitätsmanagement. Schau dir dieses Beispiel an:

• In einem Pflichtenheft werden Funktionen eines zu entwickelnden Produkts festgelegt. (Qualitätsplanung)
• Während des Projekts werden Maßnahmen zur Erreichung der Ziele und zur Umsetzung der Funktionen umgesetzt und überprüft. (Qualitätslenkung und -sicherung).
• Zum Abschluss des Projekts kann der Auftraggeber anhand definierter Abnahmekriterien das Projekt abnehmen (Qualitätsprüfung).

Qualitätsmanagement ist also keine eigenständige und von allem losgelöste Disziplin, sondern ein natürlicher Teilprozess des Projektmanagements.

Der Qualitätssicherungsplan

Kommen wir also zu dem Dokument, in dem alles Wichtige zusammengefasst wird. Grundsätzlich sollte ein Qualitätssicherungsplan folgende Informationen beinhalten:

• Was wird gesichert? Hier werden die qualitätsrelevanten Merkmale (z. B. maximale Ausfallquote) identifiziert und eine Zielgröße festgesetzt (z. B. 0,5 % der Laufleistung). Diese Daten können später als Abnahmekriterien zum Projektabschluss dienen.
• Wann wird gesichert? Lege hier fest, wie oft oder in welchem Rhythmus Messungen stattfinden, z. B. regelmäßige Reviews oder Messung von Kriterien zu Meilensteinterminen.
• Wie wird gesichert? Methoden und Techniken zur Messung kommen in diesen Abschnitt (z. B. Laborproben oder Audits).
• Von wem wird gesichert? Wer ist wofür verantwortlich? Allen sollte klar sein, wo seine Aufgaben liegen.

Braucht jedes Projekt einen Qualitätssicherungsplan? Nicht unbedingt. Wie oben erwähnt, werden viele QM-Aktivitäten in kleinen Projekten bereits automatisch umgesetzt, ohne dass ein separater Plan erstellt werden muss. Doch: Je komplexer das Projekt, je umfangreicher die Anforderungen und je detaillierter die messbaren Zielgrößen sind, desto wichtiger ist ein solches Planungsdokument.

Dein Projekt ist übersichtlich? Dann kann schon eine einfache Tabelle ausreichen:

Fazit

Qualitätsmanagement im Projekt: Du bist kein Fan davon? Keine Sorge, wahrscheinlich betreibst du es ohnehin schon intuitiv.

Je komplexer ein Projekt, desto wichtiger ist es: So stellst du sicher, dass die Projektergebnisse mit den Kundenanforderungen übereinstimmen. Sobald in einer frühen Projektphase Qualitätskriterien und deren Zielgrößen festgelegt worden sind, kann während des Projektes darauf hingearbeitet werden. Nimmt der Kunde das Projekt nach Prüfung der Kriterien ab – tja, dann hast du wohl was richtig gemacht!