Weihnachten rückt näher!
Im Gegensatz zu uns Normalsterblichen, die jedes Jahr aufs Neue vom nahenden Fest überrascht werden, wird im Weihnachtsdorf vernünftig geplant. Und das ist auch gut so! Man stelle sich die vielen traurigen Kinder vor, die sonst zu Weihnachten plötzlich ohne Geschenke dastehen.
Der Phasenplan
Im ersten Schritt der Zeitplanung wird zunächst ein grober Phasenplan erstellt. Das Schöne an einem Phasenplan:
- Er ist schnell erstellt! Man muss noch nicht großartig ins Detail gehen.
- Die grafische Darstellung ist für alle Beteiligten leicht erfassbar.
- Er zeigt, welche groben Phasen in welcher Reihenfolge ablaufen.
- Es werden die wichtigsten Entscheidungspunkte im Projekt definiert – die Meilensteine.
So sieht der Phasenplan für unser Weihnachtsprojekt aus:
Dieser schöne Plan wurde übrigens so richtig groß aufgemalt und so ausgehängt, sodass alle Beteiligten ihn sehen können. Eine schöne Orientierung!
Die Phasentabelle
Der grafische Plan ist naturgemäß sehr grob. Ein wenig mehr Informationen wurden dann doch herausgearbeitet:
| PHASE | AKTIVITÄTEN | ZIELE |
|---|---|---|
| Planung | Zeitplanung erstellen, optimale Reiserouten gemäß der Zeitzonen ausarbeiten, Lieferanten recherchieren und Einsatzpläne erstellen | Zeit- und Einsatzpläne liegen vor, Reiserouten wurden erarbeitet, Lieferantenlisten liegen vor |
| Vorbereitung | Wunschzettel auswerten, Geschenke besorgen, verpacken und verteilen; Fuhrpark vorbereiten, Adressen recherchieren | Mit Abschluss der Phase wurde alles so vorbereitet, dass an Weihnachten nur noch ausgeliefert werden muss, Alle Geschenke sind verpackt und befinden sich in den Verteilzentren, Schlitten und Rentiere sind einsatzbereit |
| Auslieferung | Schlitten beladen, Reiseroute abfahren und Geschenke ausliefern | Alle Geschenke sind pünktlich bei ihren Empfängern angekommen |
| Abschluss | Restliche Geschenke spenden, Reklamationen bearbeiten und Projekt abschließen | Es befinden sich keine Geschenke mehr in den Verteilzentren, Reklamationen wurden bearbeitet Dokument mit Erfahrungen liegt vor |
Die Meilensteine
Auch wichtige Meilensteine wurden definiert. Hierbei zu beachten: Es sollte immer definiert werden, woran man die Erreichung eines Meilensteins erkennen kann. Das können Protokolle, Listen oder erstellte Dokumentes ein. Für das Weihnachtsprojekt sieht das wie folgt aus:
| MEILENSTEIN | BELEG | GROBES DATUM |
|---|---|---|
| Projekt gestartet | Protokoll der Projektstartbesprechung | Anfang Oktober |
| Planung abgeschlossen | Zeit- und Einsatzpläne, Reiserouten und Lieferantenlisten liegen vor | Ende Oktober |
| Startklar für Weihnachten | Statusberichte aus Fuhrpark und Verteilzentren | 23. Dezember |
| Geschenke abgeliefert | lange Listen mit Häkchen | 25. Dezember |
| Projekt abgeschlossen | Reklamationsstatistik und Abschlussdokument | Mitte Januar |
Ausblick
Fertig! Daran kann man sich doch ganz wunderbar orientieren. Im nächsten Teil gehen die Wichtel noch einen Schritt weiter und erstellen den „Plan der Pläne“!
