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Alle Jahre wieder, Teil 6: Projektphasen und Meilensteine

Auf den Punkt gebracht

Die beliebte Weihnachtsserie auf "Projekte leicht gemacht"! Auch für ein Weihnachtsprojekt ist ein Phasenplan mit sauber formulierten Meilensteinen eine gute Sache. In diesem Teil geht es deshalb genau um diese Themen!

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Weihnachten rückt näher!

Im Gegensatz zu uns Normalsterblichen, die jedes Jahr aufs Neue vom nahenden Fest überrascht werden, wird im Weihnachtsdorf vernünftig geplant. Und das ist auch gut so! Man stelle sich die vielen traurigen Kinder vor, die sonst zu Weihnachten plötzlich ohne Geschenke dastehen.

Der Phasenplan

Im ersten Schritt der Zeitplanung wird zunächst ein grober Phasenplan erstellt. Das Schöne an einem Phasenplan:

  • Er ist schnell erstellt! Man muss noch nicht großartig ins Detail gehen.
  • Die grafische Darstellung ist für alle Beteiligten leicht erfassbar.
  • Er zeigt, welche groben Phasen in welcher Reihenfolge ablaufen.
  • Es werden die wichtigsten Entscheidungspunkte im Projekt definiert – die Meilensteine.

So sieht der Phasenplan für unser Weihnachtsprojekt aus:

weihnachten-phasen

Dieser schöne Plan wurde übrigens so richtig groß aufgemalt und so ausgehängt, sodass alle Beteiligten ihn sehen können. Eine schöne Orientierung!

Die Phasentabelle

Der grafische Plan ist naturgemäß sehr grob. Ein wenig mehr Informationen wurden dann doch herausgearbeitet:

PHASEAKTIVITÄTENZIELE
PlanungZeitplanung erstellen, optimale Reiserouten gemäß der Zeitzonen ausarbeiten, Lieferanten recherchieren und Einsatzpläne erstellenZeit- und Einsatzpläne liegen vor,
Reiserouten wurden erarbeitet,
Lieferantenlisten liegen vor
VorbereitungWunschzettel auswerten, Geschenke besorgen, verpacken und verteilen; Fuhrpark vorbereiten, Adressen recherchierenMit Abschluss der Phase wurde alles so vorbereitet, dass an Weihnachten nur noch ausgeliefert werden muss,
Alle Geschenke sind verpackt und befinden sich in den Verteilzentren,
Schlitten und Rentiere sind einsatzbereit
AuslieferungSchlitten beladen, Reiseroute abfahren und Geschenke ausliefernAlle Geschenke sind pünktlich bei ihren Empfängern angekommen
AbschlussRestliche Geschenke spenden, Reklamationen bearbeiten und Projekt abschließenEs befinden sich keine Geschenke mehr in den Verteilzentren,
Reklamationen wurden bearbeitet
Dokument mit Erfahrungen liegt vor

Die Meilensteine

Auch wichtige Meilensteine wurden definiert. Hierbei zu beachten: Es sollte immer definiert werden, woran man die Erreichung eines Meilensteins erkennen kann. Das können Protokolle, Listen oder erstellte Dokumentes ein. Für das Weihnachtsprojekt sieht das wie folgt aus:

MEILENSTEINBELEGGROBES DATUM
Projekt gestartetProtokoll der ProjektstartbesprechungAnfang Oktober
Planung abgeschlossenZeit- und Einsatzpläne, Reiserouten und Lieferantenlisten liegen vorEnde Oktober
Startklar für WeihnachtenStatusberichte aus Fuhrpark und Verteilzentren23. Dezember
Geschenke abgeliefertlange Listen mit Häkchen 25. Dezember
Projekt abgeschlossenReklamationsstatistik und AbschlussdokumentMitte Januar

Ausblick

Fertig! Daran kann man sich doch ganz wunderbar orientieren. Im nächsten Teil gehen die Wichtel noch einen Schritt weiter und erstellen den „Plan der Pläne“!

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