„Qualitätsmanagement im Projekt“ war das Thema des letzten Artikels. Den fandest du gut? Wir auch! Und weil es so schön war, lernst du in diesem Artikel eine grundlegende Methode des Qualitätsmanagements kennen: den PDCA-Zyklus. 

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus findet als kontinuierlicher Prozess statt, um 

  • die Qualität von Produkten und Prozessen zu verbessern 
  • Probleme zu lösen
  • Veränderungen zu implementieren 
  • Verbesserungsmaßnahmen in kleinem Umfang zu testen, ehe sie groß ausgerollt werden

PDCA steht für Plan, Do, Check und Act – dazu gleich mehr. 

Passend zum Erfinder W. Edwards Deming wird der PDCA-Zyklus auch als Demingkreis bezeichnet. Deming selbst nannte die Methode übrigens immer „Shewhart Cycle“ – nach seinem eigenen Lehrmeister. Noch eine andere Bezeichnung gefällig? Deming nutzte in späteren Jahren den Begriff „PDSA“, wobei er das Check durch Study austauschte. 

Die Schritte des PDCA-Zyklus

Ein Akronym wie PDCA schreit förmlich danach, die Bedeutung der einzelnen Buchstaben näher zu erklären. Um es dir leichter zu machen, wird folgendes Beispiel verwendet:

Ein Lebensmittelhersteller produziert Fruchtjoghurt und möchte gemäß aktueller Trends weniger Zucker einsetzen, ohne jedoch auf den Geschmack und die Süße zu verzichten. Die Unternehmensleitung beschließt, ein Projekt zur Veränderung der Rezeptur zu starten.

Im Projekt werden die vier Phasen des PDCA-Zyklus iterativ durchlaufen:

Plan – Planen

In der Planungsphase sind folgende Aktivitäten enthalten:

  • Ist-Zustand analysieren: Was tun wir aktuell und wie tun wir es?
  • Verbesserungspotenziale identifizieren: Was läuft nicht gut bzw. was könnte besser laufen?
  • Prozesse identifizieren: Welche Prozesse betrachten wir? 
  • Ziele festlegen: Was wollen wir überhaupt erreichen?
  • Konzept erstellen: Wie wollen wir die Verbesserung/Veränderung umsetzen?

Beispiel:
Der Joghurthersteller betrachtet die aktuelle Rezeptur und legt Ziele bezüglich Herstellungs-/Einkaufskosten sowie geschmacklichen Tests fest. Weiterhin werden die aktuellen Prozesse in der Produktion betrachtet und die Richtlinien und Gesetze zur Herstellung von Lebensmitteln berücksichtigt. 

Do – Tun

In dieser Phase des PDCA-Prozesses wird auf der Planungsphase aufgebaut und die definierten Maßnahmen umgesetzt. Dies geschieht meist nicht in großem Stil, sondern in kleinen, überschaubaren Schritten. Stell es dir als praktisches Ausprobieren des Konzepts vor, als langsames Herantasten. 

Beispiel:
Statt sofort die gesamte Produktion auf eine neue Rezeptur umzustellen, werden kleine Mengen produziert. Diese werden getestet, die Erkenntnisse verarbeitet und die nächste Charge Erdbeerjoghurt mit einer noch anderen Rezeptur ausprobiert. 

Check – Prüfen, Analysieren

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Das gilt auch hier: Statt auf das ursprüngliche Konzept zu vertrauen, werden in dieser Phase die gesammelten Daten und Ergebnisse aus der vorigen Phase analysiert und mit den erwarteten Ergebnissen verglichen. Stimmen die Ergebnisse mit den Erwartungen überein, kann am Ende dieser Phase eine Freigabe der Änderung im großen Stil erfolgen. 

Nicht immer fallen jedoch die Ergebnisse wie gewünscht aus: Werden gravierende Abweichungen festgestellt, wird daraus gelernt und neue Maßnahmen abgeleitet. 

Beispiel:
Der zuckerärmere Erdbeerjoghurt wurde leider nur von 70% aller Testpersonen als „gleich gut“ oder „besser“ in Geschmackstest bewertet, obwohl 95% anvisiert wurden. Die Ziele bezüglich Einkaufskosten und Optimierung der Produktionsprozesse wurden hingegen erreicht. 

Act – Agieren, Umsetzen

In einer idealen Welt sind nach den ersten drei Phasen alle Erkenntnisse vorhanden, um den neuen Prozess oder das neue Produkt im großen Stil einzuführen. In der Act-Phase werden folgende Aktivitäten durchgeführt:

  • Noch vorhandene Probleme werden gelöst.
  • Ineffiziente Teilprozesse werden identifiziert und verbessert.
  • Prozessbeschreibungen werden angefertigt.
  • Investitionen werden getätigt.
  • Mitarbeiter werden geschult. 
  • Der neue Prozess wird eingeführt.

Mit Einführung dieses Prozesses gilt dieser als neuer Standard, der in der nächsten Planungsphase als Grundlage für die nächste Verbesserung dient. 

Beispiel:
Wären alle Ziele des Erdbeerjoghurts erreicht worden, hätte die neue Rezeptur unternehmensweit eingeführt werden können. Diese hätte als Basis für die nächste Iteration des PDCA-Zyklus gedient. In unserem Beispiel jedoch wurden die Ziele nicht erreicht und es erfolgt keine komplette Umstellung der Produktion. Trotzdem startet das Unternehmen mit dem nächsten Zyklus und nutzt die neuen Erkenntnisse als Basis für die Ist-Analyse.

Wo wird der PDCA-Zyklus eingesetzt?

Vielleicht ist dir aufgefallen, dass der PDCA-Zyklus sich für verschiedenste Themen eignet:

  • Verbesserung beliebiger Produkte oder Prozesse
  • Unterstützung bei der Einführung von Total Quality Management (TQM) oder Six Sigma-Projekten
  • Ausprobieren verschiedener Lösungsmöglichkeiten, bevor sie auf breiter Front ausgerollt werden
  • Entwicklung neuer Produkte
  • Einführung neuer Unternehmensprozesse
  • Verbesserung des Lieferantenmanagements

Durch das zyklische Durchlaufen, Ausprobieren und Sammeln von Erkenntnissen werden Ressourcen geschont, da Ideen erst in kleinem Stil getestet werden, statt sie direkt großflächig auszurollen. 

Fazit

Der PDCA-Zyklus beschreibt einen iterativen Prozess, in dem Ideen geplant, umgesetzt, analysiert und Maßnahmen abgeleitet werden. Er eignet sich besonders für Neuentwicklung und Verbesserung von Produkten und Prozessen. 

Statt als komplizierte Methode kannst du PDCA als eine logische Art zu Denken betrachten: Möchtest du etwas Neues ausprobieren, überlegst du dir zunächst ein Konzept, probierst dieses aus, lernst daraus und leitest Maßnahmen ab. Logisch, oder?