Wenn Projekte brennen: 6 typische Feuerwehreinsätze + Lösungsansätze

Schon wieder ein Notfall! Eine Mail mit „dringend“, in einem Meeting kochen die Gemüter hoch, und ein Problem muss jetzt sofort gelöst werden. Viele Projektmanager kennen dieses Gefühl: Kaum ist ein Feuer gelöscht, lodert das nächste. Und irgendwann stellt sich die Frage, ob man sein Projekt eigentlich aktiv steuert oder nur noch reagiert.

In diesem Artikel schauen wir uns sechs typische Projektsituationen an, in denen Projektmanager zur Feuerwehr werden.

Schlecht oder gar nicht geplantes Projekt

Das klingt nicht nach einem Feuerwehreinsatz-Ausnahmezustand, sondern nach einem strukturellen Problem: Ohne klare Ziele, geklärte Rollen und eine belastbare Planung wird es schwierig.

Hier hilft kein „noch schnelleres Reagieren“ und kein persönlicher Einsatz bis spät abends. Wer glaubt, dieses Projekt allein durch Aktionismus zu retten, wird zum Dauer-Feuerwehrmann und brennt langfristig selbst aus.

Strategie:

• Kurz innehalten, statt weiter zu löschen
• Eine gezielte Mini-Planung einschieben: Zielbild und Prioritäten klären, Verantwortlichkeiten festlegen, grobe Meilensteine festlegen
• Bewusst akzeptieren, dass das kurz Zeit kostet, aber dauerhaft die Brandgefahr reduziert

Learning
Wenn ständig Feuer gelöscht wird, fehlt meist Struktur. Das Zielbild: Ein Mindestmaß an Klarheit zu Zielen, Rollen und grober Planung, damit Feuerwehrarbeit wieder die Ausnahme wird.

Projekt mit ständig wechselnden Anforderungen

Was chaotisch klingt, ist nicht zwingend ein Chaos-Projekt. In einem stark dynamischen Umfeld muss das Projekt mit ständigen Veränderungen umgehen können. Wer hier Stabilität erzwingen will, wird zwangsläufig frustriert. Feuerwehreinsätze entstehen nicht, weil sich Dinge ändern, sondern weil unklar ist, wie mit Änderungen umgegangen wird.

Strategie:

• Veränderung explizit einplanen, statt so zu tun, als sei alles stabil
• Klare Richtlinien etablieren: Was gilt bis wann? Wann wird neu priorisiert?
• Entscheidungswege festlegen: Wer entscheidet, wenn sich Rahmenbedingungen ändern?
• Auswirkungen transparent machen (Zeit, Budget, Qualität), statt sie stillschweigend abzufangen

Learning
Dynamik ist nicht das Problem – fehlende Spielregeln schon. Das Zielbild: Veränderungen werden erwartet, Entscheidungen sind klar geregelt und das Team reagiert handlungsfähig statt im Dauer-Alarmmodus.

Akutes Hochrisiko-Projekt

Hier ist nichts „schiefgelaufen“: Feuerlöschen ist in solchen Situationen kein Zeichen von schlechtem Projektmanagement – das Projekt ist ein Feuerwehreinsatz. Wer hier Ruhe, perfekte Planung oder stabile Abläufe sucht, wird schnell enttäuscht werden. Stattdessen gibt es eine hohe Unsicherheit, begrenzte Zeit und eine Notwendigkeit für schnelle Entscheidungen mit großer Tragweite.

Strategie:

• Den Feuerwehrmodus bewusst akzeptieren und klar benennen
• Radikal priorisieren: Was muss heute gelöst werden, was kann warten?
• Kurze Entscheidungswege und feste Formate für Lagebesprechungen etablieren
• Frühzeitig einen Übergang aus dem Krisenmodus vorbereiten

Learning
Hier ist Feuerlöschen kein Scheitern, sondern der Kern der Aufgabe. Das Zielbild: Der Einsatz wird bewusst im Feuerwehrmodus geführt: fokussiert, mit klaren Prioritäten und mit Übergang zurück in den Normalbetrieb.

Politisch aufgeladenes Projekt

Hier brennt es politisch – aber das heißt nicht, dass du persönlich löschen musst. Wann immer es verdeckte Ziele und Unsicherheit über Macht und Einfluss gibt, liegt das Problem unter der Oberfläche – und das lässt sich nicht einfach wegmoderieren. Wer als Projektmanager zu stark auf die Beziehungsebene rutscht, wird schnell zur emotionalen Feuerwehr und verliert die eigene Neutralität.

Strategie:

• Sachlich Interessen und Machtverhältnisse analysieren
• Auf der fachlichen Ebene bleiben: Ziele, Entscheidungen und Auswirkungen explizit machen
• Klare Entscheidungen einfordern, statt zwischen Parteien zu vermitteln
• Bewusst Distanz halten: moderieren heißt nicht, alle Interessen ausgleichen zu müssen

Learning
Politische Spannungen lassen sich nicht wegmoderieren, können aber professionell behandelt werden. Das Zielbild: Du bleibst auf der Sachebene, hältst Distanz und sorgst für Entscheidungs- und Arbeitsfähigkeit, ohne selbst Teil des Konflikts zu werden.

Ein hektischer Go-Live

Sind wir mal ehrlich: Ein Go-Live ohne Feuerwehreinsätze ist die Ausnahme, nicht die Regel. Was in dieser Phase hilft: Akzeptanz. Jetzt geht es darum, handlungsfähig zu bleiben und das Schiff sicher in den Hafen zu steuern. Wer hier Perfektion erwartet, erzeugt zusätzlichen Stress.

Strategie:

• Feuerwehrmodus bewusst aktivieren und klar kommunizieren („Jetzt ist Durchziehen angesagt“)
• Klare Prioritäten setzen: Was gefährdet den Betrieb wirklich und was nicht?
• Nach dem Go-Live gezielt analysieren:
  • Welche Brände waren unvermeidbar?
  • Welche hätten durch bessere Vorbereitung entschärft werden können?
  • Welche Learnings nehmen wir ins nächste Projekt mit?

Learning
Ein gewisses Maß an Chaos ist normal und Perfektion selten realistisch. Das Zielbild: Ein kontrollierter Go-Live mit klaren Prioritäten und dem Ziel, fürs nächste Mal aus Fehlern zu lernen.

Das „Nebenbei“-Projekt

Das Projekt existiert, aber nur auf dem Papier: Wer ein Projekt offiziell priorisiert, aber operativ keine Zeit, Entscheidungen und Verbindlichkeit dafür schafft, produziert zwangsläufig Feuerwehrarbeit. Aktionismus soll hier fehlende Organisation ersetzen.

Strategie:

• Die strukturelle Schieflage offen benennen
• Klare Entscheidungen einfordern: Hat das Projekt eine echte Priorität, oder soll es gestoppt werden?
• Verbindliche Zeitfenster und Zuständigkeiten festlegen
• Nicht kompensieren, was organisatorisch nicht gewollt ist

Learning
Wenn alles dringend ist, ist meist nichts wirklich priorisiert. Das Zielbild: Entweder das Projekt bekommt echte Priorität und und Verbindlichkeit – oder es wird ehrlich beendet, statt als Dauerbrand weiterzulaufen.

Fazit

Feuerlöschen gehört zum Projektmanagement dazu: Manche Einsätze sind ein klares Signal für fehlende Strukturen oder Prioritäten. Andere sind Ausdruck eines Projekts, das unter starkem Druck steht und genau jetzt jemanden braucht, der Ruhe reinbringt und handlungsfähig bleibt.

Wichtig: Ein Feuer ist nicht zwingend eine Katastrophe und du musst auch nicht jeden Brand verhindern. Entscheidend ist, zu erkennen, wann akutes Löschen dein Job ist und wann es Zeit ist, eine Brandschutzmauer zu bauen. Genau diese Unterscheidung macht aus Dauerstress professionelle Projektarbeit.