Auf einen Blick
Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel sind vermutlich die am meisten verbreiteten Projektmanagement-Tools. Dieser Artikel beschreibt typische Probleme beim Einsatz von Excel und warum es trotzdem so verbreitet ist.
Wie oft nutzt du Excel in deinen Projekten? Selbst wenn du eine ausgewachsene PM-Software zur Verfügung hast, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du Excel mehrmals pro Woche einsetzt. Vielleicht sogar mehrmals täglich.
Warum auch nicht? Excel ist fast überall installiert und jeder kann (unterschiedlich gut) damit umgehen. Zeit, sich auch auf Projekte leicht gemacht diesem Thema zu widmen!
Wir beginnen mit einem kritischen Blick auf das Programm, das aus dem Projektmanagement-Alltag kaum wegzudenken ist.
Anmerkung: Wir verwenden den Begriff „Excel“ stellvertretend für sämtliche Programme zur Tabellenkalkulation. Die Argumente beschränken sich nicht auf Microsoft Excel.
Was Excel nicht ist
Beginnen wir mit etwas Klartext. Excel ist definitiv kein
- Programm zur Aufgabenverwaltung
- Kollaborationstool für Teams
- Datenbank-System
- 1:1-kompatibles Programm mit alternativen Tabellenkalkulationen oder Office-Programmen
- Business Intelligence Tool
- Projektplanungs– und Überwachungstool
Für all diese Themen existiert besser geeignete Spezialsoftware. Für die Arbeit mit Excel hat es sich als hilfreich herausgestellt, sich der Grenzen von Beginn an bewusst zu sein. Mit diesem Bewusstsein kann die eigene Arbeit an das Tool angepasst werden, statt Excel zu etwas zu zwingen, das es nicht ist – und sich anschließend über fehlende Funktionen zu wundern.
Typische Gefahren bei der Anwendung von Excel im Projektmanagement
- Excel produziert riesige Datengräber: Kennst du auch diese Tabellen, die aus unzähligen Arbeitsblättern bestehen, die kaum jemand überblicken kann, und in die niemand außer dem Ersteller selbst jemals einen Blick wirft? Ja, das ist typisch für Excel.
- Excel ist zu kompliziert für die Mehrheit der Anwender: In den seltensten Fällen ist es damit getan, eine Zahl in eine Tabelle einzutragen und diese farbig zu markieren. Für Excel-Experten mag es unverständlich sein, warum viele Nutzer nicht alle Möglichkeiten nutzen, die das Programm zu bieten hat. In der Praxis ist dies jedoch leicht erklärbar: Für die meisten Anwender stellt Excel nicht den Arbeitsinhalt dar, sondern lediglich ein Werkzeug, dass die eigene Arbeit unterstützen soll. Funktionen, die zuvor noch nie benötigt wurden, sind in der Regel Neuland.
- Excel ist fehleranfällig: Eingaben in falschen Formaten, versehentlich gelöschte Zellen, fehlerhaft formatierte Achsen – fast jede Nutzerinteraktion kann zu Fehlern führen, die oft unbemerkt bleiben. Fehlentscheidungen aufgrund falscher Daten sind damit Tür und Tor geöffnet.
- Excel ist anfällig für Manipulationen: Zugegeben, dies setzt böse Absicht voraus, kommt aber vor. Mit Zugriff auf eine Excel Datei ist es ein Leichtes, Formeln unerkannt zu manipulieren und so zukünftige Entscheidungen im eigenen Sinne zu beeinflussen.
- Excel kann keine Zugriffsrechte verwalten: Es ist möglich, den Zugriff auf einzelne Dateien zu begrenzen – diese Funktion ist jedoch weit entfernt von den Möglichkeiten in einem ausgewachsenen Projektmanagement-System.
- Excel-Dateien liegen oft auf lokalen Rechnern: Was passiert, wenn der Kollege mit dem letzten Datenstand nicht im Büro ist? Wer kann sicher sagen, welches die aktuellste Dateiversion ist? Und wer ist überhaupt dafür verantwortlich, eine Datei zu pflegen?
- Excel ist zeitraubend: Ziel in Projekten sollte es sein, die Aktivitäten auf die wesentliche Wertschöpfung zu konzentrieren. Fehlersuche in einem unübersichtlichen Excel-Dokument oder langwieriges Formatieren von Diagrammen gehören nicht dazu.
- Eingeschränkte Mobilität: Die Unterstützung von Excel auf Tablets oder Mobiltelefonen ist noch immer nicht zufriedenstellend gelöst.
- Excel läuft nicht immer stabil: Zugegeben, dieses Argument trifft auch auf viele andere Software zu. Doch wenn eine komplizierte Formel nach langem Ausprobieren endlich wie gewünscht funktioniert, wird dich ein Programmabsturz zum Verzweifeln bringen.
- Excel eignet sich nicht für Kollaborationen: Insbesondere Projekte leben von der Zusammenarbeit im Team. Gemeinsam verwaltete Aufgabenlisten, Timelines und Berichte sind das A und O im Projektalltag. Es gibt viele Tools, die sich auf die Zusammenarbeit spezialisiert haben – Excel gehört nicht dazu.
- Excel wird von Nutzern mit sehr unterschiedlichen Vorkenntnissen bedient: Im Gegensatz zu vielen Spezialprogrammen werden Kenntnisse in Excel oft stillschweigend vorausgesetzt. Dies führt dazu, dass weniger versierte Anwender mit komplexen Dateien konfrontiert werden, was unweigerlich zu einer höheren Fehlerrate führt.
Ist es wirklich so schlimm?
Gewiss, wer eine Passion für Excel hegt, wird viele dieser Argumente sofort beiseiteschieben und zu Recht anmerken, dass die Probleme mit sauberen Prozessen und wohldefinierten Excel-Dateien vermieden werden können. Datenvalidierung oder geschützte Bereiche sind nur zwei einfache Möglichkeiten, viele typische Probleme zu verhindern.
Doch Vorsicht: Sofern nicht eine gute Fee allen Anwendern hochwertige Schulungen spendiert und sofern sich nicht alle Projektbeteiligten jederzeit diszipliniert an die vorgegebenen Prozesse halten, bleibt ein erhebliches Restrisiko bestehen.
Dennoch ist Excel im Projektmanagement weit verbreitet
In dieser Überschrift wurde das Wort „beliebt“ bewusst durch „weit verbreitet“ ersetzt.
Zwar gibt es Experten, die Excel wirklich lieben, die jedes noch so komplizierte Problem mit dessen Hilfe eindrucksvoll lösen können und regelmäßig hochwertig gestaltete Diagramme erzeugen, doch stellen diese Experten nicht die Mehrheit der Anwender.
Nicht wenige Projektleiter dürften sich angesichts des Funktionsumfanges und der Formeln ein wenig eingeschüchtert fühlen. Selbst bei den grundlegenden Funktionen hat der ein oder andere nach unserer Erfahrung das Bedürfnis, sich die Haare zu raufen.
Doch trotz aller Risiken und Nebenwirkungen ist Excel im Projektmanagement weit verbreitet.
Warum ist das so? Sicher, es gibt einige sehr fragwürdige Gründe, über die man immer wieder stolpert:
- „Das haben wir schon immer so gemacht.“: Diese Killerphrase findet sich in allen Unternehmen, allen Abteilungen und allgemein immer dann wieder, wenn mehrere Menschen über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten.
- Alternativen sind unbekannt: Die meisten im Projektgeschäft tätigen Menschen sind sich der Existenz von Alternativen durchaus bewusst. Doch was können die einzelnen Programme? Welches ist das Beste für den eigenen Anwendungsfall? Und worauf sollte allgemein geachtet werden? Ob der Unüberschaubarkeit des Marktes ist es wenig verwunderlich, dass oft auf die Standard-Variante Excel zurückgegriffen wird.
- Fehlende Zeit für Neueinführungen: Soll ein Projektmanagement-Tool erfolgreich eingeführt werden, passiert das nicht im Vorbeigehen. In vielen Unternehmen wird der Aufwand für Recherchen, Analysen und die Einführung gescheut – übrig bleibt Excel.
- Fehlender Druck von oben: Wenn die Quartalszahlen und die Marktanteile stimmen – warum sollte dann ein neues Tool eingeführt werden? Die Potenziale einer angemessenen Tool-Unterstützung sind oft schwer zu prognostizieren – warum also nicht auf die bewährte Lösung zurückgreifen, selbst wenn sie im Detail nicht perfekt ist und immer wieder zu kleineren Problemen führt?
Sollten dies die einzigen Argumente für den Einsatz von Excel sein, so wäre dies fatal. Doch es sprechen auch einige Gründe dafür – mehr dazu gleich nächste Woche im Folgeartikel!
Liebe Andrea, immer wieder tolle Beiträge auf dieser Seite. Jetzt allerdings der erste, dem ich nicht zustimmen kann: Ich finde die Darstellung zu Excel übertrieben.
Datengräber, fehleranfällig: das gilt doch für alle Software, die Menschen anwenden. Tippfehler ist Tippfehler, versehentlich gelöschter Eintrag ? Das sind alles keine Nachteile, die nur Excel betreffen. Und wenn sich jemand mit dem Programm nicht auskennt ist das dann ein Nachteil des Programms oder eher eine Nachlässigkeit einer Person, die es versäumt hat eines der gängigsten Werkzeuge im Büroalltag akzeptabel zu beherrschen ?
Zu den Kollaborationen: klar kann man Excel mit mehreren Personen bearbeiten und zwar in Echtzeit ! Wie das genau funktioniert ist auf der Microsoft Homepage ausführlich nachzulesen.
Hallo Ulrich,
danke für deinen Kommentar!
Wir machen hier Excel auch keinen Vorwurf. Selbstverständlich haben alle Tools und Programme Ihre Fehlerquellen und Stolpersteine.
Wir gehen hier lediglich auf das ein, was wir in unterschiedlichsten Umgebungen immer wieder beobachten. Und da sind es genau die Dinge, die Andrea als Gefahren geschildert hat. Es liegt sicher nicht an Excel, dass es viele Nutzer mit wenig Wissen oder falschen Vorstellungen gibt. Es liegt auch nicht an Excel, dass gutes Excel-Wissen und sicherer Umgang meist vorausgesetzt, aber selten hinterfragt wird. „Na Excel wird er ja wohl können!“ hört man oft genug. Das Resultat? Man wurschtelt sich so durch.
Das ist bei Spezialprogrammen oft nicht so. Für diese wird häufig eine Schulung angeboten, wie man das Tool jeweils im Projektmanagement richtig benutzt, oder zumindest sind die Mitarbeiter selbst aktiver, fragen nach, informieren sich.
Excel ist meist nicht integriert mit einer Projektdatenbank eingesetzt. Projektmitarbeiter aus unterschiedlichen Einheiten, Konzernen oder Behörden können meist nicht auf zentrale Dokumente zugreifen, die Verteilt in unterschiedlichen IT-Umgebungen liegen. Allzuoft führt dies zu unterschiedlichsten Kopien und Versionen, die durch die Systeme geistern.
Es stimmt, dass sich einige Gefahren durch Prozessdisziplin bannen lassen, dass es für einige Probleme gute Excel-Lösungen aus der kompetenten IT-Abteilung gibt und für andere Probleme respektable Workarounds. Doch die eierlegende Wollmilchsau ist Excel dennoch nicht. Und vor allem: Wenn man sich der Gefahren nicht bewusst ist, kann es schnell schiefgehen.
Die Gefahren und Risiken in der Praxis kann man nicht wegdiskutieren, wir beobachten das ständig. Wir sehen natürlich auch gute Beispiele!
Ich gebe zu, dass der Artikel ein wenig provokant formuliert ist … wir benutzen ja selbst gern Excel. Dass wir selbst Excel mögen, werden wir im Folgeartikel am nächsten Donnerstag offen zugeben ;-) Der ist bereits geschrieben, Geduld :-)
Hallo Andrea,
es ist gut zu hinterfragen, ob die verwendeten Tools auch für diesen Zweck konzipiert wurden.
Daher finde ich Deinen Artikel gut und stimme Deiner Argumentation grundsätzlich zu – wenngleich ich sie teilweise überzogen finde.
Ja, es gibt Personen, die können unbewusst eine Excel-Tabelle mit wenigen Klicks völlig zerschießen.
Wenn man sich aber mit Excel auskennt und es alleine verwendet ist die „eierlegende Wollmichsau“ schlechthin und Deine Gegenargumente lösen sich auf. Daher werde ich es auch weiterhin mit voller Überzeugung (auch für PM) nutzen – auch wenn so mancher Bug vom Microsoft einfach nicht gefixt wird. Es gibt kein flexibleres Tool – und das, je nach Version zum Nulltarif.
Hallo Manfred,
danke für deine Gedanken zum Thema! Bei der eierlegenden Wollmilchsau gehe ich nicht mit, aber sonst hast du ja recht. Wir haben das bewusst etwas provokanter geschrieben. ;-)
S. auch meine Antwort auf den ersten Kommentar: In einer Woche kommt der zweite Teil, in dem wir über die Vorteile schreiben … wir benutzen ja selbst Excel! :-)
Hallo Alexander,
danke für Deinen Kommentar.
Ergänzung: Ein Lieferant von uns wickelt seine komplette Warenwirtschaft, Produktion und Buchhaltung mit Excel ab – wenn sowas aus einem leeren Excel-Sheet entwickelt werden kann, dann weiß ich nicht, was für Dich eine eigelegende Wollmichsau noch können muss … (naja, man muss Excel halt mit Struktur und Formeln füllen, wozu man vorher in KnowHow investiert haben muss).
Nix für ungut – aber Flexibilität ist das Argument schlechthin für Excel. Auch Projekte können sich ganz dynamisch entwickeln – da ist man mit Excel extrem anpassungfähig.
Gruß Manfred
Hallo Manfred,
dieser Lieferant ist dann eines der positiven Beispiele, die wir wie gesagt auch kennen. Und ich wette, es funktioniert deshalb bei diesem Lieferanten so gut, weil man sich bei der Schaffung des Systems incl. der Prozesse sehr genau der Gefahren bewusst war und wusste, was man tut.
Wir selbst benutzen es auch und gerade wegen der Flexibilität sehr gern!
Viele Grüße,
Alexander
Ich hoffe, neben dem positiven Teil zu Excel kommt noch ein dritter Teil über OpenSource bzw. Freeware Tools zum Projektmanagement. Denn so praktisch JIRA und Konsorten sind, so hat man oft das Problem, dass der Kunde keinen Sinn sieht, teure Lizenzen für PM-Software auszugeben (wobei das in der Regel nie einen signifikanten Einfluss auf das Projektbudget hätte).
Eine Kurzfassung meiner Meinung ist das es weniger an Excel liegt als viel mehr an dem ungeschulten Menschen welcher meint Excel zu beherrschen. Aus der Erfahrung heraus beherrschen nicht einmal 3% der User Excel wirklich, zum einen aus Zeitmangel sich damit zu befassen da Sie auch nur Anwender sind, zum anderen wegen fehlendem Interesse sich dieser gewaltigen Software entgegenzustellen und Ihren Umfang zu ergründen. Man muß schon Entwickler sein um Excelfiles sauber aufzubauen. Also sollte man auch nicht auf die Software schimpfen.
Sicher es gibt für jeden zweck spezialisierte Software aber dann ist auch alles wieder verstreut.
Als Beispiel:
Projekctlibre zur Projektplanung
Outlook zur Aufgabenverwltung
Sharepoint zur Datenablage (Experten werden auch hier zur Strukturellen Erstellung vorausgesetzt)
XMind für Mindmapping, Ishikawa, FMEA und Prozessdarstellung
Wer kennt dann schon alle Funktionen wie z.B. standard Formeln, VBA, die möglichkeit eigene VBA Funktionen als Excel Formeln zu verwenden, SQL Script Eingabe für automatisierte Datenbank Abfragen von Servern und Accessfiles, Pivot, PowerPivot, Power BI, Matrix Formeln, Datenprüfung oder den Umgang mit dem Namensmanager und dessen Namensbereichen.Mal ganz davon abgesehen von dynamischen Diagrammen und sauber definierten Bedingten Formatierungen oder einer Rechteverwaltung welche sich über VBA implementieren läßt. Die wenigsten werden für Kollaborative arbeiten eine Accesdatenbank befüllen wobei Excel als Eingabe GUI dient und gleichzeitig die Aktuellen Daten auch Auswerten kann.
dies hat auch nachteile macht gibt aber die Möglichkeit das mehrere Nutzer gleichzeitig arbeiten können.
Das waren jetzt mal auf die schnelle nur ein paar beispiele die zeigen das Excel diese Möglichkeiten bietet aber der Umfang der Erstellung solcher Tools so groß ist das man es auch gleich mit einer Hochsprache programmieren kann.
Den Beitrag habe ich dennoch gelesen, mit der Hoffnung das hier auch alternative Möglichkeiten beschrieben werden. Denn einem muß ich zustimmen wird sich bei der Erstellung bei Excel nicht genügend Zeit genommen kommen genau solche Argumente heraus welche auch stimmen.
Mein wunsch wäre wenn methoden in frage gestellt werden auch alternativen zu zeigen. Sie die oben von mir genannten als Beispiel.
So verläßt man den Beitrag mit dem Gedanken „Alles schlecht was man bisher gemacht hat“ und weiß keine Alternativen.
Danke für den ausführlichen Kommentar!
Vielleicht hätten wir in dem Artikel deutlicher machen sollen, dass es der erste von zwei Artikeln zu dem Thema ist (der zweite folgt nächste Woche).
Oder wir hätten es gar nicht erst splitten sollen.
Es stimmt schon, nach diesem Artikel bleibt schnell der Eindruck, alles sei schlimm und es gäbe keinen Ausweg. Dem ist aber nicht so! Auch mit Excel ist Vieles möglich und es gibt gute Gründe, dieses im Projektmanagement einzusetzen. Nur leider nennen wir diese erst im Artikel der kommenden Woche. In dieser Woche war unser anliegen, zunächst auf die Risiken und Nebenwirkungen aufmerksam zu machen.
Hallo zusammen,
viel lieber, als auf die Unzulänglichkeiten von Excel einzugehen (die viele andere Tools auch haben!), hätte ich einen Bericht über Alternativen gelesen.
Da war ich dann am Ende des Artikels doch enttäuscht, eben nur über die Nachteile zu lesen…
Schade, da bin ich besseres von Euch gewohnt…
Der folgende Artikel wird dann Excel wieder in ein besseres Licht rücken?
Dreimal darf man raten, wer welchen Artikel liest und präferiert.
Grüße,
Carsten