Warum Excel und Projekte die besten Freunde sein können

Im letzten Artikel haben wir ausführlich erläutert, warum du Excel in deinem Projekt möglichst meiden solltest.

Du setzt Excel dennoch ein, aber fühlst dich nicht ganz wohl damit? Nach all den Nachteilen und Gefahren stellt sich eine berechtigte Frage: Darf Excel im Projektmanagement überhaupt mit gutem Gewissen eingesetzt werden?

Darauf haben wir eine ganz klare Antwort: auf jeden Fall!

Vorteile von Excel im Projektmanagement

Böte Excel keine echten Vorteile, würde es wohl kaum so häufig als Universaltool für Projektmanager eingesetzt werden. Die Praxis zeigt immer wieder: Excel ist beliebt!

In der Tat bietet Excel eine ganze Menge toller Eigenschaften und flexibler Möglichkeiten, die andere Softwarelösungen in den Schatten stellen. Wirf einen Blick auf die Vorteile:

• Excel ist weit verbreitet: Es gibt kaum einen Nutzer, der nicht Excel oder ein kompatibles Produkt auf seinem Rechner installiert hat. Statt Daten in einem Spezialformat auszutauschen, bietet sich eine verbreitete Software förmlich an. Ohne die weiteren Vorteile von Excel kleinreden zu wollen: Die enorme Verbreitung und Verfügbarkeit ist vermutlich oft das stärkste Argument für seinen Einsatz in Projekten.
• Excel kann von fast jedem bedient werden: Zugegeben, die Kenntnisse in der Anwendung des Programms variieren stark. Doch fast jeder hat Excel zumindest schon in den Grundzügen bedient – was nicht viele Programme von sich behaupten können.
• Excel bietet umfangreiche Analyse- und Präsentations-Tools: Daten können nicht nur mittels kniffliger Pivot-Tabellen und weiterer Tools analysiert, sondern sie können auch in einer Vielzahl von Diagrammen ansprechend dargestellt werden.
• Excel ist anpassbar: Von der schlichten Liste bis hin zu ausgefeilten, automatisierten Auswertungen: Excel ist flexibel und kann insbesondere durch VBA-Programmierung an viele Anforderungen angepasst werden.
• Excel arbeitet lokal: Was auch ein Nachteil sein kann, macht unabhängig von Internet-Verfügbarkeit und Cloud-Anbietern. Egal wo – an einer Excel-Datei kann fast immer gearbeitet werden. Excel kommuniziert nach außen: Es wäre töricht, alle Unternehmensdaten in Excel-Dateien speichern zu wollen. Über Ex- und Importe sowie VBA-Programmierung kann Excel mit anderen Tools im Unternehmen kommunizieren und damit Daten austauschen.
• Excel ist gestaltbar: Während Berichte und Auswertungen aus anderen System von der IT-Abteilung auf das Corporate Design angepasst werden müssen, kann dies in Excel mit ein paar Klicks vom Anwender selbst erledigt werden.
• Excel stellt Dateien auf einfache Weise zu Verfügung: Während andere Programme spezielle Zugriffsrechte und Kenntnisse erfordern, kann Excel für eine breite Anzahl von Mitarbeitern Daten zur Verfügung stellen.
• Excel spart Kosten: Warum in eine Spezialsoftware investieren, wenn Excel meist schon vorhanden ist und bereits viele Prozesse abbildet? Nicht zu vergessen die Aufwände für Recherche, Anbieterauswahl, Einführung und Schulung der Mitarbeiter. Dies kann durchaus ein valides Argument für Excel sein.

Ja: Die Flexibilität von Excel kann ein großes Gefahrenpotential mit sich bringen (siehe letzter Artikel)!

Doch gleichzeitig eröffnen die Freiheiten auch schier endlose Möglichkeiten in der Gestaltung und Anpassung. Excel muss daher keine Verlegenheitslösung sein, sondern kann richtig eingesetzt zu einem sehr effektiven und mächtigen Tool im Projektalltag werden – wenn du stets ein wachsames Auge auf die damit verbundenen Einschränkungen und Risiken hast.

Wo Excel sonst noch angewendet wird

Nicht nur in Projekten ist Excel häufig das Tool der Wahl – aus den gleichen Gründen wie oben benannt. Die folgende Liste verdeutlicht den verbreiteten Einsatz des Tools:

• Strategische Planungen
• Datenanalyse
• Veranstaltungsmanagement
• Redaktions- und Produktionsplanung
• Produktmanagement
• Sendungsverwaltung
• Lagerverwaltung
• Finanzverwaltung
• als elektronischer Notizblock in Sitzungen
• …

Man könnte die Liste fast unendlich fortsetzen. Wie im Projektmanagement, existieren auch für viele dieser Themenbereiche vielfältige Spezialprogramme, die optimal auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. Dennoch kommt Excel fast überall zum Einsatz.

Das richtige Tool für den richtigen Zweck

Es steht dir frei, mit einem Hammer deinen Garten umzugraben. Oder mit der Nagelfeile einen Baum zu fällen.

Wäre das zielführend? Wohl kaum.

Die weite Verbreitung von Excel führt dazu, dass es oft für Aufgaben eingesetzt wird, für die es nicht gemacht ist. Der große Funktionsumfang gaukelt die Möglichkeit vor, alle Prozesse mit Excel abbilden zu können. Mitunter führt dies zu skurrilen Situationen, die doch stark an obigen Hammer und die Nagelschere erinnern.

Auch wir selbst greifen im Zweifel gern auf eine maßgeschneiderte Lösung zurück. Doch was, wenn eben kein optimales Programm zur Verfügung steht? Manchmal braucht der Projektleiter eine besonders schnelle, pragmatische Lösung. Idealerweise ist sie auch noch kostengünstig und alle Beteiligte haben Zugriff darauf – und genau hier kommt meist Excel ins Spiel.

Der pragmatische Ansatz

Ein Projektleiter hat im Wesentlichen genau eine große Aufgabe: das Projekt zur Zufriedenheit der Beteiligten pünktlich und innerhalb des vorgegebenen Budgets zum Erfolg zu führen. Dieser Spagat aus Anforderungen verlangt oft nach pragmatischen Lösungen und Entscheidungen. Die Entscheidung für Excel kann eine davon sein: So wie im Projekt nicht immer die ausgefeilteste Lösung die beste ist, trifft dies ebenfalls auf die Wahl der Software-Tools zu.

Manchmal musst du mit den zur Verfügung stehenden Werkzeugen leben und das Beste daraus machen. Vielleicht hilft auch die Erkenntnis, dass es DAS EINE perfekte Tool für alle Einsatzzwecke niemals geben wird.

Einschränkungen akzeptieren und richtig anwenden

Es ist wichtig, sich der Einschränkungen und Risiken bewusst zu sein, die der Einsatz von Excel mit sich bringt. Zusammengefasst ist Excel für folgende Aufgaben im Projekt weit entfernt von optimal:

• Verknüpfen und Überwachen von Aufgaben und deren Beziehungen
• Team Management
• Kunden- oder Stakeholder Management inklusive Kontaktverwaltung
• Gantt-Diagramme
• Berichte in Echtzeit (Manchmal auch “Real-time Reporting”) und Kollaboration

Für einige dieser Aufgabenbereiche gibt es trotzdem pragmatische Lösungen, die im Einzelfall funktionieren können.

In Zukunft werden wir einige dieser Ansätze in Artikeln beschreiben und Tipps und Tricks verraten, wie Excel im Projektalltag sicher und erfolgreich angewendet werden kann. Nutze sie als Anregung und setze sie dann ein, wenn sie dir sinnvoll erscheinen. Steht allerdings ein geeignetes Spezial-Tool zur Verfügung, ist dieses vermutlich die bessere Wahl.

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