6+1 schlaue Schachzüge, wenn Du Zwangsbeglückten Dein Projekt vorstellst [Gastartikel]

Wie schön, wenn du vor Zuhörern sprechen darfst, die freiwillig da sind und sich für deine Ideen und Botschaften interessieren.

Die Realität im Projektmanagement sieht allerdings häufig anders aus, stehen Projekte doch immer für Veränderung. Und die macht vielen potenziell Betroffenen zunächst Angst. Die natürliche Reaktion: Rückzug!

Wen wundert es, dass genau diese Menschen dir häufig wenig motiviert gegenüber sitzen und erst einmal schauen, was du da vorne so zu bieten hast. Im schlimmsten Fall haben sie sich vorher schon im Kollegenkreis richtig in Rage geredet, frei nach dem Motto „Jetzt müssen wir uns diesen Quatsch antun und im Büro stapelt sich die Arbeit!“.

Keine leichte Aufgabe für den Referenten! Da diese „Das-geht-mich-alles-nichts-an-Stimmung“ durchaus in eine Minirevolution abrutschen kann, gilt es, die Teilnehmer möglichst schnell für dich zu gewinnen. Die folgenden Tipps helfen dir, deine Zwangsbeglückten einzufangen:

1. Du bereitest dich gut auf deine Zielgruppe vor.

Was so selbstverständlich klingt, geht im Businesstrubel oft unter. Allerdings merkt dein Gegenüber sofort, ob du dich wirklich mit ihm beschäftigt hast oder nur dein Programm abspulst. Setze vor deinem Auftritt ganz bewusst die Brille deiner Teilnehmer auf: Was treibt sie aktuell um? Mit welchen Dingen haben sie zu kämpfen? Wovor haben sie möglicherweise Angst? Sobald die Leute merken, dass du auf sie eingehst, sind sie viel schneller bereit, sich auch mit deiner Botschaft auseinanderzusetzen.

2. Du suchst dir einen Sparringspartner.

Es fällt dir schwer, dich in die Zielgruppe hineinzudenken, weil du viel zu tief in deinem Projekt steckst? Dann lohnt es sich, wenn du dich schon vor deinem Auftritt mit einem potenziellen Anti-Kollegen zusammensetzt und gemeinsam herausfindest, wo aktuell der Schuh drückt (dass Ihr Euch gegenseitig vertrauen solltet, ist eh klar). Abgesehen davon, dass du so wertvolle Informationen aus erster Hand bekommst, gewinnst du möglicherweise sogar einen Verbündeten: Merkt dein Ansprechpartner, dass du dich wirklich interessierst und nicht nur auf Teufel komm raus dein Thema durchdrücken willst, wird er das wohlwollend zur Kenntnis nehmen … und dir im besten Fall bei deinem Auftritt Rückendeckung geben.

3. Du transportierst gleich zu Beginn, welchen Nutzen das Publikum aus deiner Präsentation ziehen kann.

„Was bringt mir das heute?“ – das ist die alles entscheidende Frage deiner Zuhörer. Je klarer du dir über deine eigene Ziele und die Bedürfnisse deiner Teilnehmer bist, desto einfacher ist es, deine Botschaft auf den Punkt zu bringen und direkt am Anfang eine plausible Antwort zu liefern. Sobald die Zuhörer erkennen, dass sie doch wertvolle Impulse von dir bekommen, hast du eine gute Grundlage für deinen Auftritt gelegt.

4. Du nimmst deine Teilnehmer auch während der Präsentation mit ins Boot.

Klar macht es Sinn, die Zuhörer einzubinden und zum Beispiel mit einer Kartenabfrage Stimmungen einzufangen oder am Flipchart zu brainstormen. Schließlich werden so aus passiven Zuhörern Betroffene. Allerdings provoziert genau das bei unwilligen Zuhörern auch gerne mal ein „Äh, das brauchen wir doch nicht!“. Diesen Widerstand kannst du reduzieren, indem du gleich sagst, wofür dein geplanter Schritt gut ist und was deine Zuhörer davon haben. Mit den folgenden Formulierungen baust du ruckzuck eine Nutzenbrücke: „Wir machen das, um zu …“, „Das bedeutet für Sie …“oder „Wir sammeln diese Punkte, so dass …“.

5. Du bist mit Herz bei der Sache und bringst Leben in deinen Auftritt.

Um einen unmotivierten Haufen für dich zu gewinnen, darfst du ausgetretene Präsentationspfade verlassen. Am einfachsten gelingt dir das, wenn du dein eigenes Ding machst und dich nicht in ein Standard-Vortragsmuster pressen lässt, nach dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht!“. (Im schlimmsten Fall mit völlig überfüllten PowerPoint-Folien in Arial 8. ☺) Aber keine Sorge, du brauchst auf der Bühne nicht zum Showmaster werden! Manchmal genügt bereits ein kleiner Facelift, um deine Präsentation aufzupeppen: Ein pfiffiger Einstieg. Zwei bis drei neue Folien mit Bildern, die ins Auge stechen. Eine Anekdote aus der Praxis, mit der du dein Publikum zum Schmunzeln bringst … schon fühlt sich dein Vortrag anders an. Wenn du mit Spaß dabei bist, kommt das auch engagiert bei deinen Gegenübern an.

6. Du suchst das Gespräch mit echten Blockierern.

Manchmal begegnen uns ganz „harte Brocken“, die – allem Engagement zum Trotz – gar nicht aus den Puschen kommen. Sprich das bitte an und versuche, diese Anti-Teilnehmer mit einer gezielten, freundlichen Frage aus der Reserve zu locken, zum Beispiel: „ Ich haben den Eindruck, dass dieses Thema Sie im Augenblick nicht besonders interessiert. Liege ich da richtig? Wie sollen wir vorgehen, damit Sie etwas aus der Präsentation mitnehmen?“ Die Antwort entscheidet, wie du mit der Situation umgehst. Manchmal sind es einfach nur Missverständnisse oder Fehleinschätzungen, die sich in einem offenen und ehrlichen Gespräch gut klären lassen.

+1 Du machst dich selbst locker!

Gerade in Extremfällen gilt: Gib alles, aber löse dich von der Vorstellung, dass du in 20 oder 45 Minuten die Welt retten musst. Wenn du selbst entspannt(er) an die Sache rangehst, überträgt sich das auch auf deine Zuhörerschaft. Und wer weiß: Dann bleibt vielleicht noch mehr hängen, als du im Moment für möglich hältst.

Über den Autor: Andrea Joost ist Trainerin für wirkungsvolles Reden und sprachliche Cleverness. Seit fünfzehn Jahren steht sie selbst auf der Bühne – mal vor 5, mal vor 500 Menschen. Die studierte Diplom-Betriebswirtin (BA) war viele Jahre Vertriebsdirektorin einer der größten deutschen Investmentgesellschaften, bevor sie 2011 den Schritt gewagt und sich mit ihrem Herzensthema selbstständig gemacht hat. Ihr Buch „Mit Worten bewegen: Präsentationen und Reden, die wirklich begeistern“ ist im VCH-Wiley Verlag erschienen. Immer freitags findest du in Andreas Blog (www.andreajoost.de/blog) Tipps, wie du mehr Pep in deine großen und kleinen Auftritte bringst.

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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