Wie du mit 10 einfachen Schritten bessere Meetings durchführst

Bessere Meetings leicht gemacht? Dabei mag doch kaum jemand Meetings.

Warum eigentlich? Meetings können eine ganz großartige Möglichkeit sein, im Team an einem Thema zu arbeiten. Oder alle auf den gleichen Stand zu bringen. Oder beides.

Warum also sind Meetings dennoch häufig so unbeliebt? Vermutlich, weil sie vielen Menschen das Gefühl geben, unproduktiv zu sein. Verlorene Zeit. Wer schon mit so einem Gefühl das Meeting betritt, wird wohl kaum viel zum Erfolg beitragen. Was wiederum für alle Beteiligten das Gefühl verstärkt, Zeit verloren zu haben.

Das geht besser! Mit den folgenden Tipps wirst du bessere Meetings durchführen.

1 Hinterfrage den Nutzen des Meetings

Ganz wichtig: Mache dir immer bewusst, dass ein Meeting nicht nur eine Stunde umfasst. Bei fünf Teilnehmern sind es schon 5 Arbeitsstunden, die aufgewendet werden.

Bevor du deine Einladung versendest, stelle dir also noch einmal die folgenden Fragen:

• Ist dieses Meeting wirklich notwendig?
• Ist der Umfang angemessen?
• Könnten wir das Thema auch anderweitig kommunizieren?

2 Motiviere

Mache allen Teilnehmern schon in der Einleitung klar, worum es geht. Welchen Nutzen sie vom Besuch des Meetings haben. Das geht schon mit der Betreffzeile der Einleitungsmail los.

Dein Meeting ist zum Thema „Strategieplanung für das nächste Jahr“? Einige Leute mag das ja durchaus ansprechen. Aber wie wäre es mal mit „Was wir im nächsten Jahr alles erreichen können!“. Sei kreativ! Und informiere von Beginn an, warum du einlädst und was die Teilnehmer davon haben. Bessere Meetings bekommst du dann am besten hin, wenn eine motivierte Truppe beisammensitzt.

3 Wähle die richtige Größe

Nichts ist frustrierender, als in einer großen Runde zu sitzen und sich zu langweilen, weil der eigene Themenkomplex nur einen Bruchteil des Meeting-Themas ausmacht. Sobald sich Leute fragen, warum sie eigentlich hier sind, hast du schon verloren.

Frage dich beim Einladen immer noch einmal:

• Was kann der Teilnehmer zum Meeting beitragen?
• Ist der Teilnehmer wirklich notwendig, oder reicht eine Information im Nachgang auch aus?
• Ohne welche Teilnehmer sollte das Meeting gar nicht stattfinden, weil der Rest der Runde ohnehin nichts diskutieren oder entscheiden kann?

Denke auch daran, dass größere Runden nicht unbedingt leichter zu führen sind.

4 Mache das Ziel klar

Ziele tauchen einfach immer wieder auf. Natürlich auch in Meetings. Bleiben wir beim Thema „Strategieplanung für das nächste Jahr“. Das Ziel kann sehr unterschiedlich aussehen:

• Eine erste Ideensammlung
• Kommunikation der von oben vorgegeben Strategie
• Ausarbeiten einer neuen Strategie

In der motivierenden Einladungsmail hast du zumindest schon einmal das Thema angeschnitten. Im Idealfall auch schon das Ziel.

Zu Beginn des Meetings ist die Nennung des Ziels ein Muss: Was soll am Ende des Meetings entstanden sein?

5 Zeige den Fahrplan

Zeige den Fahrplan oder auch die Agenda, die Tagesordnungspunkte, den Ablauf. So etwas hast du dir doch vor dem Meeting angefertigt, richtig? Hoffentlich!

Gib auch allen Teilnehmern einen Überblick. Es ist immer leichter, wenn alle wissen, was sie erwartet. Viele Punkte schaffen auch ein Bewusstsein für die zur Verfügung stehende Zeit: Du willst eine große Anzahl von Punkten innerhalb einer Stunde abhandeln? Menschen fassen sich tendenziell kürzer, wenn ihnen das bewusst ist.

Hole dir ein Commitment von den Teilnehmern zum Fahrplan ein. Das erleichtert dir später die Steuerung des Meetings.

6 Schaffe Atmosphäre

Manche Meetings sind einfach grausam. Besonders dann, wenn man schon merkt, dass eigentlich keiner der Anwesenden überhaupt im Raum sein möchte.

Es ist deine Aufgabe, den richtigen Ton zu finden. Zu motivieren und dafür zu sorgen, dass das Meeting effizient ist.

Hier geht es nicht primär um Knabberkram und Getränke – wobei die durchaus helfen können. Stattdessen sollten alle Teilnehmer am Ende das Gefühl haben, ihre Zeit sinnvoll verbracht zu haben.

Manchmal ist das Thema trocken, langweilig oder auch unschön. Trotzdem kann so ein Meeting erfolgreich sein. Und warum nicht auch einmal ein Meeting mit den Worten einleiten: „Hey – eigentlich will keiner von uns hier sein, aber wir müssen das Problem nun einmal lösen. Machen wir das Beste draus!“

7 Bleibe auf Kurs

Das ist sicher eine der größten Hürden bei Meetings:

• Die Teilnehmer schweifen immer wieder vom Thema ab.
• Einzelne Teilnehmer halten Monologe. Lange Monologe.
• Nach 50 Minuten eines einstündigen Meetings wird immer noch über Punkt 2 von 10 gesprochen.
• Themen werden zu stark vertieft.

Diese Art von Problem hat sicher jeder schon einmal erlebt. Und sie sind auch ganz natürlich! Und doch ist es deine Aufgabe, hier gut zu steuern:

• Im Meeting geht es nicht immer darum, ein Problem zu lösen. Sondern zunächst sollte einmal das Ziel des Meetings erfüllt werden.
• Neu aufkommende Probleme betreffen nicht immer die gesamte Gruppe. Häufig ist es sinnvoller, das Thema im Nachgang von den wirklich Beteiligten erarbeiten zu lassen.
• Verweise immer wieder auf deinen Fahrplan. Deshalb ist es auch wichtig, dass du diesen für alle sichtbar darstellst.
• Wage auch mal einen harten Cut: „Wir hatten uns geeinigt, den Fahrplan zu befolgen. Lasst uns dieses Thema notieren und auf die To-do-Liste setzen.“

8 Sei flexibel

Gerade noch habe ich geschrieben, dass du den Fahrplan befolgen solltest. Und nun doch flexibel sein? Es gibt nun einmal Situationen, in denen ein Abweichen durchaus sinnvoll ist.

Achte darauf, dass

• Nicht immer die gleichen Themen hinten runterfallen
• Nicht immer die gleichen Teilnehmer am Ende nicht mehr gehört werden
• Verschobene Punkte nicht in Vergessenheit geraten, sondern später bearbeitet werden.

9 Nutze einen Themenspeicher

Es wäre ja fast unnatürlich, wenn alle Teilnehmer strikt bei einem Thema bleiben würden. Kleine „Unterbrecher“ sind völlig normal, wie zum Beispiel

• Angrenzende Themen
• Neue Ideen
• Plötzliche Konflikte

Nun willst du einerseits bei deinem Fahrplan bleiben, die Themen andererseits nicht einfach übergehen.

Themenspeicher sind wunderbar: Gut geeignet sind Karten, auf denen die Themen notiert und sichtbar angepinnt werden. So haben alle das Gefühl, nicht einfach übergangen zu werden.

Zum Schluss des Meetings sollte der Themenspeicher noch einmal gesichtet werden: Was geschieht mit den einzelnen Punkten? Welche To-do´s leiten sich daraus ab? Vergiss nicht, diese Auswertung mit in den Fahrplan aufzunehmen!

10 Sorge für einen gelungenen Abschluss

Bitte nicht einfach alle Teilnehmer aus dem Raum rennen lassen. Wichtig ist, dass allen am Ende Folgendes klar ist:

• Was haben wir heute erreicht?
• Was sind unsere nächsten Schritte?
• Wer ist wofür verantwortlich?
• Und bis wann?

Fasse diese Dinge noch einmal zusammen und sende sie allen Teilnehmern zu.

Fazit

Bessere Meetings gelingen dann, wenn du grundlegende Gedanken über die Zielsetzung, den Teilnehmerkreis und die Agenda machst. Gelingt es dir dann, eine passende Atmosphäre zu schaffen, flexibel zu reagieren und das Meeting vernünftig abzuschließen – tja, dann werden sich die Leute demnächst darum reißen, in deinen Meetings sitzen zu dürfen.