Wie du ineffizienten und langweiligen Meetings den Kampf ansagst

Mag eigentlich irgendwer Meetings?

Oft werden sie als Zeitverschwendung angesehen, als ineffizient. Ist ja auch eine valide Befürchtung: Wenn acht Mitarbeiter für eine Stunde in einem Meeting sitzen, wurden insgesamt acht Arbeitsstunden verbraucht – das ist ein voller Arbeitstag für einen einzelnen Mitarbeiter!

Grund genug, das Thema „Meetings“ immer wieder auf den Prüfstand zu stellen. Heute schauen wir uns einen Aspekt näher an: Warum nicht einmal ein Standup-Meeting ausprobieren?

Was ist ein Standup-Meeting

Wer einigermaßen des Englischen mächtig ist, wird wenig überrascht sein: Ein Standup-Meeting ist eine Besprechung, die im Stehen ausgeführt wird – ganz einfach.

Wie das Meeting im Detail gestaltet wird, ist sehr individuell. Der wichtigste Punkt bleibt immer gleich: Die Teilnehmer – zumindest alle, die körperlich problemlos dazu in der Lage sind – stehen bei so einem Meeting.

Da gibt es also bewusst keine übergemütliche Runde auf bequemen Konferenzstühlen oder versunken in Lounge-Sesseln, aus denen niemand ernsthaft jemals wieder aufstehen will!

Vorteile von Standup-Meetings

Kürzere Meetings

Viele von uns sind „Faultiere“. Selbst sportliche Menschen verspüren im Büro instinktiv das Bedürfnis, sich setzen zu wollen. Ist ja auch gemütlich – und kann zu längeren Meetings führen, die sich letztendlich zu einem Kaffeekränzchen entwickeln.

Diese natürliche Reaktion („Hinsetzen!“) nutzen Standup-Meetings aus: Indem alle Teilnehmer stehen bleiben, wird die Zeit der Meetings deutlich verkürzt. Ist ja auch schön, sich endlich wieder hinter den Schreibtisch lümmeln zu können.

Regelmäßigerer Austausch

Statt jede Woche für zwei Stunden in einem Meeting zu sitzen, sind zwei kurze Standup-Meetings oft deutlich effektiver: Die Zeiträume zwischen den Meetings sind kürzer, der Austausch regelmäßiger.

Sie sind besser planbar

Standup-Meetings sollten kurz und regelmäßig stattfinden – damit passen sie oft viel besser in den Arbeitstag vielbeschäftigter Projektmitarbeiter. Werden die Meetings gut durchgeführt, ufern sie zeitlich nicht aus – was die Motivation am Meeting teilzunehmen deutlich steigert.

Regelmäßige, feste Termine machen die Standup-Meetings zu einem Block, der fest eingeplant werden kann.

Standup-Meetings sind gesünder

„Sitzen ist das neue Rauchen.“ Kennst du auch diesen Spruch, der immer häufiger in den Medien erscheint?

Da ist was dran! Sogar sportlich aktive Menschen können viele Stunden dauerndes Sitzen pro Tag nicht ausgleichen. Auch wenn ein kurzes Meeting nicht das Leben umkrempelt – es ist immerhin ein kleiner Baustein zu mehr Bewegung, eine Zeit, die wir in einer besseren Körperhaltung verbringen.

Die Ideen können sprießen!

Es ist eigenartig: Unser Hirn arbeitet oft besser, wenn man sich bewegt. Hattest du auch schon einmal gute Ideen, wenn du draußen warst? Beim Spazierengehen, beim Sport, bei der Hausarbeit?

Ein Standup-Meeting mag nicht ganz so erholsam sein. Es sendet jedoch ein ganz neues Signal an dein Unterbewusstsein: Du befindest dich in einer anderen Situation, in einer anderen Körperhaltung – statt sich vom Bürostuhl gleich auf den Stuhl im Besprechungsraum plumpsen zu lassen.

Die Zusammenarbeit wird gestärkt

Immer im eigenen Saft zu schmoren, führt manchmal zu einem Tunnelblick, in dem offensichtliche Lösungen nicht gesehen werden. Regelmäßige kurze Meetings stärken den Austausch zwischen den Mitarbeitern – und führen oft zu sehr nahe liegenden Aha-Effekten.

Mehr sozialer Austausch

Gemeinsam beieinander zu stehen – das hat eine echte soziale Komponente: Vielleicht wie früher auf dem Schulhof, oder bei einem Volksfest. Während traditionelle Meetings etwas sehr Förmliches ausstrahlen, fühlen sich Standup-Meetings automatisch lockerer an – und das kann eine ganze Menge Anspannung und sogar Stress auflösen.

Die Regeln

Der Begriff des Standup-Meetings kommt aus dem Software-Bereich, besonders aus den agilen Ansätzen wie Scrum und Kanban. Dort sind die Regeln sehr starr formuliert. Hier beschreiben wir einen etwas lockereren Ansatz.

Grundsätzlich kann jedes Meeting in ein Standup-Meeting umgewandelt werden, angepasst an die jeweilige Situation. Folgende Grundregeln sollten eingehalten werden:

  • Alle Teilnehmer sollten stehen (logisch!).
  • Der Zeitrahmen ist fest vorgegeben und sollte nicht zu lang sein. Standard sind 15 Minuten.
  • Das Meeting findet zu regelmäßigen Terminen immer zu gleichen Zeit statt.
  • Jeder Teilnehmer kommt gut vorbereitet zum Meeting.
  • Jeder Teilnehmer kommt zu Wort.
  • Diskussionen werden vermieden und ggf. auf einen späteren Zeitpunkt vertagt.

Worüber wird gesprochen? Die 3 Kernfragen

Ein derart kurzes Meeting verträgt keine ausufernden Monologe – auch keine Diskussionen, keine Präsentationen. Wie also kann der Inhalt gesteuert werden?

Werfen wir einen Blick auf die Ziele:

  • Alle Beteiligten haben einen Überblick über den aktuellen Projektstand.
  • Allen ist klar, woran aktuell gearbeitet wird.
  • Aufgaben sind priorisiert.

Um diese Ziele zu erreichen, gibt es im Scrum drei Fragen, die jeder Teilnehmer beantwortet:

  1. Was habe ich gestern erledigt?
  2. Woran arbeite ich heute?
  3. Was behindert meine Arbeit?

Nimmt man ein paar einleitende Worte vom Projektleiter hinzu, sind zumindest die ersten beiden Ziele erfüllt: Der Projektstand wurde allen vermittelt und es herrscht Klarheit über die aktuellen Aufgaben.

Bewährt hat sich eine zweite Runde, in der die am höchsten priorisierten Aufgaben festgelegt werden.

Tipps für effektive Standup-Meetings

  • Bestimmt einen Moderator!
    Das Meetings sollte nicht aus dem Ruder laufen – das Stehen allein hilft dabei nicht immer. Ein Moderator achtet auf die Einhaltung der Regeln und der Zeitspanne.
  • Ablenkungen sind nicht erlaubt!
    Diese Meetings sind vielleicht kurz, dafür aber umso intensiver. Arbeit am Laptop, Spiele auf dem Smartphone oder ein kurzer Chat mit der/dem Liebsten haben hier nichts zu suchen.
  • Vorbereitung ist wichtig!
    „Was hast du gestern gemacht?“ – „Ähm … ich … Moment …“: Nicht allen Mitarbeitern fällt es leicht, sofort eine Antwort parat zu haben. Legt Wert auf eine gute Vorbereitung oder wendet den nächsten Tipp an:
  • Tea Time!
    Oder auch Kaffee … oder Milch: Manche Unternehmen halten zwar das Meeting an sich kurz, betten es aber in eine soziale Begegnung ein: Alle holen sich gemeinsam etwas zu Trinken und stimmen sich so auf die Besprechung ein.

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Fazit

Standup-Meetings sind eine hervorragende Möglichkeit, einen regelmäßigen Austausch im Projekt sicherzustellen. Egal, ob sie streng nach Vorgabe oder abgewandelt durchgeführt werden: Sie ermöglichen es, alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen – und das sehr effizient und in kurzer Zeit. Wenn das mal keine Gründe sind, es selbst einmal auszuprobieren!

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