Das Hotel ist gebucht, Die Koffer sind (beinahe) gepackt, die Vorfreude steigt – Urlaub steht vor der Tür! Aber … Moment … war da nicht noch was? Dein Projekt lässt sich nicht für zwei Wochen einfrieren: Aufgaben werden erledigt, Anfragen werden gestellt werden – auch ohne dich. Was du tun musst, damit während deiner Abwesenheit nicht alles im Chaos versinkt, liest du in diesem Artikel!

Vertreter festlegen

Du bist nicht vor Ort? Dein Projekt muss von jemand anderem übernommen werden. Auch wenn es sich nicht in einer brandheißen Phase befindet, muss jemand den Hut aufhaben, falls es doch mal brennt oder wichtige Fragen geklärt werden müssen. 

Tipps für die ideale Urlaubsvertretung:

  • Ideal ist ein Vertreter, der das Projekt und die Beteiligten bereits kennt
  • Dein Vertreter kann ein Teil deines Projektteams sein. Kommuniziere den anderen gegenüber klar die vorübergehende Verantwortlichkeit
  • Es ist okay, mehrere Vertreter zu definieren, diese sollten aber unterschiedliche Verantwortungsbereiche übernehmen. 

Baustellen und Prioritäten identifizieren

Erstelle einen Überblick über

  • Aktuell laufende Aufgaben
  • Offene Baustellen
  • Typische Probleme und
  • Wichtige Termine

Wichtig: Dein Vertreter sollte wissen, wo die Priorität liegt. Niemandem ist gedient, wenn kleine Nebenschauplätze akkurat gelöst werden, jedoch das große Ganze aus dem Blick gerät. 

Dein Projekt übergeben 

Die eigentliche Übergabe: Du hast deinen Vertreter bestimmt und die Aufgabenbereiche klar definiert. Erledige die Übergabe nicht im Vorbeigehen, sondern nimm dir Zeit.

Informiere deine Vertretung präzise über anstehende Themen, aber vermeide es, dich wie ein Micromanager zu benehmen. Sobald du deinen Vertreter ausgewählt und gebrieft hast: Vertraue auf seine Fähigkeiten und mache klar, dass du voll auf ihn setzt.

Stakeholder informieren

Es ist nicht damit getan, dein Projekt intern zu übergeben. Kunden, Lieferanten, interne Abteilungen, Projektpartner – kurz: Stakeholder – sollten von deiner Abwesenheit wissen. Warum? Weil es Überraschungen und Missverständnisse vermeidet und deutlich signalisiert: „Hey, du bist in meinem Projekt wichtig genug, dass ich dich gern informiere und einen Ansprechpartner nenne.“

Eine mögliche Nachricht per Mail sieht wie folgt aus:

Hallo Ansprechpartner (oder in traditionelleren Umgebungen selbstverständlich auch: Sehr geehrte(r) Ansprechpartner),

ich werde vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro sein. Alle wichtigen Themen habe ich an meinen Vertreter übergeben, der jederzeit für Unterstützung und Fragen zur Verfügung steht. Sie können ihn/sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Falls Ihre Anfrage nicht dringend ist, senden Sie mir gern eine Nachricht, die ich nach meiner Rückkehr beantworten werde.

Mit freundlichen Grüßen

Abwesenheitsmeldung hinterlegen

Hatten wir nicht im vorigen Abschnitt bereits eine Abwesenheitsmeldung? Nicht ganz:

  • Eine Information über die Abwesenheit im Vorhinein sollte an wichtige Stakeholder versendet werden.
  • Zusätzlich sollte eine Abwesenheitsmeldung im E-Mail-Programm hinterlegt werden: Für vergessliche Stakeholder und all diejenigen, die keine Vorabinformation erhalten haben. 

Eine typische Abwesenheitsmeldung sieht wie folgt aus:

Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Haus und habe während dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Falls Ihre Frage dringend ist, kontaktieren Sie bitte meinen Vertreter unter folgenden Kontaktdaten:

Falls Ihre Anfrage nicht dringend ist, werde ich sie nach meiner Rückkehr beantworten.

Mit freundlichen Grüßen

Telefon umstellen

Es wird nicht nur per Mail kommuniziert! Denke auch an dein Telefon, das dir folgende Optionen bietet:

  1. Du hinterlegst eine ähnliche Abwesenheitsmeldung auf deinem Anrufbeantworter und bittest die Anrufer, Nachrichten zu hinterlassen oder sich an deinen Vertreter zu wenden. 
  2. Du leitest alle Anrufer an deinen Vertreter direkt weiter

Wichtig: Leite niemals auf dein eigenes Handy weiter. Du bist schließlich im Urlaub, stimmt’s?

Aufräumen

Die Zeit vor längeren Urlauben ist meist hektisch. Trotzdem solltest du dafür sorgen, dass du nach deiner Rückkehr nicht in die gleiche (oder noch schlimmere!) Hektik zurückkehrst. Teilweise liegt dies außerhalb deines Einflusses – nicht alle Katastrophen lassen sich verhindern. Du kannst jedoch in jedem Fall folgendes tun:

  • Erledige offene Aufgaben: Wende dich den undankbaren Aufgaben zu, die „schon ewig“ hätten gemacht werden müssen und die ein latent schlechtes Gewissen verursachen. Du wirst es dir nach deiner Rückkehr danken!
  • Sichte deine Mailbox: Sind noch Anfragen offen? Kannst du Nachrichten archivieren? Nach deiner Rückkehr werden eine Menge neue Mails aufgelaufen sein – also räume vorher auf!
  • Räume deinen Schreibtisch auf: Simpel und befreiend zugleich! Schaffe Ordnung, entferne Schokoriegelpapier und stelle deine Kaffeetasse in den Geschirrspüler. Deine Kollegen werden einen ordentlichen Schreibtisch zu schätzen wissen – und du nach deiner Rückkehr auch.

Die Rückgabe des Projektes planen

Auch der schönste Urlaub ist irgendwann vorbei und eine Vertretung nur temporär. Plane schon vor deiner Abreise, wann und wie dein Vertreter dein Projekt an dich zurück gibt. Buche einen Termin, plane Zeit ein: So sicherst du dir eine solide Rückgabe und vermeidest ein hektisches Übergeben zwischen Tür und Angel.

Entspannt in den Urlaub starten

Gaaaanz wichtig: Mache Urlaub! Schalte dein Telefon ab, lies keine Nachrichten. Wenn du die obigen Tipps beherzigt hast, kannst du mit gutem Gewissen in den Urlaub starten. Ja, es können Dinge schief gehen und vielleicht läuft nicht alles so, wie du es dir vorstellst – doch nur mit richtigen Auszeiten, kannst du dich danach erholt und mit voller Power den Projektherausforderungen stellen. 

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Fazit

Eine Projektübergabe fühlt sich für viele Projektleiter anstrengend und sogar ein klein wenig unheimlich an: Wer gibt schon gern sein Kind aus der Hand? Als Projektleiter bist du es gewohnt, jederzeit den Überblick zu haben und zu wissen, was in deinem Projekt vor sich geht. Doch plötzlich soll alles seinen Gang gehen und du hast keinen Einblick mehr und keine Möglichkeit, Einfluß zu nehmen? Ja, so ist das, genau das ist Urlaub! Daher unser Appell an dich: Informiere alle Beteiligten, bereite alles sorgfältig vor – und hab Vertrauen in deine Vertretung. Ein guter Manager kann abgeben und abschalten – sei auch du einer!

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