6 Gründe, warum Projekte trotz sorgfältiger Planung zu spät fertig werden

Es ist ja schon irgendwie komisch. Man kann planen, soviel man will – trotzdem wird das Ergebnis nicht besser. Wenn das in deinem Projekt nicht so ist – super Sache! Die Realität seit leider so aus, dass die wenigsten Projekte pünktlich fertig werden. Und zu allem Überfluss kosten sie meist auch noch mehr als geplant.

Woran liegt das nur? Ist das einfach die Natur von Projekten? Ist die Planung zu schlecht? Oder nutzen wir den falschen Ansatz?

Es gibt durchaus Versuche, diese Phänomene zu erklären. Und nach näherer Beschäftigung stellt man fest … da könnte was dran sein!

In diesem Artikel schauen wir uns mal die Ursachen an, warum Projekte (trotz sorgfältiger Planung) immer wieder länger dauern. Hierfür gibt es nämlich mehrere Erklärungsansätze.

1. Aufwände für Arbeitspakete werden geschätzt und als Wahrheit angenommen

Wie läuft es denn normalerweise in der Praxis? Das Projekt wird in Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert und jeweils ein Aufwand für diese geschätzt. Diese Einzelschätzungen werden in den Projektplan aufgenommen, so ergibt sich durch Aufsummieren ein Gesamtaufwand.

Doch sind diese Aufwände wirklich wahr? Wie genau sind die Schätzungen? Gehen wir mal davon aus, dass die Mitarbeiter zuverlässig schätzen möchten:

2. Mitarbeiter wollen zuverlässige Schätzungen abgeben

Niemand will mit seinen Schätzungen daneben liegen. Was wird also getan? Es wird ein Puffer, eine Sicherheitsreserve, in die Schätzung eingebaut.

Je sicherer die Schätzung, desto höher die eingeplante Reserve. Ist ja auch irgendwie menschlich.

3. Parkinsons Gesetz: Schnellere Bearbeitung wird nicht kommuniziert

Eine zu hohe Schätzung ist ja nicht grundsätzlich schlecht. Schließlich können die Arbeitspakete ja trotzdem schneller fertig werden, und das Projekt insgesamt verkürzt werden, oder?

Theoretisch: ja.
Praktisch: nein.

Denn für Projekte gilt das Parkinsonsche Gesetz des Bürokratiewachstums:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Was passiert denn, wenn ein Mitarbeiter sagt, dass er für die Fertigstellung nur die Hälfte der Zeit benötigt hat? Werden seine Schätzungen später ernst genommen? Vermutlich nicht. Bei der nächsten Aufgabe wird vermutlich kräftig an der zur Verfügung stehenden Zeit geschraubt.

Was macht der Mitarbeiter (bewusst oder unbewusst): Er benötigt für die Erledigung so viel Zeit, wie vorher geplant, obwohl er hätte schneller sein können.

Diese Verzögerung kann auch einen weiteren Grund haben:

4. Studentensyndrom: Warten bis zum letzten Moment

Wenn du viel Zeit für eine Aufgabe hast: Wann beginnst du dann? Vielleicht gehörst du zu denen, die eine Aufgabe sofort erledigen, um noch Sicherheitsreserven nach hinten zu haben.

Wahrscheinlicher ist allerdings, dass du wie so viele an „Aufschieberitis“ leidest: Du wartest mit dem Beginn, bis zum allerletzten Moment! Und was passiert dann?

5. Murphy’s Law: Alles geht schief

Murphys Gesetze können schon frustrierend sein:

„Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“

Das wäre ja an sich nicht so schlimm – schließlich wurden Sicherheitsreserven eingeplant. Dumm nur, wenn diese durch das Studentensyndrom schon durch einen zu späten Beginn aufgebraucht wurden.
Ergebnis: Das Arbeitspaket verzögert sich, was fast immer auch Auswirkungen auf die folgenden Arbeitspakete hat. Und schon haben wir den Salat.

6. Einsparungen werden nicht weitergegeben

Gehen wir noch einmal einen Schritt zurück: Mal angenommen, ein Mitarbeiter hat ein Arbeitspaket tatsächlich schneller bearbeitet, außerdem kommuniziert er das auch.
Er leidet nicht unter dem Studentensyndrom, Murphys Law schlug nicht zu und er folgt auch nicht dem Parkinsonschen Gesetz.

Beginnen dann die folgenden Arbeitspakete früher?

Nicht unbedingt. Denn selbst dann gibt es häufig Ressourcenengpässe, Freigaben oder Informationen fehlen oder Priorisierungen sind unklar.

Und schon sind wir wieder beim Parkinsonschen Gesetz.

Fazit

Fassen wir noch einmal zusammen:

• Jeder Aufgabe enthält Unsicherheiten bei der Schätzung – was auch völlig natürlich ist.
• Um sich abzusichern, werden die Aufwände typischerweise zu hoch geschätzt: Es werden Pufferzeiten eingebaut.
• In vielen Fällen werden Arbeitspakete früher fertig, weil der Sicherheitspuffer nicht genutzt wurde.
• Wenn der Puffer nicht verwendet wird, ist er verschwendet: Denn es bedeutet nicht, dass die folgenden Arbeitspakete früher beginnen können.
• Verzögerungen werden jedoch in jedem Fall weitergegeben – das Projekt wird später fertig.

Klingt schlüssig, oder? Aber was kann dagegen getan werden? Grundsätzlich gibt es keine super-einfache Lösung, sonst würden Projekte eben nicht immer zu spät fertig werden. Einen möglichen Ansatz bietet die Methode des Critical Chain Projektmanagements, bei dem Pufferzeiten nicht für das einzelne Arbeitspaket, sondern für das Gesamtprojekt optimiert werden.