Die 6 besten Tipps für das parallele Abarbeiten von Projekten [Gastartikel]

Fokus, Fokus, Fokus!

Habe ich schon erwähnt, dass ich Neujahrsvorsätze nicht mag? Ich muss ja nicht dieses Wort verwenden. Trotzdem möchte ich in diesem Jahr besser den Überblick zwischen mehreren Projekten behalten und mich stärker fokussieren.

Immer wieder erhalte ich wunderbare Anregungen für mein eigenes Selbstmanagement bei meinem geschätzten Kollegen Thomas Mangold. Immer wieder eröffnet er mir neue Perspektiven für meine eigene Arbeit – ach was – eigentlich mein ganzes Leben! Umso mehr freue ich mich, dass er seine Tipps für das parallele Abarbeiten von Projekten hier teilt.

Viel Spaß dabei!

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Nur wer sein eigenes Selbstmanagement beherrscht, wird auch ein guter Projektmanager sein. Das größte Problem im Projektmanagement ist es, mehrere parallel laufende Probleme in den Griff zu bekommen und den Überblick nie zu verlieren.

Daher möchte ich im heutigen Artikel 6 Tipps vorstellen, die für dein Selbstmanagement im Umgang mit Projekten sehr wichtig sind. Bevor ich das tue, möchte ich mich aber kurz vorstellen: Mein Name ist Thomas Mangold, ich bin Blogger, Autor, Coach und Vortragender zum Thema Selbstmanagement.

Die 6 besten Tipps für das parallele Abarbeiten von Projekten

Optimal wäre es natürlich, wenn du ein Projekt nach dem anderen abarbeiten könntest. Dann würde der Fokus nämlich zu 100% auf einem Projekt liegen und damit wärst du natürlich wesentlich effizienter und produktiver. Das Problem: In der Realität ist das in den wenigsten Fällen möglich! Trotzdem muss es dein Ziel sein, dich auf jedes Projekt, mit dem du dich gerade beschäftigst zu annähernd 100% zu fokussieren. Um die Grundvoraussetzungen dafür zu schaffen habe ich die nun folgenden Tipps für dich zusammengestellt.

Tipp 1: Plane genau und effizient

Dazu gehört es zu allererst einmal, die Ziele der verschiedenen Projekte genau zu definieren. Stell dir zur Zieldefinition einfach die folgenden Fragen:

• Was soll mit dem Projekt genau erreicht werden?
• Was ist die große Vision, das WARUM, das hinter dem Projekt steht?
• Was ist DEIN WARUM? Was willst Du mit diesem Projekt erreichen? (Kann sich ja möglicherweise von möglicherweise vom WARUM, das hinter dem Projekt steht, unterscheiden).
• Bis wann soll das Ziel erreicht sein?

Vor allem die Frage nach dem WARUM ist besonders wichtig, denn sie stellt deine Motivation dar. Wer ein gutes Selbstmanagement hat, kennt in der Regel immer das WARUM hinter seinen Projekten.

Hast du die Zieldefinition abgeschlossen, geht es an das Brainstorming. Auch hierzu ein paar kurze Anregungen:

• Denk einfach drauf los.
• Sei kreativ.
• Denke „out of the box“.
• Beziehe deine Mitarbeiter und Kollegen ein.
• Beziehe auch Menschen mit ein, die mit der Materie wenig oder gar nichts zu tun haben, denn auch da kommen oft spannende Ideen.

Hast du das Brainstorming abgeschlossen geht es nun daran, diese Gedanken zu ordnen und in eine Liste der nächsten Schritte zu übertragen. Diese Liste der nächsten Schritte ist das primäre Ziel einer jeden guten Planung. Beginne mit den Zwischen-Zielen, bzw. den Milestones und erarbeite daraus dann die komplette Liste der nächsten Schritte.

Diese kann natürlich auch Unter-Punkte, Unter-Unter-Punkte und Unter-Unter-Unter-Punkte haben. Gehe hier ruhig sehr tief ins Detail. Denn gerade wenn du an mehreren Projekten arbeitest, ist es extrem wichtig, dass du weißt, wo du bei jedem Projekt gerade stehst. Wenn dich jemand um drei Uhr früh weckt, oder dich im allergrößten Stress fragt, wo du in welchem deiner Projekte genau stehst, musst du ihm das nach einem kurzen Blick auf diese Liste sagen können. Daher heißt gutes Selbstmanagement auch, immer eine Liste der nächsten Schritte zu haben.

Tipp 2: Kein Multitasking

Damit meine ich, kein Hin- und Herspringen zwischen den einzelnen Projekten. Ich weiß schon, dass das nicht immer möglich sein wird. Aber je klarer du die Regeln mit deinen Mitarbeitern und den anderen Projektbeteiligten, sowie mit dir selbst formulierst, umso einfacher ist es.

Versuche, so viel wie möglich in Zeitblöcken zu arbeiten:

• 08.00 – 11.00 Projekt 1
• 11.00 – 13.00 Projekt 2
• 14.00 – 17.00 Projekt 3

Fällt dir in diesen geblockten Zeiträumen zu einem anderen Projekt etwas ein, oder bekommst du neue Informationen oder Anfragen dafür, schreibe es nur auf und bearbeite es dann in jenem Block, in dem das Projekt dran ist. Geblocktes Arbeiten ist ein wichtiger Faktor in deinem Selbstmanagement, vor allem dann, wenn es darum geht, mehrere Projekte parallel abzuarbeiten.

Tipp 3: Eat the frog

„Eat the frog“ heißt nichts anderes, als das Schwierigste und/oder Wichtigste zu allererst zu erledigen. Ganz egal ob es persönliche Dinge sind, die Tagesplanung, oder deine Projektplanung: Beginne immer mit dem schwierigsten / wichtigsten / unangenehmsten Teil der Arbeit!

Der Hintergedanke ist ganz einfach: Hast du dieses schwierige Ding einmal erledigt, hast du den Kopf frei für die anderen Dinge. Das macht dich produktiver und effizienter.

Schiebst du dieses schwierige oder unangenehme Ding aber auf, belastet es bewusst oder unbewusst deine Gedanken. Und damit schmilzt die Produktivität. Erledigst du es aber so früh wie möglich, bist du voller Power und die nachfolgenden Aufgaben werden zum Kinderspiel.

Tipp 4: Richtig delegieren

Möglicherweise hast du ja Mitarbeiter, die du einteilen musst, oder du lagerst diverse Arbeiten aus. Auch dazu ist die Liste der nächsten Schritte optimal geeignet. Denn da notiere ich immer auch wer, was, wie, womit und bis wann zu erledigen hat:

• Projektschritt 1 – wer? – wie? – womit? – bis wann?
• Projektschritt 2 – wer? – wie? – womit? – bis wann?
• Usw.

Außerdem solltest du immer darauf achten, dass du klar formulierst, wann die Kommunikation stattfinden soll (zu welchen Zeitpunkten), über welches Medium und wie bei Notfällen oder Problemen zu handeln ist. Wenn du die Kommunikationsregeln im Vorfeld sauber definierst, kannst du den Kommunikationsstrom zu deinen Gunsten regeln. Das erspart dir Zeit und Nerven.

Gerade wenn du an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, ist das ein sehr wichtiger Punkt, denn sonst verlierst du extrem schnell den Überblick.

Tipp 5: Auf das Wesentliche konzentrieren

Vermutlich wirst du das Pareto-Prinzip schon kennen: 20% des Inputs sorgen für 80% des Outputs und die restlichen 80% des Inputs sorgen für nur 20% des Outputs. Konzentriere dich also auf diese 20% der Aufgaben deines Projektes die für 80% des Outputs sorgen.

Markiere dir, nachdem du die Liste der nächsten Schritte fertig gestellt hast, jene Punkte, die die wichtigsten 20% des Projektes darstellen. Lege den Fokus dann auf diese Arbeitsschritte. Wenn du diese in jedem Projekt herausfilterst, dann wird das parallele Bearbeiten der Projekte wieder eine Spur einfacher, weil sich der Arbeitsaufwand minimiert.

Tipp 6: Plane Pufferzeiten ein

Selten läuft ein Projekt genau so ab, wie man es geplant hat. Immer wieder gibt es Probleme, Hindernisse und Verzögerungen. Planst du genügend Pufferzeiten bis zur Fertigstellung ein, hast du weniger Stress und kannst entspannter an die Sache herangehen.

Tipp 6: Verwende so wenig Tools wie möglich

Weniger ist mehr! Ich kenne Menschen, die für ihre Projekte, Aufgaben, Notizen, Termine und sonstiges Management zehn verschiedene Apps und Programme verwenden. Alles in allem kostet das aber mehr Zeit und das optimale Programm, das genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist, gibt es ohnehin nicht.

Daher rate ich dir, dich auf nur zwei, maximal drei Tools zu konzentrieren und damit effizient und produktiv zu Arbeiten. Die Selbstmanagement-Tools meiner Wahl heißen:

• Evernote (wie ich mein Leben mit Evernote manage habe ich in diesem Buch  beschrieben)
• Google-Mail
• Google Kalender

Mit Evernote manage ich meine Projekte, meine täglichen Aufgaben, ja eigentlich mein gesamtes Leben. Google-Mail ist die zentrale Schnittstelle für meine Kommunikation via E-Mail und der Google Kalender managed meine privaten und beruflichen Termine optimal.

Kaum vorzustellen, was für ein Chaos herauskommt, wenn du die verschiedenen Projekte auch noch mit verschiedenen Tools organisierst.