Wie funktioniert virtuelle Zusammenarbeit in Projekten? Was passiert, wenn plötzlich mehrere Teammitglieder im Homeoffice sitzen und Meetings überwiegend vor Bildschirmen stattfinden?
In der Umfrage zum Stand des Projektmanagements wurde ein ganzer Fragenblock genau diesem Thema gewidmet. Besonders spannend: Das reichlich genutzte Freitextfeld, in dem die Teilnehmer ihre persönlichen Erfahrungen mit dieser Arbeitsweise schildern konnten.
In diesem Artikel findest du nun ein hoch spannendes Stimmungsbild über virtuelle Arbeit in Projekten. Das Beste an der Sache: Statt lediglich Probleme zu sehen, haben die Teilnehmer in einer Art „anonymer Gemeinschaftsarbeit“ ein Patentrezept für eine gelungene virtuelle Zusammenarbeit entwickelt.
Hinweis:
In der Umfrage und im Artikel wird der Begriff „virtuelle Arbeit“ frei interpretiert und umfasst alle Projekte und Aufgaben, die teilweise oder komplett in verteilten Teams abgewickelt werden. Aufgrund der Corona-Pandemie hat sich unter anderem durch Homeoffice der Anteil virtueller Zusammenarbeit deutlich erhöht und hat das Thema so in viele bisher auch wenig betroffene Branchen und Bereiche getragen.
Die größten Herausforderungen
Beginnen wir mit den Antworten auf die geschlossenen Frage: Was sind die drei größten Herausforderungen bei der Arbeit mit verteilten und virtuellen Teams?
Erschwerte Kommunikation, Missverständnisse und das Erhalten der Motivation im Team stehen wenig überraschend ganz oben auf der Liste. Die oft diskutierte Sorge vieler Chefs, die individuelle Leistung der Mitarbeiter nicht kontrollieren zu können, wurde mit 16 % deutlich weniger genannt. Dazu passend wurde auch eine sinkende Produktivität nur von 7 % der Befragten als problematisch angesehen.
Nach diesem entspannten Einstieg kommen wir zur wahren Goldgrube: den unzähligen Freitext-Antworten mit persönlichen Erfahrungen. Los geht es mit den Vorteilen!
Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit
Eine Aussage vorab: Obwohl sich positive und negative Erfahrungen im Gesamtbild etwa die Waage halten, haben die Teilnehmer mit positiven Aussagen oftmals weniger detailliert beschrieben. Dieses Verhalten deckt sich mit ähnlichen Themen im Internet: Kundenrezensionen fallen oft deutlich ausführlicher und häufiger aus, wenn Kunden mit ihren Produkten unzufrieden sind.
Insgesamt haben sich überraschend viele Teilnehmer positiv zu virtueller Arbeit geäußert. Die häufigsten Vorteile zeigt die folgende Tabelle:
| Vorteile virtueller Zusammenarbeit | Anteil |
|---|---|
| Deutlich effizienter, konzentrierter und ergebnisorientierter | 9% |
| Weniger Reisen und Arbeitswege, Raumbuchungen fallen weg | 6% |
| Mehr Zeit zum konzentrierten Arbeiten zwischen Meetings | 2% |
| Gute oder sogar bessere Erreichbarkeit bzw. Verfügbarkeit der Mitarbeiter | 2% |
| Beruf und Familie sind leichter vereinbar | 1% |
| Das Teilen von Dokumenten leicht möglich | 1% |
| Weniger „Quatschen“ und private Themen | 1% |
Auffallend ist folgender Konsens: Meetings laufen offenbar deutlich effizienter und zielgerichteter ab. Die Beteiligten lassen sich weniger ablenken, „verquatschen“ sich seltener und sind eher bestrebt, zu einem Ergebnis zu kommen. Genau aus diesen Gründen werden virtuelle Meetings von vielen als intensiver und anstrengender empfunden – doch dazu später mehr.
Läuft sehr gut, weil: weniger Ablenkung, hohe Konzentration, kein waste of time,
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Weitere Vorteile: Wenig überraschend gibt es weniger Reisezeiten, Raumbuchungen fallen weg und Familie und Beruf können besser unter einen Hut gebracht werden. Die Möglichkeit zum konzentrierten Arbeiten zwischen Meetings wird auch von vielen als wohltuend empfunden.
Es muss mehr kommuniziert und darauf geachtet werden, dass ein einheitliches Verständnis vorliegt. Das sehe ich aber eher als Vorteil, da das auch passieren muss, wenn man lokal zusammenarbeitet. Wird am gleichen Ort gearbeitet, macht das noch kein gemeinsames Verständnis.
Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit
Zum Einstieg: Was von einem als Nachteil betrachtet wird, sieht der nächste als Vorteil. Schau dir folgende direkte Zitate an:
„Die Besprechungen sind auch viel effizienter, weil weniger Raum für private Themen bleibt.“
„Wichtig ist es, täglich zu kommunizieren und auch Platz für private Gespräche freizuräumen.“
„Ankommen und Plaudern auch über Privates muss genügend Raum bekommen.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Du siehst: Wir Menschen ticken unterschiedlich. In den nächsten Abschnitten greifen wir die Nachteile heraus, über die weitgehend Einigkeit herrscht. Selbst Fürsprecher virtueller Arbeit haben einige der Herausforderungen genannt. Beginnen wir mit der logischen größten Hürde: dem fehlenden persönlichen Kontakt.
Der fehlende persönliche Kontakt
„Als Mensch nehmen wir unseren Gegenüber mit vielen Sinnen war. In virtuellen Teams wird dies auf die visuelle Wahrnehmung reduziert. Dadurch geht viel verloren. Virtuelle Techniken sind eine super Ergänzung und fördern Flexibilität. Aber gerade auf der emotionalen Schiene, die für uns Projektleiter ebenso wichtig ist wie die funktionale Leistung, geht viel verloren.“
Ein Starren auf Bildschirme wird niemals ein persönliches Gespräch ersetzen können. Das bedeutet nicht, dass virtuelle Meetings nicht funktionieren können – langfristig jedoch gehen wichtige Elemente der menschlichen Kommunikation verloren. Egal ob Flurfunk, der Kaffeeklatsch zwischendurch, der kurze Dienstweg oder der Smalltalk über den Schreibtisch hinweg: Vielen fehlt der kleine „Kommunaktions-Snack“ zwischendurch.
Folgende Herausforderungen wurden häufig genannt:
- Die persönliche Komponente fehlt, Stimmungen und Emotionales lassen sich schwerer einfangen.
- Die informelle Kommunikation fällt weg: Flurfunk, Smalltalk und Privates.
- Die nonverbale Kommunikation ist schwerer wahrnehmbar, Reaktionen und Körpersprache fehlen.
- Der kurze Dienstweg und die Abstimmung zwischendurch fehlt.
- Spontane Meetings oder ungeplante Abstimmungen fallen weg.
- Gespräche unter vier Augen und Vertrautheit fehlen.
- Wir-Gefühl, Zusammenhalt und Identifikation gehen verloren.
Was bereits in etablierten Teams eine Herausforderung ist, wird bei neuen Teams oder Team-Mitgliedern sogar noch schwieriger.
Onboarding neuer Teammitglieder
„Man muss sich mal auch in echt gesehen haben, dann geht alles leichter.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Wie lernt man sich kennen, wenn man den anderen nur als Kachel auf einem Bildschirm kennt? Wie gelingt es, neue Mitglieder ins Team zu integrieren? Oder noch schlimmer: Wie kann ein neues Team geformt werden? Viele Teilnehmer nennen solche Fragen, ohne bisher eine Antwort zu kennen.
„Soziale Bindungen aufbauen (Teambildung) ist praktisch nicht möglich. Der Level kann nur gehalten werden.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Technik-Verweigerer, Passive und Abwesende
„Gefühlt werden produktive Mitarbeiter noch produktiver und faule Mitarbeiter noch fauler.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Nicht jeder ist für virtuelle Meetings geschaffen – aber einige machen es den anderen Teammitgliedern besonders schwer. Wenn sich Einzelne nicht mit der Technik auseinandersetzen wollen, die Kamera abschalten und sich mit anderen Themen beschäftigen oder aber nur passiv das Meeting verfolgen – dann wird es für alle schwierig.
Fehlende Kreativität
„Besonders in kreativen Prozessen kann das virtuelle Beisammensein nicht denselben Output bringen. Beim Abarbeiten von Tasks funktioniert die Distanz soweit gut.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Routinearbeiten, Abarbeiten, Standardprozesse: Für diese Art von Aufgaben scheint auch eine virtuelle (Zusammen-)Arbeit gut zu funktionieren. Ganz anders sieht es bei Themen aus, die Kreativität im Team benötigen: Viele Teilnehmer beschreiben große Herausforderungen bei Aufgaben, die vom Standard abweichen.
Organisatorische Probleme
„Kurze Wege und Zurufe über den Schreibtisch fehlen, stattdessen ist der Kalender voll gepresst mit Terminen.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Entfallende Arbeitswege, keine Raumbuchungen, mehr Zeit für Familie: Diese Vorteile werden bei einigen Befragten von Nachteilen aufgefressen. Mehrere Teilnehmer berichten von einem erhöhten Koordinationsaufwand, deutlich volleren Kalendern, Technikproblemen und fehlenden Technik-Standards.
Weiterhin werden virtuelle Meetings von vielen als anstrengender und intensiver erlebt, was vermutlich durch den Fokus auf die Inhalte und fehlenden Smalltalk begründet werden kann. Dieser Effekt macht sich besonders bei denen bemerkbar, die mehrere solcher intensiver Meetings nacheinander absolvieren, ohne durchatmen zu können.
Alle Nachteile auf einen Blick
Die folgende Tabelle enthält die am häufigsten genannten Herausforderungen auf einen Blick. Wir wetten, auch du kennst einige davon aus deiner Praxis:
| Nachteile virtueller Zusammenarbeit | Anteil |
|---|---|
| Die persönliche Komponente fehlt, Stimmungen und Emotionales lassen sich schwerer einfangen | 11% |
| Die informelle Kommunikation fällt weg: Flurfunk, Smalltalk und Privates | 8% |
| Die nonverbale Kommunikation schwerer wahrnehmbar, Reaktionen und Körpersprache fehlen | 7% |
| Herausforderungen bei neuen Teams oder Mitarbeitern, Teambuilding sehr schwierig | 5% |
| Der kurze Dienstweg und die Abstimmung zwischendurch fehlt | 5% |
| Der Umgang mit Technik-Verweigerern, Passiven und Abwesenden bereitet Probleme | 3% |
| Echte kreative Meetings sind deutlich schwieriger bis unmöglich | 3% |
| Technikprobleme | 2% |
| Spontane Meetings oder ungeplante Abstimmungen fallen weg | 2% |
| Kürzere Meetings, die dafür häufiger stattfinden | 2% |
| Voller Kalender mit extrem vielen Meetings | 2% |
| Virtuelle Meetings werden als anstrengender und intensiver erlebt | 2% |
| Fehlendes Mindset und Know-how bei den Mitarbeitern | 2% |
| Gespräche unter vier Augen und Vertrautheit fehlen | 2% |
| Wir-Gefühl, Zusammenhalt und Identifikation gehen verloren | 2% |
| Hybride Besprechungen werden als herausfordernd empfunden | 1% |
| Mehr Koordinationsaufwand, Zeitabstimmung schwieriger | 1% |
| Bestimmte Informationen und Themen fallen unter den Tisch | 1% |
| Virtuelles Arbeiten ist besonders bei großen Teams herausfordernd | 1% |
| Physisches vor Ort schwer prüfbar, Operatives | 1% |
| Meetings sind ineffizienter | 1% |
| Spannungsbogen schwer zu halten, sinkende Motivation | 1% |
| Weniger Freiwillige, mehr auf andere abschieben | 1% |
| Weniger Diskussionen | 1% |
| Fehlende Technik-Standards | 1% |
| Komplexes oder Konflikte braucht Persönliches | 1% |
| Ständige Verfügbarkeit nötig | 1% |
Leitfaden für eine gelungene virtuelle Zusammenarbeit
„Wer vorher kommuniziert hat, ist gut dran. Wer wenig oder gar nicht kommuniziert, produziert eine Menge Probleme.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Wie praktisch: In einer Art gemeinschaftlicher Zusammenarbeit haben die Teilnehmer der Umfrage einen Leitfaden mit den größten Erfolgsfaktoren für virtuelle Zusammenarbeit entwickelt.
- Klare Regeln im Team und ein virtueller Knigge: Wie wollen wir zusammenarbeiten? Welche Spielregeln gelten?
- Definierte und funktionierende Tools: Wie stellen wir eine robuste Technik sicher? Wie stimmen wir Tools zwischen verschiedenen Beteiligten ab? Wie sichern wir den Zugriff auf Dokumente?
- Positives Mindset und Know-how der Beteiligten: Wie sind wir für die virtuelle Zusammenarbeit eingestellt? Besitzen alle das nötige Wissen?
- Persönlicher Kontakt: Wie stellen wir ein Mindestmaß an persönlichem Kontakt sicher – zumindest am Anfang eines Projekts, oder aber in regelmäßigen Abständen?
- Selbständig und strukturiert arbeitende Mitarbeiter: Wie gelingt es uns, die passenden Mitarbeiter für die Teams auszuwählen? Wie können wir Zusatzqualifikationen für diejenigen aufbauen, die noch nicht bereit sind?
- Strukturierte Moderation von Meetings: Besitzen die Moderatoren ausreichend Fähigkeiten, um auch virtuelle Meetings effektiv zu moderieren?
- Sehr häufige und regelmäßige Kommunikation: Wie stellen wir sicher, dass alle Beteiligten regelmäßig miteinander kommunizieren? Welche Routinen gibt es?
- Klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Wie definieren wir klare Verantwortlichkeiten, Regeln und die Verteilung von Aufgaben?
- Regelmäßige Pausen: Wie gelingt es uns, auch bei vollen Kalendern regelmäßige Pausen sicherzustellen?
- Starke Führung: Wie gelingt es, das Team auch über die Distanz „an Bord“ zu behalten? Ist womöglich mehr Präsenz oder zusätzliche Anstrengung nötig?
- Keine Angst vor spontanen Treffen: Wie schaffen wir es, auch ungeplanten Austausch ohne Termin zu ermöglichen, ohne eine ständige Erreichbarkeit vorauszusetzen?
Fazit
„Eine Kombination aus virtueller und konventioneller Projektarbeit scheint in der Praxis am besten zu funktionieren.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
Schon wir noch einmal mit etwas Abstand auf die Antworten. Folgende Kernaussagen kristallisieren sich heraus:
- Situationsabhängig: Ob virtuelle Zusammenarbeit funktioniert, ist abhängig vom Team und Kontext.
- Individuelle Vorlieben: Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich, nicht jedes Team ist gleich. In manchen Umgebungen hat es das Thema virtuelle Zusammenarbeit einfach schwerer.
- Vorteile für bestehende Teams: Bereits eingespielte und „offline“ funktionierende Teams laufen auch virtuell gut.
- Nachteil für Kreativität: Routinearbeiten funktionieren gut auch virtuell, Neues und Kreatives wird als herausfordernd empfunden.
- Erfahrene punkten: Wer schon länger virtuell arbeitet, sieht weniger Probleme. Tritt ein Gewöhnungseffekt ein? Oder läuft es irgendwann wirklich besser?
Insgesamt wird eine Mischung aus virtueller Arbeit und persönlichen Treffen von vielen als optimal angesehen, um von den Vorteilen beider Formen zu profitieren.
Selbst wenn dieser Artikel einen Schwerpunkt auf die herausfordernden Aspekte virtueller Zusammenarbeit legt: Das Stimmungsbild der Antworten war weitgehend ausgeglichen, negative Punkte wurden jedoch detaillierter beschrieben. Beenden wir diesen Artikel mit einem Zitat, das vermutlich die meisten unterschreiben würden:
„Virtuelle Zusammenarbeit kann den persönlichen Kontakt nicht ersetzen, aber sinnvoll ergänzen.“
Quelle: Teilnehmer der Projektmanagement-Umfrage 2021/2022
